Оптимизация процесса исполнения контракта в рамках внедрения информационной системы

Одним из направлений в подобной ситуации может быть поддержание имиджа компании как качественного и надежного поставщика, обуславливающего возможности долгосрочного сотрудничества со своими клиентами. Непосредственная работа с клиентом, обеспечение его качественным сервисом, консультации по вопросам развития и использования оборудования, совместное участие в разработках новых методик, обучение и повышение квалификации сотрудников заказчика может позволить компании сохранить и приумножить свое положение на рынке. Критерием эффективности развития данного направления должен стать уровень удовлетворенности клиента, его лояльность, что в конечном итоге подтверждается вторичными продажами оборудования, запасных частей и расходных материалов, а также продлением сервисной поддержки.

Другим немаловажным фактором работы организации, который может дать ей дополнительное конкурентное преимущество, является срок реализации решений. Действительно, сегодня заказчики при выборе поставщика обращают внимание не только на ценовой фактор, в отдельных случаях им даже более важен срок исполнения заключенных контрактов, возможность его соблюдения даже в период пикового спроса. Это особенно актуально для бюджетных организаций, которые в силу особенностей законодательства и внутренних процедур проводят свои закупки в последние месяцы года, что предполагает сжатые сроки поставки.

Получение вышеописанных конкурентных преимуществ, требует от организации серьезного анализа и оптимизации внутренних процессов, обеспечивающих качество и скорость исполнения контракта. Проводя подобный анализ, компании сталкиваются с необходимостью регламентации бизнес процессов, их нормирования и контроля. Анализ, как правило, показывает наличие большого количества избыточных операций, связанных либо с плохой "прозрачностью" процесса и необходимостью соблюдения установленных регламентов, либо со стрессовыми ситуациями, устранение которых требует принятия дополнительных мер. Все это в целом "тормозит" работу системы.

Для устранения этих явлений необходимо использование методик оптимизации процессов и управления ими в условиях неопределенности. Применяемая в работе концепция теории трансакционных издержек, позволяет систематизировать этот процесс. В рамках теории определяется понятие трансакционных издержек, проводится их классификация, предлагаются методы оптимизации процессов для их снижения. Проецирование теории на внутрифирменные отношения может дать организации дополнительный резерв для сокращения издержек внутри компании, обеспечив тем самым рост ее конкурентоспособности.

Один из разделов теории посвящен снижению уровня неопределенности в деятельности организации. Форс мажор в рабочем процессе может быть вызван любым из событий: от срывов сроков поставки производителем оборудования, до проблем с персоналом организации. Поэтому, выстраивая процесс, необходимо закладывать механизмы обеспечивающие стабильность, сроки исполнения и уровень качества, заложенные в него. Большинство концепций управления включают в себя подобные механизмы. В данной работе будут использованы методики теории ограничений, как наиболее соответствующие возникшей ситуации и требующие минимальных изменений бизнес процесса.

Неоценимую услугу компании во внедрении описанных методологий, позволяя провести оптимизацию и ускорении бизнес процессов, может оказать автоматизация. Внедрение информационной системы, как правило, предполагает оптимизацию существующих процессов, связанную с работой сотрудников в едином информационном пространстве. Автоматизация предусматривает:
• Сокращение затрат на передачу информации между этапами.
• Повышение информированности сотрудников о состоянии процесса.
• Повышение управляемости процесса, за счет заложенных или реализованных в системе механизмов.
• Принятие взвешенных бизнес решений на основе полной информационной картины.

Внедрение системы предполагает централизацию ИТ сервисов, обеспечивающую локальную и удаленную работу пользователей. Особенно это актуально для распределенных компаний, а так же тех, кто предусматривает работу своих сотрудников в режиме мобильного или home офиса. Однако централизация имеет как ряд очевидных плюсов:
• стандартные механизмы доступа к данным и управлением бизнес процессами,
• сниженная нагрузка на управление системой,
так и повышает риски владения информацией:
• потери данных, ввиду выхода оборудования из строя,
• утечки или порчи информации,
• отказ в доступе, ввиду простоя системы.
Все это вместе обуславливает необходимость комплексного подхода к внедрению изменений в ИТ, включающего, в том числе, построение защищенной платформы для функционирования информационной системы.

В рамках работы все вышеизложенное будет проецироваться на деятельность компании - интегратора высокотехнологических решений в области оптического оборудования. Она и ее бизнес процессы будут являться объектом исследования данной работы.

Основной задачей службы ИТ в организации является информационно технологическое обеспечение процесса реализации целей компании. В процессе работы стратегические цели были декомпозированы до уровня задач, каждой из которых был определен один или несколько показателей эффективности. Было произведено сопоставление задач с процессами, которые принимают участие в их решении, и получено соответствие показателей эффективности каждому из них.

Проанализировав итоговые требования к процессам, было выявлено, что большинство из них относится к процессу исполнения контракта, являющегося подпроцессом основного бизнес процесса компании – процесса продаж. Это послужило поводом для использования процесса исполнения контракта, как основы для реализуемой информационной системы и определило порядок внедрения ее модулей.

В рамках оптимизации и автоматизации процесса исполнения контракта в соответствии методами теории трансакционных издержек были проведены следующие мероприятия по их сокращению:
1. Сокращение трансакций. На данном этапе был выполнен содержательный анализ бизнес процесса и исключены его составляющие, не приносящие ценность процессу.
2. Обеспечение прозрачности исполняемого бизнес процесса. Основой данного мероприятия стала реализация отчета по статусам заказов, обеспечившего всех заинтересованных участников информацией о ходе процесса.
3. Снижение уровня неопределенности в работе фирмы. На текущий момент мероприятие реализовано в рамках пилотного проекта. Использование на данном этапе концепции «упрощенного метода Барабан – Буфер – Канат (УББК)» теории ограничений, может дать возможность значительно повысить эффективность ранее реализованных методов. Внедрение принципов управления, заложенных в УББК, позволит перейти отчету по статусам заказов в ранг основного рабочего инструмента менеджеров, задействованных в процессе.

Результатом проведенных мероприятий стало общее повышение качества исполняемого процесса и улучшения имиджа компании, выраженное в установленных показателях эффективности:

Показатели, отражающие оборачиваемость активов организации:
1. Сокращение сроков исполнения контрактов в среднем на 38%,
2. Сокращение финансового цикла в среднем на 65%.

Показатели складских запасов:
1. Сокращение суммарной стоимости складских запасов на 36%,
2. Сокращение длительности хранения запасов на 16%.

Показатели повышения управляемости процессом:
1. Повышение процента выполненных контрактов в срок по отдельным позициям до 98%.
2. Сокращение сроков исполнения контрактов в среднем на 38%.

Итогом работы можно считать показанную эффективность использования методов теории трансакционных издержек и теории ограничений для оптимизации процессов торговой компании и построении на их базе автоматизированной информационной системы.