Управление информацией на малом предприятии

Коровякова И.А.
выпускник группы ITM-25
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Федеральное государственное унитарное предприятие «Федеральный компьютерный центр фондовых и товарных информационных технологий (ФТ-Центр)» - государственная многопрофильная компания, подведомственная Федеральному агентству по управлению государственным имуществом (Росимущество). ФТ-Центр имеет многолетний опыт успешной работы на рынке информационных технологий, недвижимости, в сфере земельно-правовых отношений, эксплуатации и содержания объектов недвижимого имущества.

Предприятие осуществляет свою деятельность в Краснодарском крае, Центральном, Приволжском, Сибирском, Дальневосточном федеральных округах.

На данный момент, основной деятельностью предприятия является оказания услуг в области управления и обслуживания имущественных комплексов и услуг в области информационных технологий (услуги связи, хостинга, внедрения информационных систем, услуги в области информационной безопасности и т.д.).

Перед Предприятием в 2013-2014 году поставлена задача об усовершенствовании системы электронного документационного оборота (СЭД) с возможностью осуществления интеграции и существующими на Предприятии баз данных по Уравлению имущественным комплексом (УИК) и 1С: Бухгалтеря, Зарплата и кадры.

На данный момент на рынке Программных продуктов (ПП) существует не малое колличество СЭД отвечающим поставленным запросам и требованиям.      В результате чего возникла ситуация выбора оптимального ПП, подходящего для выполнения целей, функций и задач Предприятия. Выбор проводился из таких ПП как:

В связи с обширным видом деятельности Предприятия возникла задача объединения различных баз данных существующих обособленно на Предприятии, а также осуществить интеграцию между ними. Таким образом пришли к цели использования системы электронного документооборота как основной связующей базой данных, применение общих подходов к работе с документами и повышение прозрачности и эффективности при работе пользователей с документами и поручениями.

Для достижения поставленных целей необходимо решить комплекс задач:

1. Автоматизация средствами системы электронного документооборота процессов делопроизводства в части согласования, регистрации и исполнения документов.

2. Автоматизация процессов работы с договорной документацией в части согласования и регистрации договоров.

3. Автоматизация процессов работы организационно-распорядительной документацией в части согласования и регистрации проектов приказов, распоряжений и т.д.

4. Формирование корпоративного хранилища электронных документов и учетных записей, обеспечивающего поддержку существующих на Предприятии процедур разграничения доступа к документам и ведение протокола работы с документами.

5. Повышение надежности хранения документов за счет использования механизмов обеспечения более надежных по сравнению с бумагой и другими носителями информации.

6. Интеграция СЭД с системой бухгалтерского учета на платформе 1С в части синхронизации справочников объектов имущественного комплекса и справочника контрагентов.

Внедряемая система документооборота должна включать в себя ряд готовых функциональных модулей  для закрытия текущих потребностей и возможного масштабирования решения на остальную деятельность Предприятия путем как создания новых сущностей и процессов так и изменения уже имеющихся с помощью стандартного административного интерфейса. При этом модули системы не должны быть изолированы, а доступ к ним разграничен на уровне автономных приложений.

Из предложенных и рассмотренных ПП, руководство Предприятия, остановило свой выбор на коробочном решении Системы управления 1Форма с последущей доработкой ПП под бизнес процессы Предприятия.

На данный момент прошел первый этап внедрения ПП. По результатам которого, была осуществленна следующая работа:

1) Предъявлено к приемке в эксплуатацию инсталлированная и настроенная СЭД «Первая Форма».

2)  Инсталляция и настройка СЭД выполнялась на оборудование ФГУП «ФТ-Центр».

3) Система электронного документооборота «Первая Форма» в соответствии с ТЗ имеет следующие установленные и работоспособные модули:

4) В соответствии с ТЗ выполнены настройки по синхронизации со справочниками 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и кадры. Настроена синхронизация следующих справочников:

А также началась активная стадия тестирования работы в системе, в ходе которой выявляются и устраняются недостатки СЭД, дорабатывается под бизнес процес Предприятия.

По итогам проведения отбора необходимой Системы электронного документооборота возникла двоякая ситуация, так как мнение сотрудников и руководства Предприятия разделилось. Большая часть проголосовала за обновление имеющейся на Предприятии системы СЭД «на платформе Docsvision», однако руководство настояло на внедрение абсолютно новой системы СЭД «Система управления 1Форма».