Пробные занятия. Бесплатно!
Приглашаем всех желающих посетить бесплатные пробные занятия по курсам МВА и профессиональной подготовки. Занятия проходят в реальных группах, никаких постановочных занятий. Ознакомиться с расписанием пробных занятий, выбрать заинтересовавшее и зарегистрироваться на него можно здесь


Управление информацией на малом предприятии

Коровякова И.А.
выпускник группы ITM-25
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Федеральное государственное унитарное предприятие «Федеральный компьютерный центр фондовых и товарных информационных технологий (ФТ-Центр)» - государственная многопрофильная компания, подведомственная Федеральному агентству по управлению государственным имуществом (Росимущество). ФТ-Центр имеет многолетний опыт успешной работы на рынке информационных технологий, недвижимости, в сфере земельно-правовых отношений, эксплуатации и содержания объектов недвижимого имущества.

Предприятие осуществляет свою деятельность в Краснодарском крае, Центральном, Приволжском, Сибирском, Дальневосточном федеральных округах.

На данный момент, основной деятельностью предприятия является оказания услуг в области управления и обслуживания имущественных комплексов и услуг в области информационных технологий (услуги связи, хостинга, внедрения информационных систем, услуги в области информационной безопасности и т.д.).

Перед Предприятием в 2013-2014 году поставлена задача об усовершенствовании системы электронного документационного оборота (СЭД) с возможностью осуществления интеграции и существующими на Предприятии баз данных по Уравлению имущественным комплексом (УИК) и 1С: Бухгалтеря, Зарплата и кадры.

На данный момент на рынке Программных продуктов (ПП) существует не малое колличество СЭД отвечающим поставленным запросам и требованиям.      В результате чего возникла ситуация выбора оптимального ПП, подходящего для выполнения целей, функций и задач Предприятия. Выбор проводился из таких ПП как:

  • СЭД на платформе Docsvision 5.2;
  • Система управления 1Форма;
  • 1С:Документооборот;
  • Директум
  •  

    В связи с обширным видом деятельности Предприятия возникла задача объединения различных баз данных существующих обособленно на Предприятии, а также осуществить интеграцию между ними. Таким образом пришли к цели использования системы электронного документооборота как основной связующей базой данных, применение общих подходов к работе с документами и повышение прозрачности и эффективности при работе пользователей с документами и поручениями.

    Для достижения поставленных целей необходимо решить комплекс задач:

    1. Автоматизация средствами системы электронного документооборота процессов делопроизводства в части согласования, регистрации и исполнения документов.

    2. Автоматизация процессов работы с договорной документацией в части согласования и регистрации договоров.

    3. Автоматизация процессов работы организационно-распорядительной документацией в части согласования и регистрации проектов приказов, распоряжений и т.д.

    4. Формирование корпоративного хранилища электронных документов и учетных записей, обеспечивающего поддержку существующих на Предприятии процедур разграничения доступа к документам и ведение протокола работы с документами.

    5. Повышение надежности хранения документов за счет использования механизмов обеспечения более надежных по сравнению с бумагой и другими носителями информации.

    6. Интеграция СЭД с системой бухгалтерского учета на платформе 1С в части синхронизации справочников объектов имущественного комплекса и справочника контрагентов.

    Внедряемая система документооборота должна включать в себя ряд готовых функциональных модулей  для закрытия текущих потребностей и возможного масштабирования решения на остальную деятельность Предприятия путем как создания новых сущностей и процессов так и изменения уже имеющихся с помощью стандартного административного интерфейса. При этом модули системы не должны быть изолированы, а доступ к ним разграничен на уровне автономных приложений.

    Из предложенных и рассмотренных ПП, руководство Предприятия, остановило свой выбор на коробочном решении Системы управления 1Форма с последущей доработкой ПП под бизнес процессы Предприятия.

    На данный момент прошел первый этап внедрения ПП. По результатам которого, была осуществленна следующая работа:

    1) Предъявлено к приемке в эксплуатацию инсталлированная и настроенная СЭД «Первая Форма».

    2)  Инсталляция и настройка СЭД выполнялась на оборудование ФГУП «ФТ-Центр».

    3) Система электронного документооборота «Первая Форма» в соответствии с ТЗ имеет следующие установленные и работоспособные модули:

  • стандартный модуль СЭД;
  • стандартный модуль проектного управления;
  • стандартный модуль управления поручениями;
  • стандартный модуль «Пользовательский портал»;
  • 4) В соответствии с ТЗ выполнены настройки по синхронизации со справочниками 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и кадры. Настроена синхронизация следующих справочников:

  • сотрудники Предприятия;
  • организационная струткура Предприятия;
  • справочник договоров с контрагентами;
  • справочник контрагентов;
  • справочник объектов имущественного комплекса.
  • А также началась активная стадия тестирования работы в системе, в ходе которой выявляются и устраняются недостатки СЭД, дорабатывается под бизнес процес Предприятия.

    По итогам проведения отбора необходимой Системы электронного документооборота возникла двоякая ситуация, так как мнение сотрудников и руководства Предприятия разделилось. Большая часть проголосовала за обновление имеющейся на Предприятии системы СЭД «на платформе Docsvision», однако руководство настояло на внедрение абсолютно новой системы СЭД «Система управления 1Форма».

     

     

     

    Голосов пока нет
    Школа IT-менеджмента Экономического факультета АНХ, 119571, Россия, г. Москва, проспект Вернадского, д. 82 корп. 2, офис 207, тел.: +7 (495) 933-96-00, Copyright @ 2008-2009