Оптимизация бизнес процессов заключения договоров в компании АО «СМП-Нефтегаз» с использованием методологии и инструментария ARIS

Шарифуллин Р.М.

Выпускник группы ITM -15

Школа IT-менеджмента

РАНХиГС при Президенте РФ

Сегодня, компании должны быть готовы быстро подстроиться под происходящие изменения на рынке в условиях динамики современного мира, вести инновационную деятельность, внедрять новые технологии и подходы в своей работе, составлять конкуренцию другим компаниям.

Автоматизациябизнес-процессов в компании ведет к более эффективной поддержке деятельности сотрудников и руководителей, повышает производительность. Большинство организаций активно старается создать свои модели бизнес-процессов либо использовать уже существующие модели.

Данная работа проводилась в контексте анализа и оптимизации бизнес-процессов АО «СМП Нефтегаз».Стратегия развития предприятия основана на диверсификации производства: нефтедобыча, дорожное и трубопроводное строительство, сельское хозяйство и легкая промышленность, благотворительность, банковская деятельность – вот основные направления деятельности, в которых группа компаний реализует свой потенциал.

Основной проблемой на сегодняшний день является автоматизация согласования договоров и оплаты услуг по этим договорам, поскольку при оформлении договоров, контроле за исполнением условий договоров возможны различного рода просрочки, ведущие к негативным последствиям для организации.

Целью работы является оптимизация бизнес процессов заключения договоров компании АО «СМП-Нефтегаз» с использованием методологии и инструментария ARIS, а также разработка методических рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов в компании.

Для реализации целей проекта был проведен анализ операций бизнес процессов, связанных с согласованием, подписанием и оплатой договоров в АО «СМП Нефтегаз». В результате анализа получены данные, в которых показаны операции, их принадлежность к бизнес-процессам, а также количество и длительность этих операций и трудозатраты.

На основании аналитических данных была проведена корректировка и оцифровка целей проекта. Сформулированные цели стали звучать так:

1.      Снижение трудозатрат сотрудников на процессы, связанные с управлением жизненным циклом договоров (согласование, подписание и оплатой договоров) на 80% и более (более 212 человека\часов);

2.      Снижение общих транзакционных издержек на процессы, связанные с управлением жизненным циклов на 15% и более (2000 человека\часов).

Решая задачу оптимизации и автоматизации бизнес процессов, связанных с управлением жизненным циклом договоров (согласованием, подписанием и оплатой договоров) в АО «СМП Нефтегаз» была проанализирована их структура, выявлено количество трудозатрат и разработаны блок-схемы бизнес-процессов с расчетом физических и экономических показателей.

После проведенного описания бизнес процессов и анализа трудозатрат на эти бизнес-процессы приступили к анализу возможностей их оптимизации. Изучив структуру трудозатрат, выявили наиболее затратные составляющие бизнес-процессов (из доступных к оптимизации).

На основании проведенного исследования в результате реализации проекта, поставленные задачи выполнены, цели достигнуты. Путем уменьшения трудозатрат заместителя генерального директора на бизнес процессы, связанные с согласованием, подписанием и оплатой договоров в АО «СМП Нефтегаз», исключены на 100 % (в плане – не менее чем на 80), общие трудозатраты на эти бизнес-процессы снижены более чем на 19% (в плане – не менее чем на 15).

Анализ бизнес-процессов, проводимый в компаниях, позволяет провести оптимизацию или реорганизацию бизнес-процессов с целью повышения эффективности деятельности компании, повышения ее конкурентоспособности. В данном случае это позволило получить ускорение бизнес-процессов, связанных с управление жизненным циклом договоров в АО «СМП Нефтегаз», а также снижение транзакционных издержек на эти бизнес-процессы возможны.

Оптимизация произошла за счет изменения структуры бизнес-процессов.

Экономический эффект от внедрения новых бизнес-процессов составил более 2 млн. руб.

Реализация проекта дала значительный эффект для организации не только в материальном плане, но и в плане повышения отдачи от усилий сотрудников.

Подводя итоги проделанной работы можно сделать вывод, что автоматизация и оптимизация бизнес-процессов в организации крайне важна. В дальнейшем необходимо развить начатую оптимизацию и в других направлениях деятельности организации (бухучет и налогообложение, производственные и офисные процессы и т.д.).