Разработка требований к автоматизации бизнес-процессов с использованием методологии ARIS

Шомонова С.Б.
Выпускница группы  ITM-23A
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Одним из важнейших условий успешной автоматизации предприятия  является наличие описанных и формализованных бизнес-процессов. Описание бизнес-процессов - это отдельная самостоятельная задача, которая должна решаться независимо от наличия проекта автоматизации. Однако, как показывает практика, в российской действительности компании с описанными и налаженными бизнес-процессами встречаются довольно редко. 

Именно поэтому неотъемлемой частью процесса разработки требований любого крупного проекта автоматизации является  моделирование реализуемых в системе бизнес-процессов.

Наличие большого количества готовых решений и типовых конфигураций (например, решения 1С) позволяет в короткие сроки создавать и внедрять системы, пренебрегая полноценным анализом процессов  компании и потребностей бизнеса. Недостаточная точность и полнота оформления требований к системе может привести к разработке невостребованного бизнесом продукта. Исправление подобных ошибок связано в лучшем случае с доработкой системы, а иногда и с полным «провалом» проекта. По этой причине так важна роль первоначального всестороннего анализа бизнес-процессов, выявления и согласования с Заказчиком бизнес-требований к функциональности системы.

Для анализа и описания автоматизируемых бизнес-процессов необходима единая методология и соответствующий инструментарий, который бы помог на начальном этапе формализовать требования к информационной системе, при необходимости выполнить проектирование и в результате разработать систему, полностью соответствующую  потребностям Заказчика. Правильный выбор методологии анализа бизнес-процессов зачастую является одним из решающих факторов успеха проекта.

В аттестационной работе рассмотрена типовая дистрибьюторская компания и реализуемый проект автоматизации бизнес-процессов по управлению персоналом на платформе 1С. Целью проекта является обеспечение автоматизации процесса кадрового учета, планирования и анализа фонда оплаты труда сотрудников в единой информационной системе.

Представлен подробный перечень требований Заказчика к функциональности системы, а также организационные структуры и обязанности подразделений, деятельность которых связана с работой в новой системе.

Однако уже на этапе тестирования первого настроенного модуля, проектная команда столкнулась с рядом проблем и конфликтов между участниками проекта:

• Выявление большого количества неучтенных особенностей бизнес-процессов;
• Наличие в рамках одного бизнес-процесса как автоматизированных, так и неавтоматизированных функций;
• Полное непонимание последовательности и взаимосвязи действий в системе различными пользователями;
• Разногласия между сотрудниками Заказчика по распределению ответственности;
• Сложности во взаимопонимании сотрудников Заказчика и Исполнителя  в связи с отсутствием единого языка формализации требований;
• Отсутствие регламентирующей документации по реализованному процессу и др.

Основной причиной указанных проблем является отсутствие согласованных с руководством моделей автоматизируемых бизнес-процессов. Для исправления допущенных ошибок и реабилитации проекта в ходе дипломного проектирования решались следующие задачи:

• Описание автоматизируемых и при необходимости смежных процессов «как есть»;
• Анализ и разработка предложений и рекомендаций по совершенствованию;
• Разработка и согласование с руководством бизнес-процессов «как должно быть», отражение автоматизируемых функций и документов;
• Формирование  и внедрение регламентов усовершенствованных бизнес-процессов;
• Использование описаний бизнес-процессов при разработке системных требований и технического задания и др.

Поскольку этап разработки требований к функциональности является определяющим при построении информационной системы, в методической части аттестационной работы представлен анализ наиболее известных методологий и подходов описания бизнес-процессов на предмет их применимости к рассматриваемому проекту. В результате анализа выбрана методология ARIS, поддерживаемая одноименным программным продуктом.

В практической части работы рассмотрено использование ARIS применительно к текущему проекту:

• Приведен фрагмент соглашения о моделировании.
• Представлена модель VAD для отображения группы автоматизируемых процессов.
• Представлена модель eEPC для описания бизнес-процесса «как есть» (на примере одного из процессов).
• Разработаны рекомендации по совершенствованию бизнес-процесса. Продемонстрировано использование инструментов анализа ARIS.
• По результатам анализа предложена модель eEPC бизнес-процесса «как должно быть».
• Приведен пример полученного текстового документа (Регламента бизнес-процесса), разработанного с использованием специального скрипта.
• Отражена взаимосвязь модели со следующими объектами:
• форматами документов, автоматизируемых в системе,
• фрагментами технического задания,
• инструкциями пользователей,
• регламентирующими документами.

Таким образом, в аттестационной работе наглядно продемонстрированы возможности использования методологии ARIS при разработке бизнес-требований на проектах автоматизации. Методология ARIS является мощным инструментом, позволяющим повысить качество и точность разработки требований и проектирования автоматизированных информационных систем, минимизировать риски неудовлетворенности Заказчика новым продуктом, а также создать единую систему моделей и документов бизнес-процессов Компании.