Автоматизация процесса стажировки на предприятии 

Кузовлев Д.В.
выпускник группы ITM-21В
Школа IT-менеджмента РАНХиГС
при Президенте РФ.

Качественный персонал является залогом успеха любого предприятия, фраза «Кадры решают всё» имеет глубокий смысл, означающий, что большая доля успеха любой деятельности в первую очередь зависит от людей, затронутых в ней. На любом предприятии есть люди занимающиеся учётом персонала, в небольших организациях это может быть один человек, в крупных компаниях для этой деятельности выделяют отдельные управления и департаменты, включающие в себя специалистов по подбору, обучению и учёту сотрудников, и чем больше людей работает на предприятии, тем острее вопросы связанные с эффективностью управления персоналом. Основные проблемы, как правило, связаны с подбором необходимого количества сотрудников, обладающих требуемыми качествами для выполнения определённой деятельности.

Предприятие, о которой будет идти речь, занимается кинопрокатным и ресторанным бизнесом, имеет большую сеть кинотеатров расположенных в Москве, Санкт-Петербурге, Краснодаре. Линейный персонал одного кинотеатра, могут иметь персонал в численности более 100 человек. Так как на рынке труда подготовленных барменов или официантов присутствует не так много как требуется, приходится принимать молодых людей без опыта работы, а затем обучать их и проводить стажировку. Процесс обучения проводится централизованно отделом обучения, а вот стажировку новый сотрудник проходит непосредственно на месте будущей работы, помимо него в стажировке задействован тренер и менеджер по подбору персонала. Тренер на месте оценивает пригодность нового сотрудника, затем сообщает свою оценку менеджеру по подбору персонала, в зависимости от оценки тренера, менеджер по персоналу принимает решение работать новому стажёру на данной позиции или нет. Процесс стажировки не такой простой как кажется и включает в себя постоянное взаимодействие менеджеров по персоналу с сотрудниками кинотеатров выполняющих роль тренеров, также нужно учитывать что в день проходит стажировку  15-25 человек. Помимо всего прочего процесс стажировки должен фиксироваться, для этого менеджер по подбору должен вести учёт по стажировкам. Учитывается дата планируемого выхода на стажировку, дата фактического выхода, дата окончания стажировки, ежедневные отчёты по стажировке от тренера, результат стажировки, анкетные данные по стажёру, ФИО тренера, объект на котором проводится стажировка, должность и график позиции на которую претендует стажёр.

Для того чтобы уменьшить транзакционные издержки в ходе проведения стажировки решено провести автоматизацию всего процесса стажировки. Под автоматизацией понимается создание базы данных, пользовательских интерфейсов, модуля отчётности.  Процесс учёта в автоматизированной системе стажировок  АСС, происходит в следующей последовательности:

1. Менеджер по персоналу инициирует начало стажировки, для этого он заносит в АСС необходимые данные для начала стажировки, в частности, данные о новом сотруднике (стажёр) и дату начала стажировки.
2. Тренер получает сообщение о назначенной ему стажировке.
3. В конце первого и последующих дней тренер в АСС отписывается о том,  как прошла стажировка.
4. Тренер закрывает стажировку.
5. Менеджер по подбору персонала получает оповещение об окончании стажировки и даёт ей оценку.
6. Раз в месяц в АСС снимается отчёт по пройденным стажировкам.  

Таким  образом, автоматизированная система стажировок сокращает время менеджера по подбору персонала на учёт, контроль, и отчётность по стажировкам.