Внедрение внутрикорпоративного портала с интегрированной системой электронного документооборота

Смирнов Э.В.
Выпускник группы ITM-25
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Актуальность: Сегодня в условиях динамично развивающегося рынка и острой конкуренции для эффективного решения ежедневных бизнес задач компании необходим инструмент централизованного управления ресурсами, как информационными, так и человеческими.

Таким инструментом может стать корпоративный или интранет-портал, обеспечивающий единую точку входа к информационным ресурсам предприятия независимо от территориального местонахождения его структурных подразделений и филиалов.

Для крупных и территориально распределенных компаний создание корпоративного портала является не столько дополнительной возможностью объединения экономии времени и усилий сотрудников, сколько обязательным требованием динамично меняющейся окружающей среды по повышению качества работы и уровня коммуникаций.

Создание информационного корпоративного поля, включающего в себя всю внутреннюю и внешнюю корпоративную информацию, общение сотрудников и обмен мнениями, корпоративную документацию и базу корпоративных знаний, а также постановка и отслеживание реализации задач, автоматизация бизнес-процессов – все эти перечисленные возможности корпоративного портала позволяют эффективно решать каждодневные бизнес задачи компании.

Весной 2014 года в связи с окончанием строительных работ, а также окончанием монтажа технологического оборудования на заводе по производству фотоэлектрических модулей ООО «Хевел» начался активный набор, как производственного, так и офисного персонала. В компании резко увеличился бумажный документооборот. Возникли проблемы коммуникации между сотрудниками, остро встал вопрос обмена документами, между головной компанией ООО «Хевел», территориально находящейся в Республике Чувашия, главным офисом – «Корпоративный центр» (г.Москва) и ее дочерними обществами, расположенными в Москве и Санкт-Петербурге.

В связи с возникшими проблемами руководством компании совместно с отделом информационных технологий было принято решение об инициации проекта внедрения в компании внутрикорпоративного портала с интегрированной системой электронного документооборота для создания единого информационного пространства компании.  

О компании ООО «Хевел»:
ООО «Хевел», созданное в 2009 году ГК «Ренова» и ОАО «РОСНАНО», является производителем фотоэлектрических модулей.

Главный офис Компании находится в Москве. Компания имеет собственный завод по производству тонкопленочных фотоэлектрических модулей в Республики Чувашия, Научно-технический центр тонкопленочных технологий при Физико-техническом институте имени А.Ф.Иоффе в Санкт-Петербурге (НТЦ - резидент Фонда «Сколково») и выступает в качестве одного из основных инвесторов в проекты солнечных электростанций в России, развивая собственное подразделение (ООО «Авелар Солар Технолоджи» г.Москва) по проектированию, инжинирингу и строительству объектов солнечной генерации.

Миссия компании ООО «Хевел»: «Мы создаем новую высокотехнологичную отрасль, обеспечивающую государству стабильное экономическое развитие, энергетическую безопасность и лидирующее положение в мировой энергетике».

Главной целью данной работы является возможность показать, как с помощью внутрикорпоративного портала можно сэкономить время и деньги компании, обеспечить удобный и быстрый доступ сотрудников к необходимой, актуальной и достаточной корпоративной информации, повысить эффективность бизнес-процессов и внутренних коммуникаций, совместной и персональной работы.
Это достигается путем решения следующих задач:

• создания единого информационного пространства компании;
• организации структурированного и упорядоченного хранения корпоративной информации;
• создания системы сбора, хранения, обработки и отображения информации;
• организации централизованного доступа к корпоративной информации с разграничением прав доступа;
• обеспечения быстрого и удобного поиска информации;
• автоматизации простых и сложных процессов;
• создания инструментов совместной и персональной работы;
• разработки инструментов планирования и контроля выполнения задач;
• интеграции интранет-портала с автоматизированными информационными системами компании.

В теоретической части данной работы рассматривается краткая история корпоративных порталов, их классификация, функциональность и их внедрение с точки зрения теории.

В практической части данной работы приводится кейс проекта внедрения внутрикорпоративного портала с интегрированной системой электронного документооборотом. Рассматриваются суть проекта, результат после внедрения проекта и экономический эффект от его внедрения.

Результаты внедрения проекта.
В сентябре 2014 года корпоративный портал был запущен в тестовую эксплуатацию для всех сотрудников компании.
На данный момент в группе компаний ООО «Хевел» работает более 450 сотрудников. По статистике среднее количество уникальных посещений портала в день около 140. Среднее время пребывания на портале за одно посещение – 7 минут.
Еще не вся функциональность портального решения введена в эксплуатацию, но та что уже есть на портале позволяет сотрудникам:

• своевременно отслеживать важные объявления, новости и события;
• быть в курсе, когда у коллег дни рождения, и поздравлять их без опозданий;
• быстро находить важные и полезные документы: шаблоны договоров, реквизиты, доверенности, и все то, что обычно так нужно, но непонятно, где лежит;
• самостоятельно планировать в календаре при помощи простого интерфейса и организовывать видеоконференции с автоматической отправкой e-mail-оповещения о начале конференций;
• ознакомиться с организационной структурой всей группы компаний;
• напрямую звонить коллегам и переводить звонки от клиентов, потому что найти телефонный номер (внутренний и мобильный) любого сотрудника группы компаний теперь не составляет трудности.

Из вышеперечисленного можно сказать, что пока функциональность портала позволяет успешно решать только вопросы коммуникации между сотрудниками компании, в связи с тем, что еще не введен в эксплуатацию модуль «Документооборот». Идет активная фаза его внедрения.

Внедрение внутрикорпоративного портала не может решить все внутренние проблемы компании, но оно позволит компании заметить и максимально устранить множество внутренних проблем компании, построить гармоничный и постоянно растущий и развивающийся бизнес.

Практика показывает, что внедрение интранет-портала помогает компании решать целый ряд задач и имеет множество преимуществ: это наличие единой информационной среды для взаимодействия, это экономия рабочего времени - интранет-портал существенно ускоряет процесс обмена информацией. Как следствие - оптимизация и автоматизация бизнес-процессов.