Внедрение единых ИТ-стандартов для управляющей и подведомственных компаний

Абрамов А.Ю.
Выпускник группы MBA CIO-24
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

«Просто невероятно,
как сильно могут повредить правила,
едва только наведешь во всем
слишком строгий порядок»
- Георг Кристоф Лихтенберг

По мере своего роста, любая компания в определенный момент сталкивается с необходимостью выработки внутренних правил игры. Этими правилами являются стандарты в той или иной сфере деятельности. Учитывая тот факт, что влияние ИТ на деятельность всей компании возрастает с каждым годом, неудивительно, что наступает момент, когда требуется разработать, и, самое главное, успешно внедрить единые корпоративные стандарты на процессы и оборудование в области  ИТ.

Основное назначение стандартов - это повысить эффективность деятельности ИТ подразделения, сократить издержки на операционную деятельность компании и получить конкурентные преимущества от использования современных технологий. При разработке стандартов нужно помнить еще одно определение слова стандарт -  «нечто шаблонное, трафаретное, не содержащее в себе ничего оригинального». Если к результату работы подойдёт данное определение, то можно смело сказать, что никакого положительного эффекта от этогокомпания не получит.

В представленной работе описывается один из возможных вариантов реализации и внедрения единых корпоративных ИТ-стандартов в крупной холдинговой структуре. В структуру холдинга входит управляющая компания, которая расположена в Москве, и несколько компаний с филиальной структурой, которые территориально расположены в разных регионах России. До создания холдинга данные компании функционировали абсолютно независимо друг от друга и, соответственно, при  объединении стали возникать вопросы, которые потребовали унификации процессов и внедрения единых стандартов.

Все проблемы, связанные с объединением, затронули все ИТ-службы компаний. Уровень автоматизации во всех компаниях был разный, соответственно, и задачи, которые ставились перед ИТ, сильно отличались друг от друга. В компаниях с высоким уровнем требований к ИТ было необходимо сохранить существующее качество предоставления услуг, а в компаниях с низким уровнем требовалось вывести предоставление ИТ услуг на новый качественный уровень. В связи с объединением возникла потребность в предоставлении бизнес - подразделениям новых услуг, которые требовали консолидации данных и ресурсов всех ИТ-служб холдинга.

В работе освещены подходы по формированию организационной и функциональных структур сервисной ИТ компании, которая была создана на базе ИТ подразделений компаний, входящих в холдинговую структуру.  Новая функциональная структура, основанная на центрах компетенций, позволила оптимальным образом использовать все ресурсы сервисной компании. За счёт внедрения центров компетенций была достигнута возможность оказывать одинаково качественные услуги всем заказчикам, независимо от их территориального расположения.  В результате заказчик получил:

• Единую точку обращения
• Возможность мониторинга исполнения заявки
• Большее разнообразие ИТ услуг
• Возможность получать отчётность по выполненным работам
• Уменьшение стоимости услуг за счёт стандартизации ряда сервисов.

Пункты 1-3 относятся к качественным показателям, которыми можно оценить работу сервисной компании. По пунктам 4 и 5 можно оценить работу сервисной компании в численном выражении. Ежемесячная отчётность даёт возможность руководству компании - заказчика определить участки, где можно оптимизировать работу. Уменьшение стоимости ИТ услуг – это эффект, который достигается за счёт централизации ИТ деятельности и показатель в 20 процентов, который удалось достигнуть на первом этапе, не является пределом. Эти пять пунктов показывают, что наличие единых стандартов управления ИТ-сервисами помогают бизнесу реализовывать свои планы и дополнительно уменьшить издержки на ИТ.

Кроме внедрения организационных стандартов, в представленной работе описываются следующие реализованные мероприятия по стандартизации:

• Создание единой доменной структуры
• Разработка стандартов и формирование типовых центров обработки данных
• Создание корпоративного стандарта организации внутренней телефонной связи
• Создание единых стандартов для оборудования ИТ
• Проведение аудита и создание баз знаний по всем критичным информационным системам
• Внедрение процедуры формирования консолидированного ИТ-бюджета.

Все эти мероприятия направлены на достижение бизнес - целей холдинговой компании. Внедрение процедуры бюджетирования направлено на повышение прозрачности расходов на ИТ. Разработка и формирование типовых центров обработки данных – на снижение операционных издержек и получение конкурентного преимущества за счёт использования передовых технологий обработки данных. Стандарты на ИТ оборудование –на сокращение стоимости одного рабочего места. Кроме того эти стандарты дают возможность оперативно оборудовать новые рабочие места и восстанавливать работоспособность в случае сбоев, что тоже является конкурентным преимуществом компании. Грамотно сформулированные стандарты не ограничивают бизнес, а наоборот дают ему дополнительную свободу, потому, что заранее отсекают решения или подходы, однажды признанные бизнесом негодными.

Внедрение стандартов в области ИТ является непрерывным процессом. Стандарты должны отвечать изменяющимся потребностям  бизнеса и использовать возможности современных технологий. Нельзя допустить, чтобы наличие стандартов стало  для ИТ подразделения бюрократической стеной, за которой можно укрыться со словами «Вы сами согласовали эти стандарты n лет назад». Стандарты должны позволять определенную гибкость в принятии решений, но не допускать хаос.