Применение системного и процессного подхода к управлению ИТ-подразделением, являющимся самостоятельным центром финансовой ответственности

Сутыгин Д.С.
Выпускник группы ITM-12
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В аттестационной работе рассматривается деятельность подразделения IT-компании, занимающейся разработкой, внедрением и сопровождением высокотехнологичных решений по направлениям: автоматизация, информационные технологии, связь, SAP, 1С. Компания образовалась в результате объединения трудовых коллективов ИТ-подразделений двух крупных групп предприятий, которые на данный момент являются основными заказчиками компании.

Задача данной работы – провести анализ деятельности подразделения, осуществляющего разработку, внедрение и поддержку решений на базе платформы 1С:Предприятие и найти причины плохих финансовых показателей, а также предложить пути решения обнаруженных проблем. Подразделение является самостоятельным центром финансовой ответственности – центром прибыли. Главная его цель – это зарабатывать деньги. Подразделение занимается, как операционной деятельностью – оказание технической поддержки, так и проектной. На протяжении долгого времени подразделение не приносит хоть сколько-нибудь значимую прибыль для компании, а иногда и не в состоянии покрыть свои собственные операционные расходы, при этом все сотрудники подразделения перегружены работой.

Таким образом, основной вопрос, который интересовал руководство подразделения – это почему при полной занятости сотрудников и наличии постоянного Заказчика подразделение не приносит прибыль?

Руководствуясь Теорией ограничений Голдратта, были определены основные свидетельства, заявленной проблемы – нежелательные явления:

• У подразделения нет постоянного пула проектов.
• Сотрудники часто выполняют доп. работы, которые не оплачиваются Заказчиком.
• Независимо от объема оказываемых услуг все сотрудники подразделения загружены на 100%.
• Часто, оказывая услуги, подразделение тратит больше, чем получает
• Часто проекты, выполняемые подразделением, неудачны.
• Некоторые сотрудники допускают много ошибок при выполнении своей работы.
• У некоторых сотрудников, практически или совсем, нет стимула выполнять работу качественно.
• Оценка трудоемкости некоторых задач выполняется неверно.
• Некоторые сотрудники параллельно работают над несколькими задачами и перепрыгивают между ними.

На основе данных нежелательных явлений в ходе поиска причинно-следственных связей построено «Дерево текущей реальности» (ДТР). Согласно теории ограничений Голдратта, ДТР позволяет наглядно передать текущее состояние дел, связать нежелательные явления с истинными причинами и обнаружить ключевую проблему системы.

Для подразделения ключевых проблем оказалось две: неверно выстроенная система мотивации подразделения, которая не мотивирует сотрудников работать на достижение целей подразделения, и некорректное управление ресурсами подразделения, которое заключается в том, что время выполнения большинства задач, превышает оценочное время.

Результатом данной работы являются изменения в подходе управления ресурсами в рамках одного из отделов подразделения: правильное использование подстраховок в проектах и операционной деятельности, а также ряд предложений для руководства по изменению системы мотивации в подразделении, что в итоге должно привести к росту скорости генерации дохода и, при неизменных операционных расходах, к росту чистой прибыли.