Интеграция облачных приложений для управления процессами и проектами

Зиганшин М.Г.

выпускник группы ИТМ-24

Школы IT-менеджмента

РАНХиГС при Президенте РФ

В наши дни информационные технологии уже стали неотъемлемой частью практически любого бизнеса, и в первую очередь это безусловно связано с бурным, революционным развитием вэтой сфере. Уже сегодня мы можем наблюдать, как разумное применение новейших достижений из этой сферы в сочетании с реальными изменениями подхода к деятельностиможет менять работу совершенно разных предприятий -от малых компаний до крупных международныхкорпораций.

Программные продукты по управлению процессами и проектами – это, по своейсути,сегодня уже не просто программы, а целые концепции управления процессами и проектами в организации. Но необходимо понимать, что внедрение программных продуктов по управлению процессамии проектами в компании, как и любых других, может быть успешной только в привязке к реальной действительности её функционирования. В связи с этим можно выделить 5 рисков при внедрении систем для управления процессами и проектами:

1)      Её внедрение вовсе не решает проблемы, а только даёт возможность их решить.

2)      Могут возникнуть и непредвиденные изменения, даже после согласования и подписания проекта, и выстроенные процессы придётся менять.

3)      Может возникнуть желание использовать систему по управлению процессами и проектамидля того, чего она не предназначена.

4)      После запуска проекта по внедрению системы управления процессами и проектами может выясниться, что не были проведены заранее подготовительные работы для её внедрения.

5)      Ну и разумеется – сопротивление сотрудников, которые могут быть не заинтересованы в её внедрении, или даже заинтересованы в срыве её внедрения.

На фоне вышеописанных рисков может возникнуть вопрос – а зачем тогда вообще переходить от административно-функциональной схемы к процессной? Для ответа на этот вопрос могу привести 5 основных эффектов, получаемых от её внедрения, а именно:

1)      Ориентированность компании на результат как в целом, так и каждого сотрудника в отдельности, поскольку легко проследить кто сколько времени выполняет ту или иную задачу, кто какими задачами занимался.

2)      Одна цель, один результат, один начальник – ответственный.

3)      Руководители высшего звена разгружаются от рутинной ручной работы и занимаются стратегией развития компании.

4)      Усиление операционной эффективности компании.

5)      Новый персонал быстро получает доступ к базе данных компании и включается в работу.

Стоит отметить, что процессы в компании прежде всего зависят от людей, их выполняющих, и по этому при выборе концепции управления процессами и проектамив первую очередь следует думать о удобстве соответствующего ПО для конечного пользователя, егоэффективности при выполнении поставленных перед ним задач и узнаваемости интерфейса (не стоит изобретать велосипед там, где всё уже было изобретено до нас), а так же не стоит пренебрегать интеграциями с существующими на предприятии программными продуктами, которыми люди уже умеют пользоваться.

В своей дипломной работе я:

1.      Рассмотрел подходы к тому, как надо преодолевать возможные риски при внедрении данного вида ПО;

2.      Отразил проблему выбора программных продуктов по управления процессами и проектами компании с разных сторон;

3.      Показал процесс внедрения данного вида программного продукта на конкретном примере (продукты компании Atlassian);

4.      Сделал выводы о выгоде интеграции с различными программными продуктами, как широкого распространение (например, средства MSOffice), так и узкоспециализированного, а также со специализированными плагинами.