Карамушко С.А.

Карамушко С.А.
выпускник группы ITM-22
Школы IT-менеджмента РАНХиГС
при Президенте РФ.

В 2010 году перед компанией финансовым блоком холдинга была поставлена задача унификации и централизации, учетных функций на основе единой программной платформы. В качестве платформы была выбрана 1С Предприятие: Бухгалтерии предприятия и Зарплата и Управление Персоналом, одно из главных требований к которым было максимальная приближенность к типовым конфигурациям.

В 2011 году данная задача была успешно выполнена. В этом же году была поставлена новая задача, сокращение затрат компании без потери качества работы. После анализа возможных путей реализации данной задачи было принято решение о создании общего центра обслуживания (ОЦО). Общий центр обслуживания бизнеса  – это специально созданное подразделение в структуре производственных предприятий, которое является общим центром управления и учёта, позволяющим централизовать определенные функции. Это могут быть: финансы, управление денежными средствами, управление персоналом, продажи и закупки, информационные технологии.

Но для создания ОЦО необходимо было решить ряд организационных и технологических задач, так как, по сути, менялась организационная структура компании, а вместе с ней и производственная, управленческая,  техническая и прочие  составляющие компании.

Перед ИТ подразделением в этом процессе стояли 2 задачи:

• Создание электронного архива финансовой документации
• Обеспечение своевременной информированности филиалов компании о выходе и исполнении организационно-распорядительной документации (ОРД), как по процессу создания ОЦО, так и по дальнейшей работе компании в рамках новой структуры. В условиях новой структуры наличие электронного архива, оперативность исполнения ОРД и контроль за ним становился определяющим.

ИТ-подразделением компании в качестве основного условия для начала данного проекта было предложено создание методологического комитета  по внедрению СЭД.

Основными задачами Методологического комитета  являются:

• определение основных направлений развития и совершенствования системы электронного документооборота в рамках компании;
• разработка и актуализация методических рекомендаций по вопросам размещения и хранения бухгалтерской, налоговой  и организационно-распорядительной документации,  в том числе с учетом требований международных стандартов в рамках компании;
• разработка унифицированных требований по наполнению СЭД электронными копиями документов на бумажных носителях и электронными документами, формированию связей между документами;
• разработка предложений по размещению и хранению бухгалтерской, налоговой  и организационно-распорядительной документации,  в том числе с учетом требований международных стандартов в рамках компании;
• рассмотрение проектов документов и предложений по размещению в СЭД;
• анализ эффективности разработанных Методологическим комитетом предложений по совершенствованию и унификации бизнес-процессов работы с документами в рамках компании.

После анализа производственной деятельности компании были выявлены 7 самых критичных  бизнес-процессов для реализации в СЭД:

• Бизнес-процесс Ознакомление;
• Бизнес-процесс Исполнение;
• Бизнес-процесс Поручение;
• Бизнес-процесс Утверждение;
• Бизнес-процесс Согласование;
• Бизнес-процесс Обработка приказов Управляющей компании;
• Бизнес-процесс Обработка налоговых требований.

В качестве платформы СЭД принято решение использовать 1С:Документоборот, данная СЭД обладает всеми современными требованиями к СЭД,  к тому же является  лучшей для интеграции с нашими учетными системами которые также работают на платформе 1С. А также поддерживает концепцию сокращения затрат, так как нет необходимости закупать дополнительные пользовательские и серверные лицензии, СЭД работает на уже построенной инфраструктуре, которая проектировалась под учетные системы.

Внедрение СЭД  позволило повысить уровень управляемости компании в целом, в цифрах это выглядит следующим образом:

• на поиск и ожидание поступления документов - 40%
• на согласование и утверждение документов - 30%
• на передачу документов между подразделениями - 70%
• на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 50%

Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования актуальных и своевременных данных, повышение контроля над исполнением ОРД позволило более эффективно использовать человеческий труд и оптимизировать загрузку персонала.