Структура и организация работы ИТ-службы крупного предприятия с территориально-распределенной филиальной структурой

Поливаев А.Г.
выпускник группы MBA CIO
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

С ростом степени зрелости крупных российских компаний в части использования информационных технологий происходят процессы оптимизации и улучшения ИТ-обеспечения деятельности компании. При этом руководители компаний часто задаются вопросами: кто руководит сферой ИТ и кому из топ-менеджмента он подчиняется, ИТ-подразделение должно быть централизованным или децентрализованным, ИТ-услуги оказываются по территориальному признаку или присутствует ярко выраженная специализация по направлениям деятельности, как построить взаимодействие ИТ-подразделений компании с другими подразделениями и филиалами компании и т.д. При поиске ответов на эти вопросы и решении задач ИТ-обеспечения деятельности одним из основных аспектов является организационный. Одним из путей решения задач ИТ-обеспечения деятельности является изучение опыта, анализ, выбор и построение структуры ИТ-службы внутри крупной компаний, которая будет курировать сферу информационных технологий, а также определение оптимального соотношения инсорсинга и аутсорсинга в области ИТ-обеспечения деятельности компании.

Проблема выбора и построения структуры ИТ-службы крупной территориально распределенной компании и организация ее работы более явно встает перед компаниями, входящими в крупные российские холдинги. При выборе структуры ИТ-службы и организации ее работы такие компании вынуждены действовать в рамках ограничений, требований и политики, вырабатываемой холдингом.

Вместе с тем надо четко осознавать, что структура ИТ-службы сильно зависит от целей и задач, которые бизнес ставить перед ИТ. Таким образом, при выработке принципов организации работы и структуры ИТ-службы необходимо провести анализ текущих и перспективных целей и задач Компании и ее внешнего окружения, т.к. часто в компаниях нет официально утвержденной Стратегии развития на среднесрочную и долгосрочную перспективу.

Тема аттестационной работы, выбрана автором, исходя из анализа текущего состояния и потребностей в ИТ-обеспечении деятельности объекта исследования, а также из задач и проектов информатизации, реализуемых или планируемых к реализации Материнской компанией согласно Стратегии информатизации.

Объектом исследования аттестационной работы выбрана компания ООО «Трансгаз», которая является 100%-ной дочерней компанией ОАО «ГП» и выполняет работы по транспортировке газа по магистральным газопроводам.

Предметом исследования аттестационной работы выбрана перестройка оргструктуры ИТ-службы Компании, т.к. в настоящее время в оргструктуре Компании существует несколько ИТ-подразделений, между которыми существует дублирование функций, часть функций четко не закреплена за каким-либо ИТ-подразделением, затруднено взаимодействие между ИТ-подразделениями.

Целью проводимого в аттестационной работе исследования является выработка новой организационной структуры ИТ-службы и этапов реорганизации существующих ИТ-подразделений Компании.

Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи исследования:
- изучение и анализ текущего состояния Компании и ее информационной инфраструктуры,
- анализ текущего состояния структуры и функций ИТ-службы;
- выявление роли информационных технологий в повышении эффективности управления Компанией;
- обобщение теоретических и практических методов организации ИТ-службы;
- разработка проекта новой организационной структуры и распределение основных функций

ИТ-обеспечения между подразделениями ИТ-службы;
- разработка этапов реорганизации существующих ИТ-подразделений;

В практической части работы автором проведен анализ текущего состояния Компании в части информационного обеспечения бизнеса, а также состояние ИТ-инфраструктуры и основных информационных систем Компании, выявлены наиболее актуальные проблемы в ИТ-обеспечении деятельности Компании.

Выбранная в качестве объекта исследования Компания представляет собой дочернюю структуру ОАО «ГП», основной деятельностью которой является транспортировка газа, «где ресурсы преобразуются в продукт, оперативные планы и задачи заменяют стратегии и цели». Всю хозяйственную деятельность Компания осуществляет в рамках одного юридического лица. Компания не является собственником газа, она предоставляет услуги по транспортировке газа. Основным потребителем услуг является ОАО «ГП», который, как владелец, определяет деятельность Компании:
• Производственно-хозяйственная деятельность Компании планируется, планы утверждаются в ОАО «ГП» и, затем, деятельность осуществляется в соответствии с утвержденными планами и бюджетами.
• Производственно-хозяйственная деятельность Компании контролируется – с заданной периодичностью в ОАО «ГП» предоставляется корпоративная бухгалтерская, управленческая и статистическая отчетность.

В этой ситуации, ключевыми, с точки зрения ОАО «ГП», процессами Компании являются две группы бизнес-процессов:
1. Процессы обеспечения выполнения плановых заданий по транспортировке газа:
- Управление процессами транспортировки газа;
- Управление эксплуатацией объектов газотранспортной системы;
- Управление инвестициями, капитальным строительством и реконструкцией;
- Управление ресурсами;
2. Процессы обеспечения прозрачности деятельности, как в сфере планирования (обоснования) потребности в ресурсах, необходимых для обеспечения выполнения плановых заданий, так и в сфере отчетности о результатах деятельности:
- Осуществление финансово-экономического планирования;
- Осуществление управленческого, бухгалтерского и налогового учета.
В обозримом будущем радикальных изменений политики ОАО «ГП» в отношении дочерних организаций основного газового бизнеса не ожидается и поэтому, состав групп ключевых бизнес-процессов изменяться, скорее всего, не будет.

В результате анализа ИТ-базы Компании и практики применения ИТ в управлении Компанией выявлено, что основные (типовые для газотранспортных дочерних общества ОАО «ГП») бизнес-процессы поддержаны двумя основными информационными системами:
- процессы управления затратами, финансами, имуществом, инвестициями, ТОиР, закупками и запасами, персоналом, бухгалтерского, налогового и управленческого учета автоматизированы в АСУ ПХД (автоматизированная система управления производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью Компании на базе ERP-системы SAP и интегрированной с ней типовой системы для филиалов на базе ПО 1С)
– процессы оперативно-диспетчерского управления газотранспортной системой и потоками газа автоматизированы в информационно-управляющей системе объектами транспорта газа (ИУС ОТГ) на базе ПО InTouch.
Также в Компании эксплуатируется несколько десятков локальных информационных систем, обеспечивающих ИТ-поддержкой отдельные вспомогательные бизнес-процессы. Сопровождение и развитие информационных систем и ИТ-инфраструктуры Компании осуществляют различные ИТ-подразделения, а иногда и бизнес-подразделения, заключающие договоры на сопровождение некоторых систем с аутсорсинговыми компаниями. Единая служба ИТ-заказчика в Компании не сформирована.
При этом, в Компании отсутствует формализованная ИТ-стратегия на средне- и долгосрочную перспективу, развитие ИТ-обеспечения осуществляется отдельными проектами внедрения или развития информационных систем и ИТ-инфраструктры. Заказчиками и участниками проектов выступают различные ИТ и бизнес-подразделения Компании.

Основные проблемы при текущей организации ИТ-обеспечения деятельности Компании:
- дублирование функций по планированию, развитию и эксплуатации ИТ несколькими структурными подразделениями;
- слабая интеграция информационных систем, иногда двойной ввод информации в различные системы;
- отсутствие четко выделенной роли, выполняющей функции службы Заказчика ИТ–услуг;
- слабая координация и недостаточный инструментарий контроля деятельности ИТ-подразделений со стороны Компании;
- неполная и разрозненная формализация процессов предоставления и поддержки ИТ-услуг;
- недостаточная стандартизация и формализация процессов информационного обмена между ИТ-подразделениями и бизнес-пользователями;
- имеющаяся, разрабатываемая и используемая нормативная база (положения, регламенты, инструкции и т.п.) частично противоречива и не всегда актуальна.
- недостаточность формализованных критериев оценки деятельности ИТ-подразделений Компании;
- недостаточная прозрачность и методологическое разнообразие при планировании работ и формировании бюджетных заявок на ИТ в Компании.

Выбор предмета исследования связан с вышеперечисленными проблемами в области ИТ, а также с тем, что в ИТ-архитектуре Компании в ближайшие 2-3 года произойдут серьезные изменения, вызванные планами реализации Стратегии информатизации Материнской компании и, в первую очередь, началом реализации Проекта тиражирования шаблона Информационно-управляющей системы дочернего предприятия ОАО «ГП» для вида деятельности «транспортировка газа и газового конденсата» (ИУС П Т). Данная система разработана на той же платформе, что и АСУ ПХД Компании, но на несколько отличных методологических и технических проектных решениях по автоматизации типовых бизнес-процессов газотранспортного общества (диспетчерское управление, управление ТОиР, управление финансами, управление МТС, бухгалтерский и налоговый учет, управленческий учет). Вместе с тем следует отметить, что Компания будет иметь ограниченное влияние на реализацию проекта тиражирования ИУС П Т, т.к. согласно утвержденным документам по управлению Проектом дочерним обществам определена роль Функционального пользователя системы – одного из участников Проекта тиражирования, а основные роли по Проекту распределены между Материнской компанией и ее двумя специализированными «дочками»: ОАО «ГП» - Инвестор Проекта, ООО «ГП-Информ» - Заказчик Проекта, ОАО «ГП-Автоматизация» - Гененеральный подрядчик и системный интегратор по Проекту тиражирования ИУС П Т в газотранспортные общества. После тиражирования ИУС П Т в дочерние компании Материнской компанией планируется передача функций 2 и 3 линий поддержки, а также ведения базиса систем и системного администрирования в специализированное ИТ-сервисное дочернее общество, при этом функций 1-ой линии поддержки пользователей ИУС П Т и сопровождение функционала ИУС П Т, автоматизирующего локальные бизнес-процессы Компании планируется оставить за дочерними обществами - Функциональными пользователями ИУС П Т.
На следующей схеме изображена структура ИТ-подразделений Компании (выделены желтым цветом):
Рисунок 2
Существующая организационная структура ИТ-службы

По результатам данного анализа выработаны предложения по развитию ИТ-обеспечения деятельности Компании на среднесрочную перспективу (3 года).
Поскольку основополагающее влияние на ИТ-архитектуру Компаниии окажет проект тиражирования шаблона ИУС П Т (2012-2014гг.), в которой автоматизированы все основные (типовые) бизнес-процессы газотранспортного общества, то основными задачами и проектами в области ИТ-обеспечения деятельности Компании на ближайшие 3 года являются:
- анализ Проектной документации по созданию шаблона ИУС П Т (Функциональные и технические требования, ТЗ на создание ИУС П Т, методологические и технические проектные решения по типовым бизнес-процессам);
- формирование требований к реализации локальных бизнес-процессов Компании в ИУС П Т и системно-технической инфраструктуре Компании при тиражировании системы (ЧТЗ на тиражирование, уточненные функциональные и организационные рамки Проекта в Уставе проекта тиражирования ИУС П Т);
- Формирование органов управления Проектом тиражирования ИУС П Т (Управляющий комитет, проектные группы, методологические группы);
- Участие в реализации Проекта тиражирования ИУС П Т;
- Формирование требований к локальным ИУС Компании в части доработки систем в целях интеграции с ИУС П Т;
- Подготовка обоснований, защита бюджетов и реализация проектов доработки функциональности локальных ИУС, связанной с требованиями ИУС П Т в части интеграции;
- Реализация проектов по доработки функциональности локальных ИУС;
- Реорганизация структуры ИТ-служб с учетом проектов тиражирования ИУС П Т, доработки функциональности локальных ИУС;
- Реализация мероприятий и проектов, утвержденных Материнской компанией, по обеспечению пропускной способности каналов связи региональной сети передачи данных и ЛВС подразделений Компании;
- Формирование перечня и планов вывода из эксплуатации локальных ИУС и ИС Компании, функциональность которых буде покрыта шаблоном ИУС П Т после ввода ИУС П Т в постоянную эксплуатацию в конце 2014г.

Также по результатам исследования выработаны:
• предложения по доработке пакета нормативно-методологической документации в области управления ИТ:
- ИТ-стратегия Компании (или Концепция ИТ-обеспечения деятельности Компании на 3 года и план ее реализации)
- Положение об ИТ-правлении Компании и Регламент его работы;
- Положение об ИТ-комитете и Регламент его работы;
- Стандарт Общества «Управление ИТ», содержащий разделы «стратегическое управление ИТ», «управление процессами создание ИС», «управление ИТ-проектами», «управление эксплуатацией ИС», «управление качеством ИС», «управление ИТ-рисками и непрерывностью бизнеса», «аудиты ИТ»;
- Положение о службе ИТ;
- Регламент взаимодействия подразделений и сотрудников службы ИТ;
- Соглашение об уровне ИТ-услуг (SLA).

• предложения по формированию структуры стратегического управления ИТ (ИТ-правление и ИТ-комитет) и структуры службы ИТ:

Рисунок 2
Проект структуры стратегического управления ИТ и организационной структуры службы ИТ

• Предложения по распределению функций управления ИТ между уровнями управления и подразделениями и предложения по основным этапам реорганизации существующих ИТ-подразделений.

Предлагаемая по результатам исследования реорганизация ИТ-службы Компании на описанных в работе принципах будет способствовать:
• повышению качества работы ИТ-службы в целом;
• повышению управляемости отдельных функций ИТ;
• исключению дублирования при выполнении функций управления ИТ;
• накоплению знаний и экспертиз в области ИТ;
• снижению рисков негативного влияния ИТ на бизнес (проектные риски, информационно-технологические риски, риски, связанные с ИТ-персоналом).