Выбор и внедрение корпоративной Системы электронного документационного оборота в Федеральном государственном унитарном предприятии

Коровякова И.А.
Выпускник группы ITM-25
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Перед Предприятием в 2013-2014 году поставлена задача об усовершенствовании системы электронного документационного оборота (СЭД) с возможностью осуществления интеграции и существующими на Предприятии баз данных по Уравлению имущественным комплексом (УИК) и 1С: Бухгалтеря, Зарплата и кадры.

На данный момент на рынке Программных продуктов (ПП) существует не малое колличество СЭД отвечающим поставленным запросам и требованиям.   В результате чего возникла ситуация выбора оптимального ПП,  подходящего для выполнения целей, функций и задач Предприятия. Выбор проводился из таких ПП как:

• СЭД на платформе Docsvision 5.2;
• Система управления 1Форма;
• 1С:Документооборот;
• СЭД  SharePoint.

 Основной целью использования системы электронного документооборота является применение общих подходов к работе с документами и повышение прозрачности и эффективности при работе пользователей с документами и поручениями.

Для достижения поставленных целей необходимо решить комплекс задач:

• Автоматизация средствами системы электронного документооборота процессов делопроизводства в части согласования, регистрации и исполнения документов.
• Автоматизация процессов работы с договорной документацией в части согласования и регистрации договоров.
• Автоматизация процессов работы организационно-распорядительной документацией в части согласования и регистрации проектов приказов, распоряжений и т.д.
• Формирование корпоративного хранилища электронных документов и учетных записей, обеспечивающего поддержку существующих на Предприятии процедур разграничения доступа к документам и ведение протокола работы с документами.
• Повышение надежности хранения документов за счет использования механизмов обеспечения более надежных по сравнению с бумагой и другими носителями информации.
• Интеграция СЭД с системой бухгалтерского учета на платформе 1С в части синхронизации справочников объектов имущественного комплекса и справочника контрагентов.

Внедряемая система документооборота должна включать в себя ряд готовых функциональных модулей  для закрытия текущих потребностей и возможного масштабирования решения на остальную деятельность Предприятия путем как создания новых сущностей и процессов так и изменения уже имеющихся с помощью стандартного административного интерфейса. При этом модули системы не должны быть изолированы, а доступ к ним разграничен на уровне автономных приложений.

Из предложенных, и рассмотренных ПП, руководство Предприятия, остановило свой выбор на коробочном решении Системы управления 1Форма с последущей доработкой ПП под бизнес процессы Предприятия.

На данный момент прошел первый этап внедрения ПП. По результатам которого, была осуществленна следующая работа:

1. Предъявлено к приемке в эксплуатацию инсталлированная и настроенная СЭД «Первая Форма».
2. Инсталляция и настройка СЭД выполнялась на оборудование ФГУП «ФТ-Центр».
3. Система электронного документооборота «Первая Форма» в соответствии с ТЗ имеет следующие установленные и работоспособные модули:
   • стандартный модуль СЭД;
   • стандартный модуль проектного управления;
   • стандартный модуль управления поручениями;
   • стандартный модуль «Пользовательский портал»;
4. В соответствии с ТЗ выполнены настройки по синхронизации со справочниками  1С: Бухгалтерия и 1С:Зарплата и кадры. Настроена синхронизация следующих справочников:
   • сотрудники Предприятия;
   • организационная струткура Предприятия;
   • справочник договоров с контрагентами;
   • справочник контрагентов;
   • справочник объектов имущественного комплекса.

А так же началась активная стадия тестирования работы в системе, в ходе которой выявляются и устраняются недостатки СЭД, дорабатывается под бизнес процес Предприятия.