Cоздание системы согласования платежей в лизинговой компании

Кочеткова Н.Г.
выпускник группы ITM-10
Школа IT-менеджмента РАНХиГС
при Президенте РФ.

Согласование платежей в лизинговой компании. Вначале это был отдельный проект. Но, чем больше команда над ним работала, тем четче звучала мысль о том, сколько еще не сделано. Вернее, даже не так, а: сколько ошибок уже сделано и сколько еще нас ждет впереди.

В компании ООО«Ромашка» уже несколько лет использовался электронный документооборот на базе платформы «1С». Каким образом из этой концепции выпал процесс согласования платежей остается загадкой до сих пор. Но, без прозрачного движения денежных средств, невозможна эффективная работа компании. Почему? Огромное число лизинговых договоров с индивидуальными сроками, суммами и реквизитами, несколько должностных лиц, которые должны своевременно разобраться в обоснованности платежа и правильности реквизитов (или довериться рядовым сотрудникам) приводят к тому, что платежные поручения «уходят» несвоевременно, или не туда, куда следовало бы, или вовсе теряются. Все это очень негативно влияет на компанию, на ее репутацию, на ее взаимоотношения с партнерами.

У системы согласования задача не столько ускорить и автоматизировать столь важный процесс, а создать и внедрить цепочку действий, которая бы регламентировала бизнес процессы компании с учетом существующей организационной структуры.

Для реализации задачи необходимо было пройти несколько этапов, а именно: проанализировать готовые решения на рынке и найти наилучшее, интегрировать с существующей системой и доработать возможные замечания. Но, поскольку, приемлемых вариантов найдено не было, программный продукт создавался своими руками.

При создании с нуля необходимо хорошо знать методологию создания продукта. В литературе описываются конкретные разработки, методики и аналитические инструменты, применяемые для решения поставленных задач, а также указывается, какие именно подходы и методы могут быть выбраны для выполнения практической части работ. Насколько глубоко и детально анализировать деятельность компании и отдельных подразделений, как провести интервью, как из речевого потока собеседника вычленить суть. Как при описании бизнес-процесса не скатиться на описание операционной деятельности отдела, которая, может не иметь ничего общего с эффективной работой бизнес процесса.

Три основных задачи, которые были поставлены пред исполнителями, это:

• Обоснованность платежей
• Объем платежей
• Централизованное хранение или единое информационное пространство

Теоретическая, методологическая и практическая части будут описаны в работе. До ввода в промышленную эксплуатацию необходимо разработать регламент согласования платежей, инструкцию для пользователей и техническую документацию по программному блоку. В приложении со всеми этими документами можно ознакомиться.

Удалось ли справиться с поставленной задачей? В целом – да. Система разработана, внедрена и введена в промышленную эксплуатацию. Все ли ею довольны? Конечно, нет. Отдельные сотрудники настаивают на том, что при  согласовании отдельных платежей они с очень большой временной задержкой получают нужную информацию. И эти сотрудники настаивают на реализации функции отзыва своей визы на документе даже после утверждения платежа двумя высшими должностными лицами компании. Мы, глядя в их честные глаза, отправляем их на согласование технического задания и первая подпись, которую мы хотим видеть – это подпись начальника службы экономической безопасности. Финансовый директор, главный бухгалтер и начальник службы экономической безопасности довольны и для нас это ключевой момент.

Из нереализованного можно выделить две части – это календарь платежей и матрица замещения сотрудников. Эта работа ждет нас впереди и хочется надеяться, что мы найдем решение, которое удовлетворит всех ответственных лиц.