Повышение эффективности документооборота в рекламном холдинге c использованием методологии бизнес моделирования ARIS.

Чадаев А.В.
Выпускник группы MSc-IM-01
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Для эффективного управления компанией необходимо совершенствовать процесс работы с документами, так как любое принятие управленческого решения основывается на информации. Организация работы с документами влияет на работу аппарата управления, культуру и организацию труда сотрудников.

Особое внимание при проведении проверок налоговыми органами уделяется к оформлению документов. От правильности и своевременного оформления произведенных хозяйственных операций зависит бухгалтерскому учету компании.

Создание бухгалтерских документов является важным моментом. В России установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо детально рассматривать вопросы, которые возникают при их составлении и оформлении. Так же учитывать правила и требования, которым необходимо соответствовать для обеспечения юридической значимости документов.

В работе рассмотрена и проанализирована деятельность компании, рассмотрены основный информационные системы и потоки данных, проведен анализ документооборота компании.

Анализ документооборота и исследования проблем в нем, позволяет выявить наиболее существенные проблемы ведения совмещенного документооборота с целью дальнейшего их решения:

• Увеличение расходов на обслуживание системы электронного документооборота и изготовление и доставку бумажных экземпляров документов.
• Отсутствие средств защиты от фальсификации данных.
• Отсутствие средств защиты конфиденциальности информации.
• Одновременное ведение бумажного и электронного архива.
• Высокая вероятность потери документов.

Наиболее затратным по ресурсам и по времени в документообороте является изготовление бумажных документов и их доставка контрагенту. Автоматизация данного процесса и переход на электронный документооборот с использованием электронно-цифровой подписи позволяет решить поставленные задачи:

• Обеспечение юридической значимости электронного документооборота.
• Обеспечение целостности информации аутентичности информации передаваемой по каналам связи и обрабатываемой в информационных системах.
• Обеспечение конфиденциальности информации, обрабатываемой в информационных системах и передаваемой по каналам связи.
• Снижение операционных расходов на документооборот
• Уменьшение сроков доставки документов контрагенту

В работе рассмотрены и проанализированы операторы электронного документооборота. Выявлены недостатки систем электронного документооборота, предоставляемые операторами.

Внедрение юридически значимого электронного документооборота через оператора электронного документооборота позволил решить поставленные задачи и достичь:

• Сокращения сроков доставки документов контрагенту до 10 минут
• Сокращения операционных расходов на документооборот
• Снижения дебиторской задолженности
• Повысить защищенность, целостность и аутентичность информации

Расчет экономической эффективности показал целесообразность перехода на полностью электронный документооборот.

Компания, автоматизирующая свои бизнес процессы организации, как правило, ставит следующую задачу: система должна быть передана в промышленную эксплуатацию как можно скорее, в срок и не выходить за рамки бюджета. Выбрать правильную систему, которая способна дать максимальный эффект достаточно сложно.

Многие организации частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но работа организации не ограничивается только внутренними процессами, также необходимо взаимодействовать и с контрагентами. Часто компании не торопятся переходить на юридически значимый электронный документооборот, опасаясь, что внедрение будет не эффективно. Это опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем терпят неудачу из-за отсутствия квалифицированного персонала, достаточного бюджета или отсутствия заинтересованности в проекте контрагентов.

Актуальность проблемы выбора и внедрение электронно-цифровой подписи определяется не только необходимостью создания технических условий, но и готовностью к новой работе всех сотрудников и возможностью перестроить бизнес процесс в компании.

Проведенный в работе анализ документооборота компании, позволил определить основные критерии оптимизации бизнес-процесса. К таким критериям можно отнести:

• Качество конечного результата бизнес-процесса.
• Качество и содержание промежуточных результатов по каждой процедуре.
• Количество действий исполнителей при выполнении процедуры.
• Эффективность управления бизнес-процессом.

Преимущества от перехода на юридически значимый электронный документооборот очевидны: сокращаются затраты на документооборот, уменьшаются сроки на доставку документов контрагентам. Но для оценки эффективности возможные выгоды от внедрения необходимо сравнивать с совокупной стоимостью владения – основным показателем оценки эффективности внедрения электронно-цифровой подписи.

Вопрос перехода на юридически значимый электронный документооборот решается для каждой компании индивидуально.

Грамотное и правильное внедрение информационных систем полезно для компании. В этом случае компания может экономить значительную часть бюджета ежегодно. Существует немало примеров, когда переход на юридически значимый электронный документооборот позволил компании значительно сократить затраты на документооборот. Один из них это пример внедрения автоматизированной системы электронной подписи документов в компании. Компания продвигает передовые технологии в продажу рекламных возможностей медиа и поэтому на внедрение информационных систем компания тратит значительную часть своего бюджета.

Существует не мало моментов, которые нужно учитывать, связанных с интеграцией новых технологий, дооснащением оборудования, обучением персонала, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации документооборота и возможности дальнейших исследований данной темы.