Реорганизация системы управления подразделениями информационных технологий на примере нефтегазового холдинга

Мочалин М.Н.
выпускник группы MBA CIO 28В
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Любая организация с течением времени растет и развивается, но часто происходит так, что эти два процесса происходят не синхронно. Один из них может опережать другой. Точно так же и подразделения внутри организации с течением времени претерпевают соответствующие качественнее и количественные изменения.

Подразделение информационных технологий также как и сама организация представляет собой систему, причем открытую. Оно взаимодействует со средой, то есть с другими подразделениями, заказчиками услуг и внешними контрагентами. При данных условиях рассмотреть в «определенный» момент работу ИТ подразделения организации можно с точки зрения соответствия входных факторов и желаемого состояния системы при котором достигаются заявленные цели. Отсюда следует, что существуют технология, организационная структура и система управления, подходящие для сегодняшнего состояния дел подразделения, а также должны быть технология, организационная структура и система управления для подразделения завтрашнего.

Если состояние системы «сегодня» совпадает с состоянием системы «завтра», то тогда заявленные цели подразделения могут быть достигнуты только за счет роста и вносить качественные изменения в принципе нет необходимости. Здесь важно отметить, что развитие и рост принципиально отличаются друг от друга.

Развитие это в первую очередь качественный процесс, рост же это исключительно количественный процесс.

Тем не менее, изменения в современной организации необходимо проводить практически на постоянной основе, но при этом останавливать деятельность подразделений не представляется возможным по разного рода обстоятельствам (экономическим, а подчас и техническим). Отсюда вытекает, что в подразделении должны проходить два процесса, это каждодневная работа и процесс изменения. И эти процессы нуждаются в постоянном управлении.

Изменения среды в которой находится ИТ подразделение при условии, что у него есть желание продолжить движение к уже существующим целям, потребует технологических изменений, что в свою очередь повлечет за собой пересмотр требований к структуре управления и сотрудникам подразделения.

Изменения в подразделении могут быть очень резкими и неожиданными, но, как правило, мы можем говорить о небольших, постепенно накапливающихся изменениях. Однако иногда наступает момент, особенно если процесс качественного развития длительное время отставал от роста, когда требуется проводить масштабные качественные изменения, затрагивающие систему управления и организационную структуру подразделения. При любого рода нововведениях руководители подразделения часто сталкиваются с трудностями и на каждом этапе изменений встречают сопротивление своих сотрудников, заказчиков и среды в целом. Все нововведения должны проходить комплексно и быть однозначно завершенными, так как незавершенный процесс изменения, который затрагивает лишь часть системы, делает ее неэффективной и уязвимой. Ведь часто бывает так, что изменение, только начавшись, быстро затухает под воздействием внешних обстоятельств и сопротивления системы.

Всегда существует множество способов и вариантов изменения системы, то есть к конечному желаемому будущему состоянию можно прийти несколькими путями. В этом случае лучше разработать несколько вариантов таких путей. Их анализ позволит определить наиболее оптимальный вариант, который будет в нашем случае наиболее эффективным и наименее рискованным.

В работе рассмотрена ситуация когда рост подразделений информационных технологий компании опережает свое развитие. Подразделения, несмотря на внушительный состав их работников, сталкиваются с проблемами внутреннего взаимодействия, распределения функциональных обязанностей и зон ответственности, так же часто возникают срывы сроков по выполняемой проектной и оперативной работе. Растет недовольство заказчиков ИТ услуг.

При этом руководители подразделений информационных технологий понимают необходимость в определенных «назревших» изменениях. Эти изменения должны затронуть главным образом систему управления подразделениями информационных технологий и их организационную структуру.

Как оптимально, с минимально возможными рисками, учитывая максимально возможное количество внешних и внутренних обстоятельств, спланировать и провести реорганизацию системы