Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Терехин Н.И.

Выпускник группы MBA ITM-36

Школа IT-менеджмента

РАНХиГС при Президенте РФ

Управленческая деятельность любого предприятия в России, осуществляется с помощью документов, которые являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Длительный период времени основу всего делопроизводства любого предприятия, от малого до крупного бизнеса, составлял (а местами и составляет до сих пор) исключительно бумажный документооборот.

Основная проблема работы с документами на бумажных носителях состоит в том, что практически невозможно централизованно отслеживать движение документов организации в режиме реального времени. Это приводит к тому, что в произвольный момент времени нельзя точно сказать, над какими документами в целом работает организация, какая история и текущее состояние того или иного вопроса и чем именно заняты исполнители. С годами и увеличением накопленных документов на предприятии, ситуация все больше и больше усугубляется. В большом объеме и архивах трудно и времязатратно находить какой-либо определенный документ, анализировать данные различных подразделений, составлять отчёты и осуществлять контроль и учёт. Помимо вышеописанного, использование бумажного документооборота требует существенных материальных, кадровых затрат и значительных временных затрат на его обработку. Данная проблема особенно актуальна для предприятий, имеющих несколько географически разнесенных офисов и состоящих из подразделений различных по структуре и назначению.

И, если на малых предприятиях документооборот не столь обременителен, то в средних и крупных компаниях использование бумажного документооборота не только существенно тормозит весь процесс функционирования и развития предприятия, но и зачастую вносит хаос и неразбериху.

Потребность подразделений предприятий, малого и среднего, а тем более, крупного бизнеса в оптимизации своего документооборота продолжает расти, так как электронный документооборот становится обязательным фактором успешного развития бизнеса в современных условиях, повышая его мобильность, устойчивость и конкурентоспособность на рынке.

Но отсутствие системы электронного документооборота на предприятии говорит скорее не о консервативных методах ведения бизнеса, а о незрелости бизнес-процессов и нежелании вводить инновации на предприятии. Так как на сегодняшний день не только документы, но и бизнес-процессы представляют собой сердце и кровеносную систему любой современной организации. Бизнес-процессы оказывают непосредственное влияние на привлекательность продуктов, представляемых компанией, определяют задачи и зоны ответственности, тем самым формируя структуру занятости каждого сотрудника организации. Бизнес-процессы объединяют системы, данные и ресурсы внутри и между компаниями, дают возможность организации адаптироваться к новым условия рынка, влияют на потенциальный доход, поскольку определяют задействование ресурсов и капитала организации. Поэтому чрезвычайно важно организовывать деятельность компании тщательно и правильно. В связи с чем и были разработаны целые методологии, обеспечивающие поддержку при построении бизнес-процессов на всех этапах жизненного цикла организации.

При внедрении новой системы документооборота перенос старых бизнес-процессов не поможет стать компании адаптивной и конкурентоспособной. Так как старые бизнес- процессы на новой платформе позволяют лишь структурировать хаос, а не позволяют быть процессам более гибким.

Актуальность темы, которой посвящена дипломная работа подсказана теми экономическими и социальными условиями, которые сложились в настоящее время в сфере бизнеса.

Цель работы и объект исследования

Объектом исследования дипломной работы выступает холдинг «ТЕРЕКС-Групп», состоящий из 10 географически разнесенных предприятий, имеющих различный профиль производства. Предметом исследования является внедрение электронного документооборота в отдельно взятом отделе продаж компании ООО «Терекс-Трейд». В этом отделе мы проведем пилотное внедрение новый системы управления бизнес- процессами для управления документооборотом данного отдела.

Задачи

Для достижения поставленной цели были сформированы следующие задачи:

1. Рассмотреть понятийный аппарат «электронного документа» и проанализировать современное законодательство в области электронного документооборота.
2. Исследовать российский рынок информационных систем в области управления корпоративным контентом.
3. Собрать информацию о системах электронного документооборота, представленных на Российском и международных рынках. Провести сравнительный анализ.
4. Ознакомится с организационной структурой предприятия. Изучить основные виды деятельности. Произвести анализ внутреннего взаимодействия.
5. На основе полученных данных выбрать систему и изучить её функциональные возможности.
6. Построить модель «AS-IS» для процессов внутреннего документооборота компании отдельно взятого отдела.
7. На полученной модели провести пилотный проект по внедрению новой ИТ-системы.
8. Провести анализ полученных результатов.

Методы исследования:

• Проведение тщательного анализа литературы;
• Поиск нормативно-правовой документации по теме;
• Изучение, сравнительно-сопоставительный анализ и обобщение лучшей отечественной и зарубежной практики внедрения системы электронного документооборота;
• Классификация, теоретический анализ и обобщение полученного материала;
• Интервьюирование руководителей и персонала холдинга;
• Моделирование и анализ работы предприятий на основе получившихся моделей.

Практическая значимость работы заключается в разработке, построении, составлении рекомендаций по внедрению информационной системы электронного документооборота в действующую организацию.

В результате внедрения информационной системы в холдинг «ТЕРЕКС-Групп» ожидается, что текущая деятельность станет более эффективна по следующим направлениям:

• Оперативность проведения внутренних документов;
• Совершенствование контрольной функции подразделений предприятия, прозрачность работы всех служб холдинга;
• Снижение расходов на канцелярские принадлежности, заработную плату и иных расходов, на которые может повлиять внедрение информационной системы;
• Систематизация и оптимизация общей работы предприятий;
• Повышение конкурентоспособности холдинга на современном рынке.

Нормативной базой для написания работы являются Федеральные законы Российской Федерации постановления Госстандарта Российской Федерации, нормативные-правовые акты и требования, методические рекомендации, касающиеся вопросов документооборота на предприятии.

Информационной базой послужили нормативные материалы предприятия, устав фирмы, должностные инструкции сотрудников, приказы и указания руководства организации, и другие материалы.

Результатом данной работы является успешной выполненный пилотный проект и согласованные работы, и бюджет на дальнейшие работы по внедрению в остальные компании холдинга.