Повышение эффективности использования рабочего времени сотрудников компании на базе продукта HP PPM

Стукалин М.В.
выпускник группы ITM 21-a
Школа IT-менеджмента РАНХиГС при Президенте РФ.

Введение и постановка проблемы.

Из-за отсутствия учета или неполноты контроля может возникнуть проблема «простоя» (недогрузки) или замыкания «узкого» места (перегруз) на одном сотруднике или конкретной роли. Целые группы сотрудников в компании могут быть перегружены, при том, что другая группа – сидеть впустую. От этого снижается не только производительность, но и эффективность рабочего процесса, не говоря уже о мотивации обеих групп  в масштабе всей производительности.

В комплексе складываются следующие предпосылки:

• Трудоемкость подготовки данных, сбора и консолидации отчетности по трудозатратам сотрудников.
• Обилие ручной работы, наличие «человеческого фактора», снижающего достоверность формируемой консолидированной отчетности;
• Повышенная нагрузка на ИТ - системы, в т.ч. Систему электронной почты в период сбора отчетности по списанию трудозатрат (размер формы MS Excel каждого сотрудника более 3 Мб).
• Лишняя загруженность руководителя отдела – необходимость выровнить ресурсы, т.е. равномерно спланировать загрузку своей команды.

Использование автоматизированных внутренних систем  по учету рабочего времени позволяет компаниям снижать издержки, оптимизировать затраты и полностью контролировать ход выполнения задач по разным видам деятельности, а также степень занятости конкретных сотрудников.  

Преимущество системы учета времени, отработанного по задачам, в том, что она позволяет с достаточно высокой точностью подсчитать фактические трудозатраты по тому или иному проекту. Минус же ее в том, что она в значительной степени зависит от человеческого фактора. По сути, проверка честности заполнения таких отчетов ложится на менеджеров нижнего и среднего звена, и правильность данных во многом зависит от качества их работы и уровня ответственности.

Выбор решения

Нашими клиентами являются компании с ярко выраженными связями по департаментам и отделам, а также с хорошей иерархией по управлению. Именно для них, учитывая взаимные требования, выбираем продукт на реализацию – HP PPMC. Его сильные стороны:

• При совместном использовании в интеграции с другими продуктами HP, HP PPM Center становится одной из наиболее мощных систем для управления ИТ-проектами на рынке.
• Набор заранее настроенных рабочих процессов облегчает работу клиентам, которые внедряют такую систему в первый раз.
• Возможность стыковать с HP PPM Center модули финансового планирования и аналитические дашборды (из других продуктов HP) заполняет пробелы в штатном фукнционале HP PPM Center. Использование этих модулей дает возможность сделать данные системы интересными для бизнес-заказчиков.

Определение целей.

Сложив все требования  в единый список получаем основные цели проекта:

• Внедрить программный комплекс по учету трудозатрат на платформе HP PPMC 9.10 в промышленную эксплуатацию на территорию Заказчика;
• Автоматизировать процесс учета трудозатрат, подключить к централизованной автоматизированной системе учета рабочего времени сотрудников  целевых подразделений Заказчика;
• Оптимизировать  получение консолидированной отчетности (по времени и достоверности данных).

Описание процесса учета рабочего времени сотрудников.

В данном процессе получения отчетности выполняются следующие действия:

• Каждый сотрудник заполняет Timesheet – табель учета рабочего времени.  Процесс заполнения обеспечивает контроль трудозатрат по выполнению CR, Проектов, Непроектных работ (включая отпуска, болезнь, и т.п.) и сопровождение ИТ-систем.
• Заполнение ведется по определенным правилам.
• Утверждение работ по проекту IT PM/ Утверждение работ по проекту IT PM/ Утверждение работ по заявке CRM/ Закрытие Timesheet и как итог – Актулизация пула ресурсов. Т.е. на выходе мы получаем полноценную картину о занятости сотрудников за определенный период.

 Ожидаемые выгоды.

Внедрение данной системы позволит добиться следующих результатов:

• Снижение трудоемкости процесса учета трудозатрат среди сотрудников целевых подразделениях Дирекция ИТ и ДПиОП;
• Снижение трудоемкости подготовки и сбора данных,  консолидации отчетности по трудозатратам;
• Капитализация внутренних ресурсов Заказчика за счет прозрачности формирования консолидированного отчета по трудозатратам, возможность амортизации внутренних трудозатрат;
• Оптимизация времени по учету трудозатрат сотрудниками Заказчика путем ежедневного ввода данных по трудозатратам.

По причине того, что система HP PPM обладает большим количеством модулей и широкими возможностями по интеграции с внутренними ИТ-системами Заказчика, развитие продукта и его внедрение выйдет на новый качественный уровень.