Автоматизация бизнес-процессов документооборота на базе 1С "Предприятие" на примере дочернего общества некоммерческого предприятия в строительной отрасли

Бусел А.В.
выпускник группы ITM-28
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Задача данного дипломного проекта, научиться на практике внедрять системы автоматизированного документооборота в части делопроизводства.

Описать различные автоматизированные системы документооборота.

Описать процессы делопроизводства на примере функционирующего предприятия, при этом учесть особенности предприятия,

В процессе проведения дипломной работы выявлены причины внедрения той или иной технологий атомизации( в частности 1С). Описаны процессы подготовки технического задания, описание бизнес-процессов и структуры предприятия, описаны методологии описания бизнес-процессов. На примере предприятия должен быть описан процесс внедрения, выявлены проблемы, которые существуют на предприятии. Описаны методы и пути решения имеющихся проблем путем внедрения автоматизированного документооборота.

            Цель работы показать, что СЭД может решать поставленные перед ним задачи. Время обработки сообщений должно уменьшиться, грамотное принятие решений должно быть обеспечено, требования заказчика должны быть выполнены.

            В дипломной работе будут описаны результаты внедрения, которые должны показать, преимущества СЭД, а так же преимущества по сравнению с уже внедренными системами.

После чего, возможно будет сделать соответствующие выводы о результатах проведенной автоматизации Документооборота в части делопроизводства.

            Особенности предприятия:

Для эффективного внедрения СЭД на базе  1С Предприятие необходимо провести обследование предприятия, описать  вид деятельности, форму собственности, структуру, изучить регламенты предприятия, существующие процессы, изучить те сферы, которые предприятие затрагивает.

            Рассматриваемое Общество ведет самостоятельную хозяйственную деятельность, исполняя решения единого участника в областях определенных Головным предприятием, а так же согласно уставу предприятия. Так некоторые процессы связанные с оплатами, согласованием важных крупных сделок на суммы более 30 миллионов рублей, а так же принятие решений по этим сделкам, не могут быть реализованы обществом без согласования с Головным предприятием.

Общество входит в единую структуру Некоммерческого Фонда, которая состоит из Центрального офиса, иных дочерних обществ,

Общество выполняет функцию генерального функционального заказчика от имени своего единственного участника для строительства социальных объектов представляющих собой сложные архитектурные сооружения, инфраструктуры этих объектов, инфраструктуры связывающей эти объекты между собой. Так же общество является владельцем всех территорий, и инфраструктуры, на которых ведется строительство, а так же на которых строительство уже завершено.

В рамках автоматизированных бизнес-процессов,  Общество использует собственные Автоматизированные системы Управленческого учета,Бухгалтерской деятельности, кадров, в рамках деятельности не связанной с деятельностью Фонда.

В рамках строительной деятельности используются на самостоятельной основе программные продукты Conject PM,  Primavera. Общество ведет самостоятельный учет и согласование Актов выполненных работ по всем объектам строительства, а так же в рамках хозяйственной деятельности.

В Обществе имеется СЭД на базе платформы OpenText, обеспечивающий согласование входящих, исходящих, командировок. Общество эксплуатирует его в рамках единой информационной платформы с головным предприятием, однако в связи с прекращением базовой поддержки СЭД со стороны Фонда и переходом его на собственную платформу на основе Sharepoint, предприятие согласовало внедрение собственной Системы Электронного Документооборота.

В работе произведен и описан процесс ведения Делопроизводства на предприятии:

1.     Работа с входящей документацией.

2.     Работа с исходящей документацией.

3.     Работа с внутренней документацией.

4.     Работа с согласованием приказов и распоряжений.

Так же описан порядок работы отдела делопроизводства с уже внедренной системой документооборота на базе OpenText.

В работе произведен обзор технологий систем электронного документооборота, дано определение СЭД.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Приведена классификация СЭД:

1.     БП-ориентрованные СЭД.

2.     Корпоративно-ориентированые СЭД.

      3. CMS( или системы управления содержимым).

      4.  IMS(Системы упрваления информацией.

      5. Системы управление потоками

                  6. Системами управления корпоративными электронными записями.

                  7. Модули СЭД ERP-систем.

В Дипломной работе были описаны недостатки существующей системы, которые явились причиной внедрения новой системы: медленное реагирование на возникающие проблем; реестр входящих и исходящих писем, служебных записок и пр. доступен только делопроизводителям; централизованное занесение всей входящей и исходящей документации; возможность внесения документации только с оборудованного соответствующими средствами рабочего места; невозможность прослеживания сроков исполнения поручений; отсутствие контроля за системой (внешняя слабая техническая поддержка продукта), медленное реагирование на изменения в структуре; возможность расписания поручений исходя из документации, и отслеживания сроков исполнения конкретного поручения; невозможность отслеживания сроков по исполнению поручений, возможность игнорирования поручений, отсутствие возможности прослеживания исполнения поручений в целом; частые сбои в системе, не дающие возможности оперативного вноса входящей и исходящей документации; невозможность оперативного просмотра документации по массиву поручений и писем; система не обладает возможностью согласования Исходящей документации, приказов и распоряжений.

            Проведено описание процесса внедрения:

создание Технического Задания для внедрения, с описанием составных частей технического задания, а именно:

1.      Описание автоматизируемого бизнес-процесса;

      2.      Шаги БП;

      3.      Роли БП;

      4.     Статусы документов;

      5.     Схемы БП;

      6.     Функциональные требования к Шагам БП;

      7.     Требования к структуре Документов, Справочников, Отчетов;

      8.     Описание Документов.

Были описаны сроки внедрения системы, Сроки разработки были обозначены как 1 месяц с даты начала внедрения, сроки опытно-промышленной эксплуатации были назначены в количестве 1,5 месяца после завершения разработки.

Опытно-промышленная эксплуатация включала в себя:

1.      Развертывание базы 1С на серверах Предприятия.

2.      Обеспечение доступа к системе всех сотрудников общества.

3.      Подключение к системе заинтересованных сотрудников общества.

4.      Обучение заинтересованных сотрудников общества работе с системой.

5.      Составление обучающих материалов и инструкций по работе с системой.

6.      Сбор данных и вопросов по работе с системой.

7.      Внесение корректировок в работе системы.

8.      Завершение опытно-промышленной эксплуатации системы.

Результаты Внедрения:

В результате внедрения системы, были решены проблемы предприятия в части работы в СЭД описанные выше, была повышена, стабильность системы делопроизводства, организовано согласование приказов и распоряжений и исходящей документации на предприятии, с учетом интересов предприятия, обеспечены возможности для точного исполнения поручений, контроля сроков исполнения поручений, обеспечена возможность работы с системой вне офиса на строительных площадках.

Финансовые результаты внедрения системы документооборота: 30 лицензий 1С - 119 400 рублей

40 единиц RDP - закуплены через головное предприятие, перечислено 60 000 рублей.

Таким образом стоимость составила 169 400 рублей на внедрение.

А счет работы внутреннего разработчика и внутреннего аналитика, наличия местной технической поддержки все остальные затраты не учитывались. Внедрение системы на базе 1С значительно снизило стоимость внедрения по сравнению с иным сторонними продуктами.