Внедрение ПО Microsoft Project для управления проектами и развития нового направления бизнеса

Гусарова Т.Н.
выпускница группы ITM-19
Школы IT-менеджмента РАНХиГС
при Президенте РФ.

Работа посвящена внедрению одной из методологий управлений проектами в компании Microsoft Project (MSP), причем не только внедрение программного обеспечения, а так же организация проектного подхода в компании.

Проектный подход - Управление проектами — в соответствии с определением национальным стандартом ANSI PM Bok— область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объемом работ, ресурсами. После изучения PM Bok Мы решили использовать MSP, для реализации проектов в компании, достижения экономической эффективности.

Из всех выделенных критериев в PM Bok мы выдели для себя следующие значимые: содержание, сроки, стоимость, управление ресурсами, управление коммуникациями, управление рисками. Планировать проект по датам, но так же необходимо оценивает финансовые затраты, доступность ресурсов, вклад отдельных ресурсов в проекты, так как  компания реализует несколько проектов одновременно и ведет операционную деятельность. С каждым из указанных критериев был соотнесен определённый функционал заложенный в программное обеспечение MSP.

В компании развивается новое направление бизнеса розничные продажи растений - сеть Садовых центров «Дарвин». Первый открыт в 2011 году (darvin-market.ru), в апреле 2013 года начинается строительство второго Садового центра и осуществляется подбор земельного участка для третьего. В связи с тем, что мы создаем новый формат в России, соответствующий европейским стандартам большое значение имеет правильная оценка конкурентного окружения, рисков, сроков, финансовых затрат, все это требует взаимной увязки с основными действующими бизнесами группы компаний.

Конкурентная среда в Россиии и мире в настоящее время характеризуется:

• Volatility (изменчивость, нестабильность, неустойчивость, волатильность) – ситуация меняется быстро и непредсказуемо (на основе данных изменений нельзя предсказывать будущую ситуацию или планировать действия)
• Uncertainty (неопределенность) – то «место», где основные разрушительные изменения случаются. И прошлое в данном месте не является предсказателем будущего: определение того, что грядет является крайне затруднительным.
• Complexity (сложность) – «место», где множество сложных для понимания фактов, причин и факторов складываются в проблемы.
• Ambiguity (неясность, двусмысленность, неопределенность) - «место», где сложно ответить на вопросы «кто, что, где, когда, как и почему».

Наша реакция на этот вызов быстрота и гибкость.

MSP  используется для объединения сотрудников холдинга в группы для работы над отдельными проектами.
В рамках созданий с жесткими ограничениями которые установили сами себе, мы столкнулись с целым рядом проблем непредсказуемое увеличение сроков, нехватка ресурсов , либо их чрезмерная загруженность, и как результат не достижения планов по возврату инвестиций. Анализ ситуации внешней консалтинговой компании показал не эффективность традиционных методов управления проектами и контроля, принятых в компании. По результатам было приведено 3 ступенчатое обучение персонала компании (стратегическом уровне с принятием решения о взаимодействии команды проекта с основным штатом персонала холдинга, обучение управлению проектами и обучение работы в MSP всей команды проекта).

В итоге -  разрозненные планы работ сведены в один общий файл, команда проекта получает наглядную информацию влияния каждой задачи на срок сдачи проекта, и проведена оптимизация загрузки персонала. Срок реализации возникающие отклонения вносятся в график, очевидно их влияние на стоимость и сроки сдачи проекта,  у менеджера проекта появилась возможность управления, минимизации рисков, оптимизации последовательности и стоимости работ.