Внедрение ECM систем в холдинговых организациях

Лопарев Д.И.
Выпускник группы ITM-25B
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при президенте РФ

На сегодняшний день большинство крупных российских холдинговых организаций, таких как Газпром, Роснефть, Лукойл, Мечел и другие, всерьез озабочены вопросом информатизации их деятельности. Некоторые занимаются этим для повышения собственной эффективности и конкурентоспособности, другие из соображений престижа и соответствия международным стандартам в области ИТ.

Как бы то ни было, неотъемлемой частью стратегий информатизации в таких структурах является внедрение и развитие систем класса Enterprise Content Management (ECM).

ECM система представляет из себя совокупность методов и инструментов по управлению корпоративным неструктурированным контентом, самым частым представителем которого является документ. Концепция ECM включает в себя:

• Управление документами

Системы и модули класса Records Management, в функционал которых входит контроль расположения и доступа к документам, а так же управление их ценностью и сроками хранения. Примеры: SAP Records Management; O’Neil RS SQL.

• Управление образами документов

Электронные архивы, предоставляющие доступ к электронным копиям документов, навигации между ними. Очень часто сюда так же включены инструменты по массой оцифровке и загрузке документов. Примеры: Saperion; OpenText Document Access; DocuWare.

• Управление потокам работ

Системы электронного документооборота, обеспечивающие автоматизацию процессов обработки электронных документов (workflow). Такие системы почти включают в себя функционал управления электронными образами документов аналогично электронным архивам. Чаще всего, именно этим системам присваивают класс ECM, не смотря на то, что вышеуказанный функционал является лишь его частью. Примеры: ECM Documentum; IBM Filenet; Directum; OpenText Content Server; Е1:Евфрат.

• Управление мультимедиа контентом (Digital Asset Management)

Данные системы обеспечивают хранение и навигацию в больших массивах аудио, видео и графической информации, подобно электронным архивам документов. Такие системы наиболее востребованы в сфере рекламы, маркетинга, графического дизайна и т.д. Примеры: Nuxeo DAM; MAM; Filecamp.

• Управление знаниями (knowledge management)

Никто до конца не понимает, что должна делать такая система и какие в ней должны работать алгоритмы, однако сейчас этот термин очень моден и уступает, пожалуй, только термину Big Data, который тоже никто до конца не понимает, но все используют (см. Docflow 2015). Вообще, управление знаниями предполагает эффективное управление явными (в виде написанной/зафиксированной информации) и неявными (опыт отдельных экспертов или сообществ) знаниями, приводящее к их сохранению, приумножению и доступности для всех, кому они необходимы. Примеры: как таковых, примеров нет, хотя, многие игроки на рынке заявляют, что они предлагают функционал по управлению знаниями в своих системах за счет так называемого Case Management. CM представляет из себя некую рабочую область для коллективной работы над какой-либо задачей, куда можно загружать файлы и обмениваться мнениями. Так что Case Management является не более чем маркетинговым ходом, как, возможно, и сам Knowledge Management (естественно, только в разрезе ECM систем).

Если говорить о средних и малых компаниях, то зачастую им достаточно 1-2 из вышеуказанных функциональностей. Но если смотреть в разрезе крупных компаний, а тем более холдингов, то в современных условиях им, скорее всего, понадобятся они все.

С точки зрения управления контентом, крупные холдинги сталкиваются с такими вызовами как:

• Огромные объемы информации, измеряемые в петабайтах;
• Крайне строгие политики безопасности, вводящие не одно дополнительное ограничение;
• Расширенные требования к интеграции с другими системами, как распространенными, так и узкоспециализированными, а иногда и вовсе маргинальными;
• Существенно усложнено управление проектами и изменениями, в связи с большим количеством пользователей, процессов, стандартов и групп интересов;

В группе компаний Газпром ECM системы различных классов внедряются с 2000 года, но к формированию централизованных подходов и попытке структурировать деятельность в этой сфере начали предприниматься только недавно.

В ближайшее время необходимо будет решить задачи унифицированного похода к выбору продукта, создания стандартов внедрения, формирования целостной архитектуры систем ECM. И главное: обеспечить активность пользователей. Ведь какой бы совершенной система по управлению корпоративным контентом ни была, примерно через год ее можно будет списывать, если в нее не будут регулярно этот контент загружать и работать с ним.