Система электронного документооборота в территориально распределенной торговой сети

Бойцов И.М.
выпускник группы MBA CIO-32B
Школы IT-менеджмента РАНХиГС
при Президенте РФ

Данная работа рассматривает организацию системы электронного документооборота в территориально распределенной торговой сети, работающей в сфере розничной продажи средств контактной коррекции.

Объект данного исследования – сеть салонов оптики «Очкарик». Салоны работают на оптическом рынке России с 2001. Компания, основанная на базе Московского объединения «Оптика», история которого насчитывает более 80 лет. Эта компания и теперь продолжает развиваться в условиях современных экономических преобразований. Филиалы компании расположены в городах России: в Москве и Подмосковье, Екатеринбурге, Краснодаре, Новосибирске, Омске, Ростове-на-Дону, Самаре, Санкт-Петербурге, Уфе и Ярославле. В компании особое внимание уделяется схемам логистики и взаимодействия с партнерами. Тем самым компания добилась осуществления доставки заказов более чем в 44 города по всей территории РФ. Так же торговая сеть развивает собственную научно-производственную базу. Помимо современного оборудования для обеспечения основного вида деятельности, компания располагает возможностями сотрудничать в области развития и производства роботизированных обсерваторий серии «МАСТЕР».

К моменту написания данной работы численность сотрудников компании составляла более 800 человек, работающих в составе 84 территориальных подразделений (филиалов). На филиалах используется более 450 автоматизированы рабочих мест.
С 2010 года в компании стоит цель перехода на систему электронного документооборота. Эта система необходима для оптимизации издержек и экономии времени принятия решений.

Предметом данного исследования является определение основных этапов при разработке электронного документооборота, их адаптация под влиянием особенностей в рабочих процессах компании. В работе рассматривается метод сравнения при выборе технического решения для построения системы из имеющихся на балансе и используемых сейчас вспомогательных систем, и их функциональные компоненты. На основе имеющихся данных предлагаются меры по организации и реализации системы электронного документооборота. Не забудем мы предусмотреть и интеграцию в современной автоматизированной системе.

Кратко рассмотрим основные предпосылки создания системы электронного документооборота и минимизации использования бумажных носителей в документообороте компании.

В связи со спецификой деятельности компании, документооборот является необходимостью для ее осуществления Документооборот в компании организовывался подразделениями самостоятельно для исполнения определенных в положениях отделов функций. К документообороту определялись и актуализировались обязательные требования в соответствии с законами. В отделах компании велось персональное делопроизводство. В связи с этим сформировалось более 10-ти центров для хранения документации, которые контролировались ответственными.

Вследствие развития информационных технологий, появления и использования современных компьютерных, высококачественных устройств сканирования и работы с электронными версиями документов практически весь документооборот оказался размещенным в электронном виде в информационных системах компании. Незаметно электронные документы стали первоначальным источником информации для получателя. Бумажный вариант документов взял на себя роль фискального доказательства и воспринимается пользователем не обязательным, пока он не понадобится в спорной ситуации. В связи с тем, что за электронными документами был организован самостоятельный контроль аналогично правилам для бумажного оборота, контроль над документами для его централизации и оперативного доступа к актуальным версиям был потерян. Под воздействием новых технологии работы с документами в электронном виде, контролировать работу с документами стало возможно, но весьма затруднительно. В связи с тем, что документы принимались и согласовывались в бумажном варианте, процесс их согласования затягивается в связи с большим количеством участников, принимающих решение документом. Документы теряются, сроки не исполняются, сотрудники не понимают, чего от них требует работодатель.

Отсутствие системы электронного документооборота, а так же не системная формализация бумажного документооборота внутри компании является серьёзным препятствием на пути сокращения издержек и развития компании.

Одним из направлений автоматизации управления предприятием, ставшим наиболее популярным в последнее время, является электронный документооборот. Современный документооборот включает такие составляющие, как управление электронными документами, управление деловыми процессами и канцелярское делопроизводство.

Тем не менее, современные тенденции развития систем электронного документооборота направлены в сторону совершенствования процесса документального взаимодействия между предприятиями одной корпорации, т.е. переход от горизонтальных связей в системе к вертикальным.

Попытка использования «как есть» готовой системы электронного документооборота, представляющей решения на современном рынке показала, что подход к работе, реализация решений и методы работы очень сильно различается, причем как на российском, так и на мировом рынке. В некоторых случаях системы электронного документооборота противоречат законам РФ или сильно их ограничивают в качестве использования в компании.

Предпринятые попытки использования внутренних организационных мер в компании и возложения на сотрудников дополнительных функций также не позволили в полной мере решить стоящую перед ним задачу, т.к. они воспринимают на данный момент эту задачу в частном порядке, не предвидя развитие системы на будущее в связи с отсутствием специализированных знаний в документообороте и ит-области.

Компания фактически является отраслевым лидером. Использование своей системы документооборота и определенных методов работы с документами – большое преимущество как для самой компании, так и для общего медицинского и экономического благополучия жителей нашей страны. Даже небольшое в относительном выражении повышение эффективности компании за счет использования системы электронного документооборота имеет большую ценность в масштабе развития страны.

Масштаб деятельности компании определяется, в первую очередь, объемами её выручки. Выручка компании за 2013 год составила более 2.5 Млрд. рублей. Суммарный объем потенциальных клиентов компании может достигать более 50 миллионов человек. В сочетании с ростом ВВП в стране, от деятельности компании зависит самое важное – здоровье граждан России.

Построение системы электронного документооборота – задача масштабная и амбициозная. Ее решение актуально также и потому, что разработка документов и их обмен между получателями – один из ключевых способов экономии рабочего времени, а значит повышение КПД сотрудников компании.

Стоит отметить, что система электронного документооборота сама по себе – не самоцель. Система является новой областью информационно – технической системой средств и работой информационных систем, направленных на достижение конкретного результата в максимально короткие сроки с минимальными издержками. Для корректной работы в системе требуется заинтересованность пользователей и соблюдение всех разработанных правил. Система электронного документооборота перспективна и на первом этапе не должна, да и не может быть организована полностью. Заложив определенные предпосылки на стадии организации проекта и разработав определенный план действий, можно удовлетворить текущую потребность в документообороте, сохранив потенциал для будущего развития. Идея формирования задания на уровне головной организации с возможностью отслеживания его исполнения на уровне филиалов существует уже давно, однако, вопрос реализации идеи в наглядной, простой и доступной для понимания форме ведения процесса контроля исполнения документа еще не достаточно продуман.

Рассмотрев информацию о существующих подходах к делопроизводству, применяемых государственным аппаратом и используя имеющуюся в пользовании вариантах решения систем электронного документооборота различными ит-компаниями, мы пришли к выводу, что имеющиеся и использующиеся в компании решения не в полной мере, удовлетворяют нашим требованиям.

Учитывая то, что в компании уже внедрены и используются системы электронного документооборота от компании 1С и SharePoint 2013, инфраструктура полностью смонтирована и системы уже используются, мы приняли решение строить документооборот на основе системы 1С: Предприятие 8.2 (Документооборот), при этом используя SharePoint 2013 в качестве системы для создания документов.

Были решены следующие задачи:

• Охарактеризованы и описаны этапы внедрения системы электронного документооборота;
• Сформулирован выбор технического решения;
• Сформировано техническое задание к системе электронного документооборота.

Были проведены следующие работы:

• Определены основные системы документации
• Проанализирована текущая ситуация и потребности компании
• Определены процессы документации
• Организована рабочая группа проекта
• Разработаны основные требования к СЭД
• Выбрана платформа реализации решения
• Проведена работа по подготовке к внедрению СЭД
• Организовано внедрение СЭД

В результате реализации проекта получили следующие преимущества:

• Повышен контроль за документами и их исполнением;
• Сокращено время на движение, разработку и согласование документов;
• Переход к электронным формам работы с документами существенно повысил эффективность управления Компанией в целом.

Данный проект позволил организовать систему электронного документооборота в компании, сохранив высокий потенциал к расширению системы, а так же определив стандартный набор операций для анализа и внедрения подобных систем на других предприятиях.

Работа подобных систем будет все больше и больше привлекать внимание государства. Так как в стране все более активно развивается проект Электронного правительства, а гос. учреждения все чаще привлекают в качестве исполнителей частные компании, стоит рассматривать взаимный обмен данными как перспективный. Обмен документами будет все больше регламентироваться и контролироваться, что способствует выработке единых требований. Соблюдая их и развивая компоненты системы в компании уже сейчас, в будущем эти меры позволят наиболее выгодно интегрироваться с электронными системами государственного масштаба, что несомненно принесет свои «дивиденды» Компании.