Оптимизация процесса формирования бюджетной оценки исполнения проекта

Российская компания ООО «Степ Лоджик» (далее Компания) предоставляет клиентам услуги сетевой и системной интеграции.

К основным направлениям деятельности компании относятся:

• услуги создания инфраструктуры здания включая кабельную разводку для связи компьютерных и телефонных систем коммуникации охранных и пожарных систем, а также электрическую проводку;
• создание локальных вычислительных и телефонных сетей, включая беспроводные решения;
• построение территориально-распределительных мультисервисных сетей и сетей операторского класса;
• построение сетей сотовой радиотелефонной связи, радиорелейных и оптоволоконных линий связи;
• услуги по обследованию корпоративной ИТ безопасности, а также надежности и эффективности применяемых ИТ решений;
• интеграция приложений на базе уже существующих или вновь создаваемых информационных сетей;
• комплекс услуги внедрения и технической поддержки аппаратно-программных комплексов;
• поставка оборудования и ПО непосредственно от производителя или разработчика и т.д.

Отдельными направлениями деятельности являются:

• проведение технических мероприятий по защите информации в ведомственных сетях силовых структур РФ (Минобороны РФ, МВД РФ и др.), а также органов федеральной власти;
• создание систем на базе Web-технологий: корпоративные Интернет порталы и Интернет ресурсы со сложной функциональностью, Web-представительства, торговые площадки.

Системная интеграция является для Компании генеральным направлением деятельности.

Таким образом, исполнение проектов по указанным направлениям деятельности является основной деятельностью Компании.

В условиях финансового кризиса количество проектов, инициированных в Компании, сократилось, вследствие чего в целях сокращения затрат руководством Компании было принято решении о необходимости повышения эффективности внутренних бизнес-процессов компании.

Особое внимание было уделено процедуре отбора проектов в портфель проектов Компании и оценке их осуществимости, в том числе оценке стоимости исполнения проекта. Оценка стоимости исполнения проекта является основой при формировании коммерческого предложения для Клиентов и инструментом для выявления возможностей формирования конкурентного преимущества.

В ходе анализа существующих процедур были выявлены следующие проблемы:

• выявлены случаи «ориентировочной» оценки стоимости проектного решения коммерческими специалистами компании (не обладающих соответствующей компетенцией), а также случаи недостаточной проработки бюджетной оценки выполнения проекта, что в отдельных случаях приводило к тому, что компания не получала запланированной нормы прибыли;
• выявлены случаи утери бюджетов исполнения проектов (документа, содержащего в себе оценку стоимости проекта);
• отсутствие единой базы хранения бюджетов исполнения проектов;
• отсутствие системы фиксации изменений, вносимых в бюджеты исполнения проектов;
• длительный процесс согласования бюджетов исполнения, в результате чего технико-коммерческое предложение транслировалось Заказчику раньше окончания согласования бюджета исполнения проекта внутри Компании;
• отсутствие базы знаний, позволяющей в будущем более точно оценивать стоимость проекта;
• отсутствие регламентации ряда процессов (в том числе процесса формирования бюджетов исполнения проектов),
• низкий уровень самоорганизации персонала.

Методики моделирования и анализа бизнес-процессов являются в настоящее время одним из важнейших инструментов повышения эффективности бизнеса.

Процессный подход позволяет оптимизировать систему управления, сделать ее прозрачной и способной гибко реагировать на изменения внешней среды.

Многие крупные российские компании используют программные средства для описания и оптимизации бизнес-процессов.
Основной эффект от их использования достигается за счет устранения потерь времени и информации при передаче потока работ между исполнителями, бумажного документооборота и т.д.

В данной аттестационной работе рассмотрены аспекты оптимизации процесса формирования бюджетной оценки исполнения проекта, проведено моделирование процесса «как есть» и «как будет», разработан Регламент формирования бюджетной оценки исполнения проекта.

В качестве методологии описания процессов выбрана методология ARIS. Методология ARIS представляет собой современный подход к структурированному описанию деятельности организации и представлению её в виде взаимоувязанных и взаимодополняющих графических моделей, удобных для понимания и анализа.

Цели моделирования:

• достигнуть понимания бизнес-процесса сотрудниками, задействованными в его исполнении,
• разработать модель для последующей автоматизации бизнес-процесса,
• создать концептуальную основу для обучения персонала.

Copyright © 2010 Шевелева И.В.