Внедрение корпоративного портала в компании по производству пищевых ингредиентов

Муравьев М.М.
выпускник группы ITM-21
Школа IT-менеджмента РАНХиГС при Президенте РФ.

Раньше существовало мнение, что корпоративные порталы это привилегия только очень крупных компаний, но в последнее время ситуация в корне изменилась. Все больше компаний осознают необходимость в инструменте централизованного управления своими ресурсами, как информационными, так и человеческими, и портал помогает им решить эти проблемы. Портал может служить и как простая информационная система с минимальным набором функций, так и как сложный механизм взаимодействия и централизации внутренних ИТ систем компании с распределенной филиальной сетью.

Типовые потребности:

Эволюционируя, порталы охватывают все больший функционал, становятся все гибче в применении, позволяя развиваться постепенно, что в современном динамичном мире, является неоспоримым преимуществом, ведь средний поток информации обрабатываемой компанией и ее сотрудниками только за последние 10 лет вырос на 30%. 

Типовая архитектура портального решения:

Количество портальных решений на рыке тоже увеличивается, появляется все больше качественных недорогих систем и бесплатных Open source приложений. Рынок портальных решений достаточно широк и выбор корпоративного портала дело непростое. Как правило, портал подбирается под масштаб предприятия и под задачи, которые с помощью него необходимо решить сейчас и в будущем, но не последнюю роль играет и стоимость решения.

Существуют и проблемы при внедрении: растет функционал, растут расходы на обслуживание и поддержку, растут объемы информации и сложность в освоении сотрудниками. Все это требует серьезного подхода к выбору и управлению порталом.

В данной работе будет проведен общий анализ корпоративных решений, их характеристик и спецификаций, рассмотрены основные этапы и методики внедрения, а также проведен обзор нескольких известных портальных решений. Будут описаны основные этапы внедрения портального решения на платформе Microsoft Sharepoint 2010 в компании по производству пищевых ингредиентов. Изначально выбор был сделан в пользу индивидуальной разработки, а не готового «коробочного» решения, т.к. важна была постепенная адаптация сотрудников к новой системе, легкость в освоении и поэтапное наращивание функционала.

В нашем же случае, портал оправдал все возложенные на него ожидания, и очень быстро были достигнуты основные цели внедрения. Портал стал не только новым инструментом для работы, но и позволил сформировать у сотрудников новое отношение к коллективной работе и корпоративной культуре в компании. Основными опасениями на этапе проектирования были: неудобство работы для пользователей, период адаптации к новому продукту, минимизация и сложность контентного наполнения.  Чтобы этого не произошло, по компании был выпущен ряд регламентов, регулирующих определенные бизнес-процессы с фиксацией их только через портал, например: Запись об отсутствии; Заказ канцелярии; Заказ визиток; Заявки в ИТ и т.п., в результате чего, пользователи достаточно быстро привыкли к работе через портал, жалоб на неудобство мы практически не получили. За наполнение контентом по подразделениям, были назначены ответственные инициативные сотрудники. Быстрая адаптация и наполняемость портала, позволила нам в короткие сроки получить и обратную связь о работе портала, что дало нам возможность приступить к следующим этапам внедрения.

Выгоды от внедрения:

• экономия рабочего времени сотрудников компании за счет снижения транзакционных издержек; (согласование, утверждение, взаимодействие, быстрый поиск информации)
• повышение управляемости сотрудниками за счет организации эффективного метода контроля личных задач, задач отдела и обратной связи;
• сохранность и обмен внутрикорпоративными знаниями;
• снижение стоимости взаимодействия с удаленными подразделениями компании и мобильными пользователями;
• оптимизация типовых бизнес-процессов компании.