Внедрение корпоративной СЭД в территориально-распределенном холдинге. Финансовый документооборот

Капралов Д.В.
выпускнк группы ITM-22
Школы IT-менеджмента РАНХиГС
при Президенте РФ.

Сегодня модель ведения бизнеса с привлечением Общих Центров Обслуживания (ОЦО) довольно популярна в мировой практике. Создание общих центров обслуживания пользуется спросом у транснациональных корпораций. По статистике, более 75% компаний из списка Fortune 500 уже организовали у себя ОЦО, причем наибольшей популярностью пользуются центры бухгалтерского учета. Создаются они для экономии на однотипных издержках множества филиалов и дочерних компаний, а также для повышения качества учетных процедур. Говоря о преимуществах модели ОЦО, отметим, что к числу типичных проблем крупных компаний, чьи подразделения распределены территориально, можно отнести медленное прохождение информации (как финансовой, так и любой другой), а также дублирование функций на разных уровнях управленческой иерархии. Проблему скорости доставки информации решают современные  Системы электронного документооборота (СЭД). В данной работе мы рассмотрим создание СЭД в общем центре обслуживания в территориально распределенном холдинге в части обеспечения документооборота финансовых документов.

Компания ООО «Учетный Сервис» осуществляет учетную функцию в Энергетическом холдинге состоящим из пяти ТГК, нескольких энергосбытовых, теплосбытовых и сервисных (учет, ИТ, автотранспорт, ремонты) компаний. Исторически во всех обслуживаемых компания сложилась ситуация, когда полноценные учетные подразделения присутствуют на каждой производственной площадке. В момент перевода компаний на обслуживание в Учетный Сервис учетные сотрудники практически без изменений принимались на работу.  С другой стороны Учетный Сервис уже имеет корпоративные учетную политику, стандарты, регламентированные справочники, учетные системы которые поддерживают данную методологию. Все учетные системы размещены в одном центре обработки данных, доступ пользователей осуществляется в терминальном режиме.

К концу 2010 года у руководства компании сложилось понимание, что после завершения приема на обслуживание пула компаний запланированного на 2011 год нас ожидает достаточный период времени относительной стабильности и возможно будет перераспределить ресурсы на проведение организационных и технологических изменений для поддержки мероприятий по выстраиванию схемы работы компании типа: «фронт-офис» - «транзакционный центр». Данная схема, исходя из нашего исторического ландшафта, уже на этапе предварительных оценок предсказывала широкие возможности по сокращению численности и соответственно расходов на ведение учета. Одним из краеугольных камней для достижения этой цели является наличие электронного архива  финансовой документации.   

В настоящий момент проект продолжается, в данной дипломной работе вы сможете ознакомиться с проделанной работой и достигнутыми результатами за период сентябрь 2011 – февраль 2013.