Автоматизация бизнес-процессов документооборота на базе 1С "Предприятие" на примере дочернего общества некоммерческого предприятия в строительной отрасли

Бусел А.В.
выпускник группы ITM-28
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Задача данного дипломного проекта, научиться на практике внедрять системы автоматизированного документооборота в части делопроизводства.

Описать различные автоматизированные системы документооборота.

Описать процессы делопроизводства на примере функционирующего предприятия, при этом учесть особенности предприятия,

В процессе проведения дипломной работы выявлены причины внедрения той или иной технологий атомизации( в частности 1С). Описаны процессы подготовки технического задания, описание бизнес-процессов и структуры предприятия, описаны методологии описания бизнес-процессов. На примере предприятия должен быть описан процесс внедрения, выявлены проблемы, которые существуют на предприятии. Описаны методы и пути решения имеющихся проблем путем внедрения автоматизированного документооборота.

            Цель работы показать, что СЭД может решать поставленные перед ним задачи. Время обработки сообщений должно уменьшиться, грамотное принятие решений должно быть обеспечено, требования заказчика должны быть выполнены.

            В дипломной работе будут описаны результаты внедрения, которые должны показать, преимущества СЭД, а так же преимущества по сравнению с уже внедренными системами.

После чего, возможно будет сделать соответствующие выводы о результатах проведенной автоматизации Документооборота в части делопроизводства.

            Особенности предприятия:

Для эффективного внедрения СЭД на базе  1С Предприятие необходимо провести обследование предприятия, описать  вид деятельности, форму собственности, структуру, изучить регламенты предприятия, существующие процессы, изучить те сферы, которые предприятие затрагивает.

            Рассматриваемое Общество ведет самостоятельную хозяйственную деятельность, исполняя решения единого участника в областях определенных Головным предприятием, а так же согласно уставу предприятия. Так некоторые процессы связанные с оплатами, согласованием важных крупных сделок на суммы более 30 миллионов рублей, а так же принятие решений по этим сделкам, не могут быть реализованы обществом без согласования с Головным предприятием.

Общество входит в единую структуру Некоммерческого Фонда, которая состоит из Центрального офиса, иных дочерних обществ,

Общество выполняет функцию генерального функционального заказчика от имени своего единственного участника для строительства социальных объектов представляющих собой сложные архитектурные сооружения, инфраструктуры этих объектов, инфраструктуры связывающей эти объекты между собой. Так же общество является владельцем всех территорий, и инфраструктуры, на которых ведется строительство, а так же на которых строительство уже завершено.

В рамках автоматизированных бизнес-процессов,  Общество использует собственные Автоматизированные системы Управленческого учета,Бухгалтерской деятельности, кадров, в рамках деятельности не связанной с деятельностью Фонда.

В рамках строительной деятельности используются на самостоятельной основе программные продукты Conject PM,  Primavera. Общество ведет самостоятельный учет и согласование Актов выполненных работ по всем объектам строительства, а так же в рамках хозяйственной деятельности.

В Обществе имеется СЭД на базе платформы OpenText, обеспечивающий согласование входящих, исходящих, командировок. Общество эксплуатирует его в рамках единой информационной платформы с головным предприятием, однако в связи с прекращением базовой поддержки СЭД со стороны Фонда и переходом его на собственную платформу на основе Sharepoint, предприятие согласовало внедрение собственной Системы Электронного Документооборота.

В работе произведен и описан процесс ведения Делопроизводства на предприятии:

1.     Работа с входящей документацией.

2.     Работа с исходящей документацией.

3.     Работа с внутренней документацией.

4.     Работа с согласованием приказов и распоряжений.

Так же описан порядок работы отдела делопроизводства с уже внедренной системой документооборота на базе OpenText.

В работе произведен обзор технологий систем электронного документооборота, дано определение СЭД.

Система автоматизации документооборота, с�