Разработка методологии и внедрение автоматизированной системы управления портфелем проектов компании Даймер Камаз Рус

Бадртдинов Р.Р.

Выпускник группы MBA ITM-17

Школа IT-менеджмента

РАНХиГС при Президенте РФ

Компания Даймлер Камаз Рус является официальным импортером грузовиков Mersedes Benz, грузовиков Mitsibishi Fuso
ООО «ДАЙМЛЕР КАМАЗ РУС» является официальным импортером грузовиков и специальной техники Mercedes-Benz, грузовиков FUSO, автобусов Mercedes-Benz и Setra, а также официальным производителем грузовой и специальной техники Mercedes-Benz и грузовиков FUSO в России. За 9 лет работы компания из стартапа с численным составом 30 сотрудников, выросла до холдинга, в котором работает 1800 сотрудников. Учитывая активный рост компании за счет открытия новых направлений деятельности остро стоит вопрос управления портфелем проектов компании и унификации проектной деятельности.

Экспоненциальный рост компании Даймлер Камаз Рус, постоянные изменения во внешней среде заставляет более тщательно подходить к формированию стратегии, учитывать риски, грамотно рассчитывать финансовые возможности. При всем при этом актуальность задачи управления портфелем проектов заметно возрастает. Повышение инновационной активности компании, рост числа реализуемых проектов, предъявляет новые требования к отбору проектов, включаемых в портфель. Также растет потребность в создании модели выбора проектов, которые соответствуют стратегии развития и способствуют росту конкурентоспособности компаний.

Появляется необходимость выделять важнейшие проекты и грамотно распределять ресурсы для достижения стратегических бизнес - целей компании. При этом становится очевидным, что анализ отдельных проектов не позволяет адекватно оценить ситуацию на корпоративном уровне. Существовавшая в компании методология портфельного управления проектами, была далека от совершенства, не обладала методологическим единством. Поэтому задача разработки и использования методологии управления портфелем проектов с учетом факторов риска и возрастающей внешней конкуренции на рынке представляется наиболее актуальной.

Объектом работы являются портфель проектов, реализуемых в компании Даймлер Камаз Рус.

Предметом работы является управленческие процессы по разработке и управлению портфелем проектов.

Целью настоящей работы является разработка методологии и внедрение автоматизированной системы для управления портфелем проектов для реализации стратегических целей организации.

В соответствии с поставленной целью были определены следующие задачи:

• Диагностировать основные проблемы формирования и управления портфелем проектов.
• Определить факторы, влияющие на процессы управления портфелем проектов.
• Разработать методологию проектного управления в компании
• Разработать алгоритмы формирования и планирования портфелей проектов.
• Внедрить систему управления портфелем проектов.

Работа имеет традиционную структуру и состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложения.

Во введении обоснована актуальность выбора темы, описаны поставленные цели и задачи работы.

В первой главе описан процесс разработки методологии управления портфеля проектов, информация о компании, проблемы проектного управления. Также обосновывается актуальность выбранной темы.

Во второй главе представлены требования к автоматизированной системе управления проектами и процесс ее внедрения.

В заключении сформулированы краткие выводы.

Практическая ценность работы состоит в возможности использования разработанной методологии и автоматизированной системы в деятельности организации. Также, методология управления, описанная в работе, может быть полезна для других компаний.

До использования методологии и автоматизированной системы управления проектами в компании существовало большое количество проблем связанных с управлением проектами, а именно, отсутствие полной картины реализуемых проектов в компании, не было понятно на каком этапе проект, каков его бюджет, есть ли отставание от базового плана, эту информацию необходимо было запрашивать у менеджера проекта который его реализует, сбор актуального статуса по всем проектам занимал значительное время, с учетом того что единого стандарта для управления проектами не существовало формат в котором предоставлялась информация от подразделений сильно отличалась друг от друга, что усложняло задачу.

Остро стояла проблема общих ресурсов компании, не было понятно насколько загружены сотрудники участвующие в проектах, достаточно ли ресурсов для запуска нового проекта, какой проект считать более приоритетным и соответственно на какой проект выделять ресурсы в первую очередь.

Большое количество нерешаемых вопросов подтолкнуло компанию к разработке методологии управления проектов, выделение проектного офиса в отдельное структурное подразделение и внедрении автоматизированной системы управления проектами на базе MS Project Server.

Проектный подход позволил заранее просчитать и ограничить ресурсы, сроки, необходимые для завершения проекта, изначально назначить ответственных сотрудников, у которых не всегда в ежедневные обязанности входит работа, связанная с проектом, что дает каждому почувствовать себя частью команды, стать причастным к важному общему делу. В конечном итоге это повысило эффективность проектов в несколько раз.

По итогам осуществленной работы компании удалось добиться следующих результатов:

• Уменьшить число реализуемых проектов, не соответствующих стратегии развития компании
• Выставить приоритеты проектов согласно стратегическим целям;
• Увеличить процент успешно реализованных проектов;
• Сократить сроки реализации проектов;
• Сократить сверхбюджетных инвестиционных расходов;
• Рационализировать процессы использования и распределения ресурсов и сопутствующий эффект экономии инвестиционных бюджетов;
• Стандартизировать и унифицировать процессы реализации проектных мероприятий;
• Упростить доступ к информации для всех участников проектных мероприятий, повысить уровень коммуникаций в рамках проекта;
• Сконцентрировать работу проектного менеджера на основных задачах проекта без отвлечения на рутину;
• Снизить трудоемкость документооборота проектного управления