Управление проектом внедрения системы электронного документооборота

Осипов А.А.
выпускник группы ITM-21В
Школа IT-менеджмента РАНХиГС
при Президенте РФ.

1. Документооборот это одна из значительных частей деятельности любой компании, которую можно сравнить с системой кровообращения. Вся информация перемещается внутри организации в виде тех или иных документов, запуская производственные процессы.

2. Все современные системы документооборота можно классифицировать по способу внедрения/разработки на три основных типа, это:

1. Коробочные решения – универсальные системы, с уже заложенной логикой бизнес процессов.
2. Индивидуальные – индивидуальные системы, разработанные с нуля для конкретных организаций.
3. Комбинированные – системы, разработанные на готовых платформах, но доработанные с учетом процессов конкретной организации.

3. Организация хранилища данных является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снизится вплоть до отказа пользователей работать с системой.

4. Обобщенный список требований для внедряемой в компании системы:

1. Бизнес-требования

Идентификация пользователей

1. Аутентификация

2. Авторизация

а) возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей

3. Разграничение прав доступа к документам

а) возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей

б) делегирование прав доступа к документу от одного лица другому

5)  Критерии для сравнения стоимости решений

1. Стоимость дополнительного программного обеспечения

СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

2. Закупка нового оборудования

3. Затраты на обучение персонала

4. Затраты на подготовку готового решения