Применение процессного подхода в отделе информационных технологий ГК "Автотрейд"

Харламов С.Н.

Выпускник группы MBA CIO-49

Школы IT-менеджмента

РАНХиГС при президенте РФ

Современные компании понимают, что сегодня особенно остро испытывается необходимость преобразовать информационные технологии в настоящий корпоративный актив (и рассматривать их именно таким образом), имеющий конкретную коммерческую ценность. Тесное согласование деловых целей и целей, связанных с ИТ, помогает организациям развертывать решения, позволяющие сотрудникам более эффективно взаимодействовать с заказчиками, использовать важнейшие данные о состоянии дел и совместно работать, невзирая на какие-либо границы. Как составная часть бизнеса, ориентированного на пользователя, ИТ-решения являются средством для более полной реализации возможностей сотрудников, управления сложными системами, защиты информации, контроля над доступом и развития компании.

При этом процессный подход к управлению ИТ позволяет осуществить:

– Устранение лишних/дублирующих функций и исполнителей;

– Сокращение стоимости процесса;

–Горизонтальное и вертикальное сжатие процесса;

– Упрощение логики процесса;

–Определение операционных рисков и контрольных процедур.^[1]

За счет чего повышается эффективность работы компании в целом, в том числе – доходность и производительность труда сотрудников.

Поэтому использование процессного подхода к управлению как предмета изучения представляет особый интерес с точки зрения повышения не только ИТ-результатов, но и операционной, и производственной эффективности современной компании в целом.

Предметом исследования в рамках данной темы являлся процессный подход к управлению в целом и процессы Отдела информационных технологий Компании «Автотрейд». Объектом исследования была Компания «Автотрейд» – торговая компания, крупнейший представитель известных производителей  автозапчастей для автомобилей японского и европейского производства.

Сегодня, в связи с негативным влиянием внешней среды на сферу торговли автомобильными запасными частями компании вынуждены сокращать издержки, уменьшать финансирование приоритетных программ и проектов, в том числе – снижать инвестиции в автоматизацию производства и информационное обеспечение.

Согласно проведенному в 2016 году исследованию эффективности информационного обеспечения в Компании «Автотрейд», было установлено, что удовлетворенность внутренних клиентов ИТнаходится на крайне низком уровне. Так, сотрудники Финансового, Коммерческого и Закупочного блоков Компании удовлетворены ИТ-поддержкой не более, чем на 40% из 100% возможных.

Основные замечания по неудовлетворенности предоставляемыми ИТ-сервисами – это:

• отсутствие обратной связи на запросы;

• недостаточная скорость реакции на запросы;

• слабая интеграция основных информационных систем;

• отсутствие полнофункциональной СЭД;

• устаревшая система ERP организации не позволяет решать, как текущие задачи, так и расширять функциональность, обеспечивать подразделения необходимым уровнем.

Также было выявлено, что из-за дублирования функциональности информационных систем происходит двойной или тройной ввод данных в различные ИС, что ведет к неполноте или низкому качеству наполнения данных, отсутствию отказоустойчивости и увеличению в связи с этим стоимости сопровождения ИС. В большинстве случаев проектная деятельность для Отдела информационных технологий Компании является спонтанной и несистематизированной, что также ведет к увеличению стоимости работ и сроков их внедрения, а также понижению их качества.

Для того, чтобы оптимизировать процессы в Отделе информационных технологий, ликвидировать дублирующие друг друга операции и т.д., было проведено исследование процессов ИТ, произведена оценка их зрелости, чтобы в дальнейшем оптимизировать их.

В процессе проведения аудита деятельности Отдела информационных технологий были выделены и проанализированы основные процессы ИТ:

– Процесс «Стратегическое планирование ИТ»;

– Процесс «Управление информационной архитектурой»;

– Процесс «Управление ИТ-бюджетом»;

– Процесс «Управление персоналом»;

– Процесс «Управление ИТ-проектами»;

– Процесс «Предоставление непрерывного доступа к ИТ-инфраструктуре»;

– Процесс «Управление системами и приложениями»;

– Процесс «Управление рисками ИТ».

Были выделены сильные и слабые стороны процессов. Например, процесс «Управление ИТ-проектами» характеризуется тем, что в большинстве случаев проектная деятельность для ИТ-службы является спонтанной и несистематизированной, что ведет к увеличению стоимости работ и сроков их внедрения, а также понижению их качества. Также была отмечена низкая компетенция руководителей проектов.

Были отмечены недостатки в текущих информационных системах. Так,  Система Управления Документооборотом имеет такие недостатки как:

– нет интеграции с текущей ERP системой, что приводит к дублированию информации по договорам в двух системах;

– нет возможности инициирования повторного согласования договоров.

По итогам оценки уровня зрелости бизнес-процессов ИТ было установлено, что большинство процессов ИТ развиты на среднем уровне, и существует значительный потенциал их дальнейшего развития. Так, уровень зрелости процессов планирования и организации ИТ на сегодняшний день составляет 1,8, потенциально возможный –3,8. Уровень зрелости процессов приобретения и внедрения в Компании «Автотрейд» на сегодняшний день составляет 2,2, потенциально возможный –3,4. Уровень зрелости процессов предоставления и поддержки ИТ на сегодняшний день составляет 2,7, потенциально возможный–3,4. Уровень зрелости процессов мониторинга и оценки ИТ на сегодняшний день составляет 1,9, потенциально возможный–3,5.

Стратегия развития Отдела информационных технологий Компании «Автотрейд» состоит в том, чтобы повысить зрелость ИТ-процессов путем их оптимизации в периоде ближайших 1-3 лет.

Экспертной группой были разработаны предложения по совершенствованию основных процессов Отдела информационных технологий. Был предложен целый ряд мероприятий, в том числе:

– Реструктуризация организационной структуры управления Отдела информационных технологий.

– Реализация проекта по модернизации Систем Управления Предприятием (ERP системы).

– Объединение проектов по созданию Call Center и Внедрению 1С CRM в единый проект.

– Проект создания отказоустойчивой распределенной ИТ-инфраструктуры Компании

– и другие мероприятия.

Общая продолжительность мероприятий составит 243 дня, с 1 октября 2017 года по 31 мая 2018 года. В настоящее время в Компании «Автотрейд» уже начато внедрение целого ряда мероприятий.

Согласно бизнес-плану Компании, затраты на ИТ вследствие мероприятий останутся без изменений (на уровне 2016 года) по итогам 2017 года, сократятся на 5% в 2018 году, и еще на 10% в 2019 году. Кроме этого, согласно прогнозу Компании, целый ряд бизнес-процессов Финансового, Коммерческого и Закупочного блоков должны ускориться за счет снижения трудоемкости процессов поддержки и, главным образом, за счет объединения многих ИТ – модулей в единые системы и модернизации существующей ERP системы.

Темп роста затрат на ИТ в 2018 году будет 95% (т.е. расходы на ИТ сократятся на 5%), а в 2019 году составит 90% (т.е. расходы на ИТ сократятся на 10% по сравнению с 2017 годом).

Производительность труда повысится за счет роста доходов Компании и сокращения численности персонала. Прирост  производительности труда в 2017 году составит 10% по сравнению с 2016 годом, в 2018 году - 16%, в 2019 году -16%.

Таким образом, разработанные мероприятия будут способствовать совершенствованию основных ИТ процессов Компании «Автотрейд» и повлекут за собой конкретный экономический эффект. Что свидетельствует о целесообразности их реализации.