Внедрение системы электронного архива в СТС Медиа

Грущенко С.Н.
выпускник группы МВА CIO-38
Школы IT менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Слова «Архив документации» в традиционном понимании вызывают ассоциации с помещением, заполненным стеллажами с бесконечными рядами папок с бумагой. Однако традиционный подход сегодня не может удовлетворять потребностям крупного бизнеса по целому ряду причин. Кроме того, в современных условиях существует еще ряд факторов, заставляющих пересмотреть подходы к тому, как должен выглядеть архив документации:

• Экспоненциальный рост количества документов;
• Значительные временные задержки, связанные с поиском информации;
• Отсутствие возможности производить поиск по нечетким условиям;
• Значительные временные задержки, вызванные традиционными способами распространения бумажных документов: через почту и курьеров;
• Принципиальные ограничения бумаги, как носителя информации. Например, отсутствие возможности хранить видео и аудио информацию;
• Высокие расходы на содержание помещений и персонала, для обслуживания архива;
• Отсутствие возможности обеспечить надежное хранение документов при рациональном уровне финансовых затрат.

Решением всех описанных выше проблем может стать централизованное электронное хранилище данных или, иными словами, система электронного архива. Такая система позволяет обеспечить систематизированное долгосрочное хранение документов, а также обеспечивает пользователям возможность оперативного поиска необходимых документов. Кроме того, электронная форма хранения документов избавляет от потребности складировать в специально оборудованных помещениях огромные объемы информации на бумажных носителях.

Внедрение системы электронного архива имеет целый ряд выгод для компании. Такая система выполняет целый ряд функций, которые до ее внедрения были возложены на целые подразделения и осуществлялись при значительных временных затратах. Она позволяет:

• Упорядочить и структурировать всю хранимую документацию. В системе электронного архива благодаря разделению документов по характерным признакам формируется их структурная иерархия. Вновь созданные документы будут автоматически попадать в конкретную папку архива на основании признака, определяющее место в общей документальной иерархии.
• Выполнять оперативный поиск документов как по их атрибутам, так и полнотекстовый с учетом морфологии.
• Разграничить доступ к документам на основании прав каждого конкретного пользователя.
• Обеспечить интеграцию всех компонентов системы и средств обработки сохраняемых документов, в том числе и с корпоративными приложениями.
• Хранить масштабные объемы информации, обеспечивая отказоустойчивость и катастрофоустойчивость.

Наличие системы электронного архива дает компании неоспоримые преимущества для быстрой организации работы по обработке и сохранению всех информационных сведений. Заинтересованные лица при наличии соответствующих прав доступа получают возможность почти мгновенного получения всех архивных данных, которые могут потребоваться для решения управленческих задач.

В начале 2008 года Европейской Комиссией был утвержден окончательный вариант Европейской спецификации MoReq-2 «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота» (Обновленная и дополненная версия, 2008 год). В работе над стандартом приняли участие большинство мировых производителей программного обеспечения, поставщики ERM-систем, профессиональные и отраслевые объединения. Стандарт содержит 716 требований к управлению электронными документами и разделен на 12 модулей – модуль системы классификации и организации дел, управления доступом и безопасности и прочие. Основной его задачей является помощь компаниям, осознавшим необходимость внедрения систем управления контентом, в формулировании всех задач, которые система будет призвана решить, и выборе на этой основе наиболее подходящего продукта.  По существу, настоящая версия стандарта является детальными рекомендациями к формированию технического задания для формирования полноценных программных продуктов по автоматизации делопроизводства.

В соответствии с MoReq-2 система электронного архива:

• не допускает изменение помещенного в нее документа;
• обеспечивает возможность существования единственной финальной версии документа;
• запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;
• обеспечивает соблюдение строгих правил хранения;
• обеспечивает хранение документов в строго упорядоченной структуре, формируемой администратором системы;
• может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначена для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

В рамках данной работы рассматриваются вопросы исследования принципов построения систем электронного архива, сбора и анализа требований к системам электронного архива, а также вопросы проектирования и внедрения системы электронного архива.

В качестве объекта выбрана группа компаний «СТС Медиа» - ведущая независимая медиакомпания России. Компания включает в себя около 80 юридических лиц, расположенных как в Москве, так и по всей территории России, а также в Казахстане.

Применительно к конкретной компании система электронного архива должна соответствовать следующим требованиям:
Функциональные требования

• Обеспечивать возможность создания, редактирования и удаления карточек документов, содержащих формальные атрибуты документов.
• Обеспечивать хранение скан-образа документа и его атрибутов.
• Обеспечивать разграничение прав видимости и изменения документов в соответствии с ролью пользователя и атрибутами документа. Обеспечивать запрет на любую модификацию документов в финальном статусе.
• Обеспечивать возможность потокового сканирования документов.
• Обеспечивать автоматическое распознавание текста из скан-образов документов.
• Обеспечивать автоматическую синхронизацию справочников пользователей (с Active Directory) и финансовых справочников: контрагенты, коды управленческого учета, ЦФО и пр. с 1С.
• Обеспечивать возможность модификации набора атрибутов карточек документов без привлечения специалистов разработчика системы.
• Обеспечивать автоматическое прикрепление скан-образа к существующей карточке документа (при совпадении ШК) или создание новой.
• Обеспечивать версионность скан-образов документов.
• Обеспечивать возможность объединения документов в пакеты с указанием множества подчиненных и/или родительских документов.
• Обеспечивать возможность автоматического заполнения атрибутов документа при создании из атрибутов родительского документа.
• Обеспечивать возможность настраиваемого пользователем поиска, как по атрибутам документа, так и по тексту документа.
• Предоставить возможность «уточняющего» поиска (отбор с последующим уточнением значений полей).
• Обеспечивать возможность получения, создания, редактирования и удаления карточек документов и присоединенных к ним скан-образов документов программным способом через документированный API (предпочтительно с использованием Web-служб).

Нефункциональные требования

• Система должна быть построена на платформе Microsoft SharePoint 2013. В качестве инструмента распознавания должен использоваться Abbyy Recognition Server.
• Система должна иметь, по возможности, минимальное количество кастомизаций и программного кода, опираясь на стандартные возможности платформы.
• Программный код и конфигурация системы должны соответствовать техническим требованиям и рекомендациям Microsoft.
• Код системы должен быть открыт для модификаций.
• Документация на систему должна состоять, как минимум, из руководства пользователя и руководства администратора. В последнем должны быть описаны: технические требования, регламентные операции с системой, настройка правил интеграции, изменение прав пользователей, инсталляция системы «с нуля».
• Система должна обеспечивать долговременное хранение документов, исходя из того, что в год в нее будет помещаться примерно 100 000 документов (~ 2 стр/документ) общим объемом около 100 Гб.
• Система должна обладать дружественным пользователю, интуитивно понятным и эргономичным интерфейсом пользователя. Интерфейс пользователя должен соответствовать роли пользователя в системе: элементы управления для неразрешенных функций не отображаются.
• Система должна обладать следующим временем реакции на действия пользователя: при одновременной работе 100 пользователей не более 2 секунд при открытии документа (в том числе и скан-образа) и не более 5 секунд для создания нового документа.
• Должна быть обеспечена мультибраузерность (для MS IE, Google Chrome, Mozilla FireFox, Apple Safari). Должна быть обеспечена работоспособность системы на смартфонах (iPhone, Android) через встроенные браузеры.

Платформой для создания системы электронного архива выбран Microsoft Sharepoint. Эта платформа имеет ряд несомненных преимуществ по сравнению с существующими аналогами. К числу основных можно отнести универсальность и широкий набор возможностей, не присутствующих одновременно ни в одном другом продукте, представленном на рынке. В поставку платформы MS SharePoint входит весь необходимый функционал, который в других системах поставляется в виде дополнительных опций. По данным компании Gartner Microsoft SharePoint прочно удерживает одну из лидирующих позиций среди систем класса Enterprise Content Management. Это актуально и для России. В последнее время наблюдается активный интерес к данной платформе. В сочетании с такими факторами как стоимость платформы Microsoft SharePoint и наличие на рынке большого количества готовых специалистов, способных производить разработку на этой платформе, ее универсальность и широкая функциональность делают ее безусловным лидером и наилучшим выбором для создания системы электронного архива.