Стандартизация и оптимизация с целью тиражирования процесса технологического обследования филиала многопрофильного коммерческого банка

Евсюгин А.В.
выпускник группы MBA CIO-28В
Школа IT-менеджмента РАНХиГС при Президенте РФ.

Работа посвящена вопросам применения теории процессного управления в области предоставления услуг по автоматизации банковской деятельности. Высокая конкуренция в этой отрасли в связи с развитием рынка банковских продуктов, насыщением рынка и другими аспектами, приводит к необходимости использования прогрессивных методов управления, обеспечивающих качество предоставляемых услуг, высокие темпы вывода новых продуктов при приемлемом уровне затрат. Работа рассматривает вопросы, связанные с этапом предпроектного обследования бизнес деятельности банка и его информационно-технологической инфраструктуры с целью последующего внедрения АБС. Этот этап является ключевым для выявления и сохранения конкурентных преимуществ Банка.

Предпроектное обследование: необходимость выгоды, задачи

При автоматизации бизнес-процессов заказчика перед компанией-вендором часто возникает необходимость проведения предпроектного обследования организации клиента.

Эта задача автоматически ставит целый ряд взаимосвязанных вопросов:

• Нужно ли вообще проводить обследование?
• Что оно даст заказчику и самой ИТ-компании?
• Каковы задачи предпроектного обследования?
• Что должно быть его результатом?

Главная задача любой автоматизации - сохранить уникальные конкурентные преимущества автоматизируемой компании. Нельзя допустить, все компании после автоматизации стали на одно лицо, если это не подразумевается целью проекта автоматизации. Поэтому если необходимо сохранить уникальные конкурентные преимущества бизнеса заказчика, то при любой модернизации бизнес-процессов обязательно нужно проводить предпроектное обследование.

В ходе предпроектного обследования Заказчик может:

• получить детальное описание существующих в компании бизнес-процессов;
• оптимизировать и унифицировать существующие бизнес-процессы;
• оценить степень соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы реальным бизнес-процессам заказчика;
• своевременно выделить свои уникальные преимущества и учесть их на этапе внедрения системы, а не после ее ввода в промышленную эксплуатацию;
• уточнить бюджет и сроки реализации проекта автоматизации с учетом возможных доработок системы под уникальные особенности своих бизнес-процессов;
• оценить и своевременно запланировать ресурсы (как технические, так и человеческие), которые будут нужны на этапе внедрения системы.
• оценить возможные риски, которые могут повлиять на качество работы;

Выгоды предпроектного обследования для ИТ-компании:

• повышение уровня удовлетворенности заказчика за счет приведения его ожиданий, к  реальными возможностями системы;
• уточнение сроков внедрения системы и необходимых для этого ресурсов;
• своевременное выяснение уникальных преимуществ заказчика для их учета при конфигурировании или доработке системы;
• сокращение сроков внедрения и уменьшение риска выполнения бесплатных работ.
• определение вероятных рисков, которые могут повлиять на качество и сроки внедрения. Своевременное обеспечение мер, необходимых для минимизации влияния этих рисков на успех проекта;
• получение данных для обоснования количества лицензий и структуры проекта;
• установление личных контактов консультантов с основными исполнителями заказчика по проекту в дальнейшем упростит их совместную работу;

Задачи технологического обследования

Основной задачей является изучение бизнес-процессов заказчика и выяснение основных проблем, которые он хотел бы решить с помощью системы автоматизации.

Следующая по значимости задача предпроектного обследования - выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика. Так же в ходе выполнения технологического обследования выполняются следующие задачи:

- диагностика состояния ИТ-среды заказчика
- определение видов и форм отчетности, необходимых заказчику
- уточнение окончательного бюджета проекта и сроков его реализации с учетом всех полученных данных
- выработка рекомендаций по выбору методов реализации проекта

Результаты технологического обследования

Основной результат - итоговый отчет о предпроектном обследовании, согласованный и подписанный заказчиком и исполнителем, включающий в себя:

• перечень основных задач, которые необходимо решить с помощью системы автоматизации;
• описание существующих бизнес-процессов заказчика;
• описание документооборота в автоматизируемых подразделениях и требований к аналитике;
• уникальные конкурентные преимущества заказчика, которые следует обязательно учесть при внедрении системы;
• анализ имеющейся ИТ-среды на соответствие требованиям системы корпоративного управления, рекомендации по ее изменению;
• оценка работ по интеграции информационной системы в существующую ИТ-инфраструктуру заказчика;
• оценка возможных рисков при реализации проекта и определение мер, необходимых для минимизации их влияния;
• описание требований к ресурсам, которые будут необходимы на этапе внедрения системы;

Программа «Централизации АБС филиалов коммерческого банка»

Цель программы:

Модернизация технологической инфраструктуры и автоматизированных информационных систем филиалов многофилиального коммерческого банка.

Задачи:

• Повышение производительности используемых ИС автоматизирируемых при их помощи;
• бизнес-операций;
• Повышение надежности хранения данных и обеспечение непрерывности функционирования ИС;
• Повышение конфиденциальности, защиты персональных данных;
• Повышение эффективности использования существующих ИС;
• Снижение затрат на эксплуатацию, внедрение, интеграцию, модернизацию имеющихся ИС.

Технологическое обследование филиала многофилиального коммерческого банка

Цель проекта обследования:

Получение полной и достоверной информации об объекте исследования – филиале многофилиального коммерческого банка.

Задачи проекта

•   Получение детального описания существующих в филиале коммерческого банка бизнес-процессов по обслуживанию физических лиц;
•   Получение целевой ИТ архитектуры филиала коммерческого;
•   Список критических функциональных и интеграционных требований, необходимый для доработки внедряемой АБС;
•   Уточнение бюджета, ресурсов и сроков реализации проекта внедрения АБС.

Фактические результаты технологического обследования:

• Унификация бизнес-процессов
• Унификация ландшафта ИТ-систем
• Унификация механизмов интеграционного взаимодействия
• Унификация проектной документации

Выявлена необходимость тиражирования процесса технологического обследования.

Организационные документы проекта обследования:

• План-график проекта обследования

• Ресурсный план проекта обследования

• Риски проекта обследования

Методика проведения обследования:

Этап1. Обследование филиала коммерческого банка
Этап 2. Комментарии головного филиала
Этап 3. Решение Управляющего Комитета проекта

Моделирование БП – «Технологическое обследование  филиала коммерческого банка»

Инициирование процесса

Фаза «инициирование процесса» - процесс, осуществляемый с целью принятия обоснованного решения о необходимости удовлетворения потребности, от момента выявления потребности до момента принятия решения о создании/модернизации процесса или отказе от реализации потребности.

• Потребитель: Руководство коммерческого банка;
• Заказчик: Руководитель Программы; 
• Пользователи: проектные команды внедрения со стороны заказчика и исполнителя;
• Владелец процесса: управляющий директор компании-вендора; 
• Руководитель процесса: Руководитель отдела аналитики.

Проведем анализ и последующую классификацию деятельности (процесса) технологического обследования филиала банка в соответствии со следующими основаниями для классификации:

• по оплате результата (сервисный или бизнес-процесс);
• по уровню иерархии (надпроцесс или подпроцесс);
• по уровню абстракции (метапроцесс и прецедент);
• по границам исполнения (локальный или сквозной процесс).

Результатом классификация процесса стала следующая информация о нем:

• Процесс «Технологическое обследование» – является бизнес-процессом компании-вендора;
• Результаты процесса технологического обследования используются в последующем проекте внедрения ИС в банке. Информационное обеспечение проекта внедрения является надпроцессом данного процесса;
• Выделены следующие подпроцессы данного процесса:
• Первичное обучение персонала филиала банка функциональным возможностям Системы;
• Демонстрация технологий головного филиала на базе внедряемой системы (на тестовом стенде);
• Демонстрация технологий головного филиала на базе внедряемой системы (на территории головного филиала);
• Подготовка схем бизнес процессов;
• Подготовка прикладной архитектуры и потоков данных;
• Подготовка спецификации оборудования ИТ платформы;
• Участие в подготовке технической архитектуры;
• Подготовка верхнеуровневых функциональных требований на доработку базовой функциональности;
• Подготовка спецификаций для интеграционного взаимодействия (сценарии потоков данных и спецификации интерфейсов);
• Подготовка спецификаций для миграции данных;
• Подготовка сценариев интеграционного тестирования (ПИМИ).

Результаты работы фазы «инициирование процесса» оформлены в виде паспорта процесса, который содержит информацию границах и контексте процесса, ролевой модели, результатах классификации процесса, а также о целях, показателях и измерителях процесса.

Проектирование процесса
Фаза «проектирование процесса» - процесс, осуществляемый с целью разработки схемы удовлетворения потребителей процесса, от момента принятия решения о создании/модернизации процесса удовлетворения потребности до момента целевой модели процесса «TO-BE»-модели удовлетворения потребности.
Общий алгоритм процесса проектирования состоит из следующих этапов работ:

• исследование деятельности (изучение документации, интервьюирование, опросы, анкетирование, наблюдения);
• моделирование текущего состояния процесса (выбор нотации, разработка модели «как есть»);
• оценка модели (верификация модели, т.е. подтверждение модели ее участниками, валидация, т.е. подтверждение адекватности модели соответствием прогнозных и реальных показателей);
• оптимизация (содержательная оптимизация процесса, управление оптимизацией);
• согласование модели (оценка соответствия модели по соответствию прогноза показателей и целей, подтверждение согласия участников процесса с моделью процесса).
• регламентация процесса: (разработка регламента процесса, оценка участниками процесса адекватности и одинаковости понимания процесса, описанного в регламенте).

В ходе моделирования процесса были использованы следующие методологии моделирования:

• Методология структурного анализа и проектирования (SADT);
• Архитектура интегрированных систем (ARIS).

В соответствии с выбранными методологиями применялись следующие нотации моделирования процессов: диаграмма потоков данных, кросс-функциональная диаграмма, а также необходимые нотации ARIS.

Диаграммы потоков данных:

Цепочка ценностей процесса

Расширенная цепочка ценностей процесса, управляемого событиями

Оптимизация процесса

Узкие места:

•   Длительные сроки согласования с Заказчиком проектных документов в ходе подготовке к проекту и согласование результатов обследования, влечет к увеличению сроков реализации проекта, потере актуальности проекта и лояльности клиента;
•   Последовательное выполнение работ в ходе предпроектного обследования значительно увеличивает сроки реализации проекта, увеличение сроков в свою очередь несет риск потери актуальности собранной и обработанной информации

Примененные методы оптимизации:

• «Участие вместо контроля»
• «Параллельное выполнения работ»

Выводы

Задачи:

• «Стандартизация процесса технологического обследования филиала банка»

• «Оптимизация процесса технологического обследования филиала банка»

Решения:

•  Подготовка шаблонов проектных документов технологического обследования для инициации и реализации  проектов, шаблонов выходных документов технологического обследования для возможности их применения в последующих проектах:

• Таблица обследования бизнес операций;
• Протокол бизнес операции;
• Схема бизнес операции;
• Интеграционная архитектура филиала банка;
• Методика миграции и конвертации данных:
• Спецификация ИТ-оборудования (КТС);
• Шаблон «Политики компании в области (сфере, направлении) деятельности»;
• Шаблон Положения о подсистемах управления;
• Шаблон Ролевой инструкции;
• Шаблон Рабочей инструкции;
• Детальный перечень работ внедрения процесса (WBS);
•  Регламентации процесса, его результатов и показателей и применением методов оптимизации процессов – «Участие вместо контроля» и «Параллельного выполнения работ».