Совершенствование системы управления IT-службой производственного холдинга

Игнатов А.В.
Выпускник группы MBA CIO
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В большинстве случаев непредвиденные изменения в деятельности предприятия требуют адекватного изменения в системе его управления. Как правило, система управления предприятием не успевает вовремя изменяться и не отвечает новым условиям его деятельности. Система управления становится не эффективной, не отвечает текущим потребностям и ожиданиям руководства. Это в полной мере относится и к системе управления IT-службой предприятия.

Данная работа посвящена разработке способов улучшения системы управления IT-службы на примере крупного производственного холдинга. В работе рассматриваются комплекс мер и организационные процедуры, направленные на повышение эффективности работы IT-службы холдинга, улучшение системы управления и контроля, стандартизацию IT-услуг и процессов. Производится оценка целесообразности, границ и эффективности вывода части услуг на аутсорсинг. Рассматриваются способы и меры по снижению затрат на IT. Прорабатывается эффективные способы взаимодействия между ИТ-службами Управляющей Компании (УК) и дочерних региональных подразделений.

По результатам предварительного анализа, был сделан вывод, что выявленные основные проблемы работы IT-службы близки к аналогичным проблемам других предприятий, а именно:

1. Неэффективное расходование средств региональными подразделениями и отсутствие механизмов контроля;

2. Несовершенная система управления, отсутствие системы оценки деятельности различных структур предприятия;

3. Трудность реализации на местах проектов и решений, принятых в рамках Холдинга, ввиду разрозненности и автономности региональных подразделений.

В работе определены и проанализированы основные причины и факторы, которые приводят к возникновению указанных проблем:

1.   Отсутствует эффективная система управление региональными IT-службами, поскольку их подчинение и взаимосвязь с управляющей компанией незначительное. Компания представляет распределению холдинговую структуру, со сложной матричной системой управления. IT-служба – распределенная: головная IT-служба находится в УК, а исполнители - на предприятиях Холдинга. При этом IT-специалисты подчиняются непосредственно руководству на местах.

2.   Отсутствует система оценки работы региональных IT-подразделений, прежде всего, по экономическим показателям.

3.   Цели руководства компании сформулированы нечетко и не доведены до конечных подразделений-исполнителей.

4.   Цели для IT-службы не поставлены.

5.  Отсутствуют унифицированные подходы и требования к оборудованию, процессам, должностным инструкциям, компетенциям и т.д.

6.  Неразвитость единых централизованных баз данных и справочников.

7. Отсутствуют нормативные документы, регламентирующие взаимодействие между УК и региональными ИТ-подразделениями. Взаимоотношения не формализованы на уровне регламентов, а строятся на «понятийном» принципе. Границы зон ответственности четко не определены. Работы, находящиеся на границах зон ответственности, как правило выполняются неудовлетворительно и не эффективно.

В исследовании сформулированы и решены задачи, направленные на устранение недостатков и совершенствование работы IT-службы:

1. Создать эффективную систему управления региональными подразделениями: в том числе формулированию миссии ИТ-службы, организации системы мотивации, изменению подчинение, рекомендаций по разработке регламентов, приказов, должностных инструкций.Выполнение данной задачи позволит не только повысить прозрачность работы ИТ-подразделений, облегчить планирование, но и позволит наиболее эффективно использовать, оборудование, финансовые вложения, а также более эффективно задействовать кадровый состав. Это первый шаг к переходу на модель предоставления IT-услуг.

2. Разработать систему оценки и показателей работы региональных подразделений, включающую периодическую отчетность и аудит.Для решения этих задач предлагается разработать эффективную систему оценки деятельности IT-подразделений. Ввиду распределённой сети предприятий холдинга, предлагается использовать систему оценки на основе унифицированных обобщенных показателей. Эти сведения будут предоставляться дистанционно, и обрабатываться по общим алгоритмам в управляющей компании. Всё предприятия разделяются на несколько типовых групп: по функциональному назначению, численности сотрудников и наличию дополнительных ИТ-ресурсов. Для каждой типовой группы предлагается производить дальнейшую оценку, нормирование, планирование. Полученные результаты будут использоваться для выработки управленческих решений и планирование деятельности холдинга. Для оценки достоверности получаемых данных предлагается осуществлять их контроллинг: периодически сравнивать результаты с данными финансовой службы.

3. Разработать методы и способы внедренияпредлагаемых изменений на предприятиях Холдинга. Определить с помощью каких методик нужно будет осуществляться необходимые изменения деятельности ИТ-службы.Найти причины не только возникших проблем, но рассмотреть и проработать вопросы качественных структурных изменений, предложить варианты что и как нужно делать.

В работе используется комбинация уже зарекомендовавших себя различных методов и подходов для улучшения и совершенствования деятельности IT-службы предприятий.Предлагается применить известные методы и технологии управления - всё используемые решения и подходы известны и опробованы, и показали хорошую эффективность в различных областях.

Рассматриваются варианты возможных действий ИТ-руководителя для принятия необходимых управленческих решений. Осуществляется попытка определить некоторое общее применение технологий развития. Кроме того, в работе рассматриваются случаи, когда цели руководства компании сформулированы нечетко и не доведены до конечных подразделений-исполнителей, а также те случаи, когда конкретные цели для IT-службы не поставлены.

Также рассматриваются универсальные механизмы, которые могут быть полезными для применения на предприятиях, т.к. общие проблемы достаточно близки на большинстве предприятий. Так на примере одного предприятия делается попытка оценки применимости предложенных методов и подходов для решения схожих проблем ИТ-службы других предприятий Холдинга.

Предлагаются решения, которые не требуют дополнительных финансовых вложений, а могут быть реализованы за счет имеющихся ресурсов. Это особенно важно в тех случаях, когда на ITне выделяется дополнительное финансирование, а возникает потребность повысить эффективность деятельности службы. Также, изложенные в работе принципы, позволяют направить коллектив ИТ-службы к новым качественным изменениям.

По результатам исследования делаются выводы на основе полученных результатов. Производится оценка практической применимости полученных результатов. Осуществляется проверка на их соответствие поставленным целям работы. Делается оценка области и способов применимости полученных результатов. Формулируются окончательные итоги работы.

Ожидается, что решение вышеперечисленных задач исследования позволит повысить гибкость и адаптивность работы ИТ-службы по эффективному выполнению бизнес-задач, повысит отдачу от внедрения новых решений, а также позволит сократить текущие(операционные) и капитальные затраты на IT всех предприятий региональных подразделений холдинга.