Определение необходимости перехода на новую версию 1С:ERP 2.4 c целью унификации процессов финансового планирования и учета

Габдулова А.Б.

Выпускник группы MBA ITM-36

Школа IT-менеджмента

РАНХиГС при Президенте РФ

АО Фаберлик - компания, которая использует прямые продажи, имеет собственное производство в Москве, а также собственную лабораторию для разработки новинок, что позволяет использовать рычаг управления себестоимостью и качеством продукции.

Для управления продажами на предприятии используется SAP HYBRIS, для складской логистики используется 1С:WMS Логистика и AXELOT WMS, для планирования и учёта производственных операций -1C:ERP 2.4, для построения корпоративной отчётности используется корпоративное хранилище данных DWH.

Консолидированный учёт всех операций, регламентированный и налоговый учет, управленческий учёт (с дальнейшей выгрузкой в отдельную базу для построения консолидированной отчетности по компании), расчёт себестоимости и закрытие месяца выполнялись на 1С:ERP 2.2. Система была запущена в 2016 году, имела ряд ограничений и узких мест.

Предпосылки перехода с 1C:ERP 2.2 на новую версию системы 1C:ERP 2.4:

• Использовали партионный учет по ФИФО, к которому не были готовы. Привело к разрастанию ошибок, на исправление которых уходили существенные ресурсы.
• Запустили систему изначально с ошибками. Ошибки, которые не были исправлены при запуске, стали «миной замедленного действия».
• Искажение фактической себестоимости покупных товаров и продукции собственного производства из-за ошибок в учёте.
• Версия 1С:ERP 2.2 больше не поддерживается фирмой 1С.
• Нет возможности обновления до последней версии 1С:ERP 2.4 из-за сильной модификации. Для того, чтобы обновить систему, необходимо несколько месяцев готовить обновление, затем отключать всех пользователей от системы на 2 недели и запускать обновление.
• База «распухла». Ошибки методологии обменов привели к быстрому росту базы данных.
• Техническое закрытие месяца составляло 24-36 часов. Если находили ошибки, а они были всегда, были вынуждены перезакрываться несколько раз. Периодически закрытие завершалось техническими ошибками. Базу данных сложно было контролировать.

Какие результаты ожидали получить после перехода на новую версию 1С: 2.4

• Возможность замены части доработок на стандартный функционал с гибкими доработками, которые не мешают оперативному обновлению.
• Получаем актуальный релиз с поддержкой текущего законодательства. В дальнейшем более простое обновление.
• Снижение риска по появлению новых ошибок в данных. Повышение достоверности информации о фактической себестоимости.
• Ускорение расчета себестоимости в связи с пересмотром методологии и изменением алгоритма расчетов в новой версии системы. Возможность закрывать период за ночь.
• Устранение «распухания» базы данных за счёт пересмотра обменов.

Рассмотрены 3 варианта перехода на новую версию системы:

1. Обновляем базу данных. Исторические данные сохраняются вместе с ошибками в учёте.
2. Остаемся на текущей версии. Обрезаем базу данных. Точечные доработки. Доработки трудоёмки, т.к. версии системы кардинально отличаются.
3. Переходим на новую версию. Начинаем с ввода начальных остатков.

Взвесили все плюсы и минусы, оценили риски каждого варианта. В результате был обоснован и выбран 3 вариант. Проект длился 9 месяцев. При реализации проекта по переходу на новую версию 1C:ERP 2.4 были выполнены следующие задачи:

1. Составлен план мероприятий с установленными сроками.
2. Утверждена рабочая команда.
3. Описана система «Как есть», «Как будет» по подсистемам.
4. Отказ от большого числа доработок. Максимальное использование типового функционала.
5. Пересмотрена методология обменов с другими системами.
6. Пересмотрены технические средства обменов.
7. Подготовка данных для переноса. Устранение ошибок.
8. Гибко доработан функционал (где не смогли использовать типовой функционал) с использованием расширения конфигурации.
9. Подготовлен тестовый стенд. Подведены итоги. Устранены замечания и ошибки.
10. Проведено обучение пользователей. Созданы инструкции пользователя.
11. Выполнен запуск в рабочую эксплуатацию. Устранены ошибки.

По завершении проекта ожидаемые результаты от перехода на новую версию были достигнуты в полном объеме.

Так же был достигнут экономический эффект от перевнедрения:

1. Сокращение штата бухгалтерии на 6 человек. – XXX тыс.руб.
2. Сокращение ресурсов отдела корпоративных систем управления на поддержку пользователей и системы -4 сотрудника. Сотрудники КСУ были перераспределены на другие проекты/системы. -ХХХ тыс. руб.
3. Пока готовились к переходу навели порядок в учёте. Остались в прибыли. -ХХХ млн.руб.
4. Сокращены текущие и будущие затраты на поддержку системы и ее обновление. -ХХХ млн. руб.
5. Переход был выполнен собственными силами. С привлечением подрядчиков обошлось бы в 3 раза дороже. -ХХХ млн.руб.