Автоматизация операционных бизнес-процессов факторинговой компании (на примере компании ООО"Прогресс-факторинг")

Красовский С.А.

выпускник группы ITM 31

Школы IT Менеджмента

РАНХиГС при Президенте РФ

В настоящее время в России, благодаря развитию торговых сетей и растущей потребности в оборотных средствах торговых компаний, факторинг стал одним из  базовых финансовых инструментов необходимых для развития, роста и стабильного процветания современной российской компании.

Современный рынок факторинга – это рынок клиентов, и  факторинговые компании в конкурентной борьбе вынуждены постоянно повышать уровень сервиса и предлагать новые услуги.

Уровень доходности факторинговых операций значительно превышает маржинальность стандартных кредитов, но требует высокого уровня персонала, развитых технологий и современного программного обеспечения. Хотя предоставляемые услуги и приносят факторинговой компании стабильный доход, затраты, связанные с поддержанием необходимого уровня услуг и их развития, значительны и напрямую зависят от уровня автоматизациифакторинговой компании.

Основу успеха работы факторинговой компании в России составляют, наряду с умеренными ценами на услуги и широкой рекламной поддержкой,  оперативное предоставление информации, удобного для клиентов сервиса по информационному обеспечению, использование передовых интернет технологий, электронного документооборота.

Основная цель автоматизации деятельности факторинговой компании, и в частности автоматизация основных бизнес-процессов, заключается в снижении трудоемкости и себестоимости выполнения операций в ходе факторингового обслуживания, в основе которой лежитминимизация объема ручных действий в ходе проведения операций, связанных с расчетом величин денежных средств, упрощение процедур сохранения и доступа к информации, в том числе и в процессе формирования отчетности.

Актуальность выполненной работы обусловлена тем, что автоматизация факторинговой компанией является неотъемлемой частью развития такой компании, которая, как и любая высокотехнологичная компания, не может успешно существовать на рынке без наличия автоматизации основных бизнес-процессов.

В качестве объекта исследования данной работы используется компания ООО «Прогресс-факторинг», работающая на рынке факторинга с 2010 года..

Предметом исследования являются основные операционные бизнес - процессы факторинговой компании.

Основная цель данной работы – это моделирование основных бизнес-процессов, позволяющее разработать и внедрить программный продукт, направленный на  автоматизациюдеятельностифакторинговой компании.

В задачи автоматизации входит как автоматизация процессов  текущего обслуживания на всех этапах, включающих проверку (верификацию) поставок, расчет сумм финансирования, не нарушающих установленные суммы лимитов, получение самих денежных средств факторинговой компании у фондирующего банка, организацию процесса перевода этих денежных средств на счет клиента и, наконец, информирование клиента о проведенных операциях  и выплаченном финансировании, так и автоматизация процессов заключения сделки, включая появление заявки, рассмотрение и подготовка заключений службами и подразделениями, принятие решений по сделке, и заключение договора факторингового обслуживания.

Основная проблема, на решение которой направлена данная работа – это низкий уровень автоматизации компании, вследствие чего наблюдались определенные недостатки бизнеса компании:

-  низкая скорость работы;

- высокий уровень операционных затрат, вызванный существенным объемом ручного труда;

-  отсутствие информационной связанности этапов процесса;

- отсутствие автоматического контроля выполнения операций, что приводило к  выделению дополнительных штатных единиц сотрудников, выполнявших функции контролеров.

- невозможностью параллельной работы нескольких менеджеров с одним и тем же клиентом;

 -  низкий уровень оперативности предоставления информации для клиента;

 - повышенные операционные риски и высокий коэффициент влияния человеческого фактора;

 - низкая степень гибкости процессов – невозможность в полном объеме удовлетворить потребности клиентов и оперативно следовать тенденциям развития рынка факторинговых услуг;

 - ограниченность  в объеме операций и прямое влияние роста объемов бизнеса на замедление скорости обработки информации;

-  невозможность работы с региональными контрагентами;

 - ограниченность по работе с электронным документооборотом.

Компания не могла оперативно реагировать на запросы клиентов,  испытывала затруднения в обслуживании клиентов с большими объемами ежедневных отгрузок в адрес многочисленных покупателей, происходили постоянные ошибки в расчетах, присутствовала низкая оперативность в переводах денежных средств, наблюдались потери или дублирование информации по новым заявкам клиентов. Компания была не в состояния предоставлять оперативно клиентам информацию о проведенных операциях в развернутом виде. Операционные расходы постоянно увеличивались вследствие непрерывного роста численности персонала.

В условиях высокой конкуренции недостатки в обслуживании клиентов приводили к потерям дохода из-за отказов ряда клиентов от обслуживания в компании, происходивших в том числе, из-за неспособности компании оперативно отслеживать происходящие изменения с контрагентами и соответствующим образом на них реагировать. 

Решением имеющихся проблем компании ООО «Прогресс-факторинг» стала автоматизация  имеющихся в компании бизнес-процессов.

В рамках выполнения работы был проведен анализ деятельности организации, рассмотрены основные аспекты автоматизации деятельности факторинговых компаний, выявлены текущие проблемы развития организации, связанные с автоматизацией бизнес-процессов. Были проанализированы основные готовые решения по автоматизации деятельности факторинговых компаний. Была выбрана методология описания бизнес процессов и разработана модель основных операционных бизнес-процессов компании ООО «Прогресс-факторинг» с использованием нотации языка UML.

Проведенный в ходе данной работы анализ бизнес-процессов лег в основу разработки программного обеспечения «Factoria», направленного на автоматизацию бизнес-процессов факторинговой компании ООО «Прогресс-факторинг», что позволило добиться многократного сокращения ручных операций в процессах факторингового обслуживания, увеличения возможностей работы с большим количеством контрагентов,  появления возможности работать с более крупными контрагентами, повышения гибкости предлагаемых условий обслуживания компании, роста количества предлагаемых услуг, ускорения обработки информации, а также снижения операционных затрат.