Оптимизация численности отдела технической поддержки крупного транспортного предприятия

Спицын А.Е.
выпускник группы MBA CIO-27
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В работе описывается проведенный в первой половине 2012 года проект по оптимизации численности  персонала отдела технической поддержки Информационно-Вычислительного центра крупного транспортного холдинга.

Анализ исходной ситуации. IT-подразделения транспортного предприятия, имеющего очень большую историю, начинали формироваться в 70-х годах предыдущего столетия , с течением времени наращивая свой функционал и численность персонала . Этот процесс протекал несколько десятков лет, вместе с ростом возможностей средств вычислительной техники. К 2012 году предприятие имело довольно раздутый штат IT- специалистов, сформированный еще во времена Советского Союза, когда государство стремилось обеспечить 100% занятость населения, и предприятия создавались именно с таким расчетом Менеджмент холдинга определил повышение личной эффективности сотрудников и сокращение расходов на персонал как одни из приоритетных направлений развития компании. Данная работа была проведена в одном из региональных структурных подразделений головного вычислительного центра холдинга.

Цель работы. Целью работы являлась разработка и проведение комплекса мероприятий, направленных на оптимизацию численности сотрудников, занятых технической поддержкой рабочих мест пользователей.  При этом необходимо учитывать ярко выраженную социальную направленность компании – трехстороннего трудового договора, заключенного между работником, предприятием и независимым профсоюзом, стоящим на страже прав работника.  

Реализация поставленной цели потребовала решения следующих исследовательских задач.

Проблемы сокращения численности сотрудников  на российских предприятиях.

Проект по оптимизации численности всегда представляет собой сложную задачу для менеджера. И сложностей здесь две группы. Первая носит эмоционально-этический характер и связана с тем, что никогда еще оптимизация численности не было популярным решением ни в среде менеджмента, ни, тем более в среде самих сотрудников. Любые проекты по оптимизации численности встречают серьезное сопротивление, так как результаты данной акции имеют более выраженный бизнес характер, нежели вязанные с гуманистической направленностью работы компании.

Второй сложностью, которая на фоне первой серьезно усугубляет ситуацию является тот факт, что по вопросам оптимизации численности почти нет пособий, упрощающих эту неприятную для менеджера процедуру. А если говорить о разных вариантах методов расчета оптимальной численности, то здесь нет готовых решений, учитывающих специфику работы компании, ее численность, характер управления глубину проработанности бизнес процессов и другие аспекты, так серьезно отличающие один бизнес от другого.

Термин оптимизация численности сотрудников начал широко использоваться в лексиконе управленцев в 90-х годах прошлого столетия, когда наблюдалось снижение объемов производства и ухудшение финансового положения многих крупных и средних предприятий промышленности (металлургия, машиностроение, строительство, транспорт и т. д.). Тогда многие предприятия нашей страны были на грани полной остановки, поэтому они не только прекращали прием новых работников, но и проводили сокращения; основными требованиями были минимизация численности персонала и снижение расходов на его содержание. 

В ситуации затяжного кризиса подобные требования были во многом обоснованными, поскольку избыточная численность персонала ведет к необоснованным финансовым расходам. Кроме того, не в полной мере загруженные работой сотрудники создают целый ряд проблем. Во-первых, каждый бездельничающий человек негативно воздействует на продуктивность тех, кто занят работой, — падает трудовая дисциплина и трудовая мораль: зачем стараться, если платят и «просто так». Во-вторых, каждый «лишний» работник начинает искать себе какую-нибудь деятельность (или его руководитель пытается придумать для него какое-либо «полезное» занятие). То есть незагруженные сотрудники создают ненужную работу для других. Помимо прочего, на опасных участках производства возникают проблемы с обеспечением безопасных условий «пребывания на рабочих местах» для «болтающихся» сотрудников и безаварийной работы предприятия в целом.

Сегодня же в условиях ухудшения демографической ситуации, нарастания дефицита высококвалифицированных специалистов, серьезных изменений трудовой мотивации у нового поколения сводить проблему оптимизации численности к минимизации, сокращению штатов — неправильно. Сокращение численности за счет увольнения (даже по причине ликвидации рабочих мест, не обеспеченных необходимыми объемами работ или не способствующих повышению эффективности производства) неизбежно влечет за собой массу всевозможных издержек, вплоть до судебных исков.

Особенности реализации поставленной задачи.

Достигнутый результат. По итогам выполненных исследовательских задач достигнуты следующие результаты: