Использование системы обмена юридически значимыми документами в банковском лизинге

Михалин Д.Г.
выпускник группы ITM-25A
Школы IT-Менеджмента
РАНХиГС При Президенте РФ

На лизинговом рынке в России в последние пять лет доминируют сделки с субъектами крупного бизнеса. За последние два года, по данным аналитического журнала «Эксперт», доля крупных лизингополучателей снизилась на 5%, но в то же время в целом по рынку число реализованных сделок выросло в полтора раза.

Для существующих крупных сделок лизинговые компании при банках заинтересованы в сокращении операционных затрат на их сопровождение, а для привлечения новых лизингополучателей сектора МСБ необходимо обеспечить удобства и экономии времени клиента при пользовании услугами банков.

Особенностью финансового вида лизинга является большое количество участников сделки, долгосрочный период действия договоров в рамках сделки и, как следствие, особо крупный объем первичных бухгалтерских документов, сопровождающих процессы платежей по сделке. Общие проблемы бумажного документооборота можно разделить по типам компаний: генераторам трафика и получателям документов. В роли первых выступают лизингодатели (Банки). У лизингодателя преобладает «выставление» документов, где прямыми затратами являются подготовка документов, печать и доставка (расходные материалы, почтовые и курьерские услуги). В роли получателей документов – лизингополучатели (клиенты Банка), где значительные издержки приходятся на обработку поступивших документов (ручной ввод данных, содержащихся в поступающих документах). Существенная часть документооборота между участниками лизинговой сделки приходится на документы, которые требуют обработки с двух сторон, такие как договоры, накладные, акты выполненных работ… Расходы на их обработку несут все стороны сделки. Разница в стоимости обработки входящего документа в «ручном» режиме и в автоматизированном составляет 300-500%. В 2012 г. государством подготовлена законодательная база и утверждены форматы формализованных документов для обмена юридически значимыми документами в электронном виде.

Для Банка важным эффектом от использования электронного юридически значимого документооборота является ускорение движения денежных потоков. Это относится и к отложенным платежам, которые связаны с доставкой документов, и к дебиторским задолженностям. Соответственно, важным фактором использования ЭДО, помимо сокращения прямых издержек, является ускорение движения капитала.

В настоящей работе предложен вариант использования облачного сервиса обмена электронными юридически значимыми документами в процессах финансового лизинга. Целями внедрения данной системы являются:

• сокращение трудозатрат сотрудников банка при работе с первичными документами;
• уменьшение времени и себестоимости процесса «от выставления платежных документов до оплаты» при сопровождении сделки;
• сокращения времени на оформление лизинговой сделки.

В эскизном проекте разработаны модели бизнес-процессов оформления и сопровождения лизинговой сделки в нотации BPMN для наглядного выделения подпроцессов и функций работы с предложенным решением, а также для последующего использования временных показателей функций при расчете экономической эффективности. Проектное решение разработано с учетом интеграции с существующими корпоративными информационными системами современного банка: ECM, ERP, «Интернет-банк». В результате использования такой симбиотической системы юридически значимого электронного документооборота, по рассчитанной оценке, банку удастся достичь ожидаемых эффектов:

• уменьшить расходы на обработку первичных бухгалтерских документов при сопровождении лизинговой сделки на 140%;
• сэкономить на услугах курьерской и почтовой служб и на расходных материалах до 3 млн. руб. в год;
• обеспечить повышение лояльности клиентов за счет ускорение процесса оформления сделки.

Таким образом удалось обеспечить банку сокращение текущих затрат на сопровождение дорогостоящих лизинговых проектов с крупными заказчиками. Благодаря сокращению времени на оформление новых сделок условия предоставления услуг финансового лизинга стали наиболее привлекательны для потенциальных клиентов.