Внедрение идеологии процессного подхода в организации, осуществляющей деятельность в отрасли геоинформатики

Николаев А.В.

выпускник группы ITM-32

Школа IT-менеджмента

РАНХиГС при Президенте РФ

В дипломной работе рассматривается деятельность и бизнес-процессы дочерней коммерческой организации-разработчика географических информационных систем (далее - Организация) одной из крупнейших государственных телекоммуникационных компаний (далее - Инвестор).

Основной вид деятельности Организации– развитие и совершенствование географической информационной системы,являющейся собственностью Инвестора. Для осуществления контроля и управления со стороны Инвестора создана служба заказчика – продуктовый офис в обязанности которого входит: формирование заданий и приемка результатов, а также продажа продукта на федеральном, региональном уровне и крупнейшим корпоративным клиентам. Сама Организация кроме развития продукта также имеет право вести коммерческую деятельность в части реализации продукта остальным клиентам, с учетом интересовИнвестора.

В рамках осуществления деятельности как внутри Организации, так и во взаимодействии с Инвестором с ростом потребности в совершенствовании разрабатываемого продукта, а как следствие, сувеличением штатов сотрудников обоих предприятий, а также роста запросов со стороны потенциальных клиентов, остро стала проявляться проблема отсутствия стройной организации деятельности, ее стихийности.Отсутствие утвержденного регламентированного порядка действий, а также ответственных лиц за осуществление деятельности уже повлекло: срывы сроков в предоставлении результатов, как Инвестору, так и внешним заказчиками отказы потенциальных клиентов, обусловленные длительностью формирования коммерческих предложений, или затягиванием согласования условий и договоренностей.

Необходимо отметить, что при имеющихся проблемах Организация со своей работой справляется без серьезных последствий, чтообусловлено наличием в ней высокопрофессиональных кадров, имеющих многолетний опыт и готовых работать на износ за «идею».

Наиболее подходящим способом решения сложившейся неблагоприятной ситуации является применение современной мировой практики к организации деятельностипредприятия – внедрения процессного подхода, а именно в выделении процессов как совокупности устойчивой системы видов деятельности, создающих на выходе ценность как для входа другого процесса, так и для конечного потребителя, оплачивающего полученную им эту ценность.

Активной группой сотрудников несколько раз поднимался вопрос о детальном описании деятельности прямо завязанной на получение прибыли и четком распределении зон ответственности, но со стороны руководства понимания не нашли, в первую очередь из-за слабого знания предмета руководством (западная философия, дорого, долго, не понятны перспективы).

Целью данной работы по выявлению, описанию основных бизнес-процессов Организации и определению «вредных» и не добавляющих ценности действий, являетсядемонстрация руководству эффективности процессного подхода к управлению и инициирование более масштабной работы по его внедрению в деятельность Организации.

В результате выполнения работы были выявлены следующие обстоятельства, препятствующие полноценному выполнению работ по выявлению и формированию регламентов процессов, и определению метрических показателей их эффективности:

·                    Процессы не определены, положения о подразделениях и должностные обязанности разработаны формально и не имею ничего общего с реально выполняемой деятельностью;

·                    Сопротивление руководителей подразделений и сотрудников части непредоставления сведений о выполняемых ими обязанностей;

·                    Существуют серьезные системные ограничения, вызванные необходимостью учитывать требования НПА государственного Инвестора, а также исторически сложившихся факторов;

·                    В деятельности не применяются современные автоматизированные системы. Хранение документации осуществляется в бумажных носителях, опыт предыдущих работ не используется;

В связи с чем, в условиях ограниченного времени, были осуществлены категорирование и преприоритезация целей, и в рамках данной работы (1 этапа внедрения процессного подхода) были выполнены следующие виды работ:

·                    Разработанареальнаяструктура Организациив нотации ARISOrg;

·                    Осуществлено выделение процессов и моделирование их в нотациях ARIS VAD и ARIS eEPC (как есть);

·                    Выполнен анализ и выявлены недостатки существующих процессов, предложены усовершенствованные модели процессов (как надо);

·                    Разработаны модели процессов вновь создаваемого направления деятельности Организации «Presale»;

На 2 этапе деятельности, выполняемойза рамками данной работы, планируется:

·                    Закрепление процессов за функциональными подразделениями;

·                    Разработка положений о подразделениях;

·                    Разработка должностных обязанностей и закрепление процессов за ответственными лицами (владельцами процессов);

·                    Разработка метрик процессов;

·                    Получение численных значений метрик процессов по результатам анализа выполнения этих процессов;

·                    Принятие решений по совершенствованию процессов;

·                    Разработка дополнительных регламентов (о повышения квалификации, хранения результатов работ…);

Описанные предложения были сформированы в отчет и переданы руководителю Организации для принятия им дальнейших решений, но как уже было сказано ранее, внедрение процессного подхода является трудоемким, организационно и технически сложным мероприятием, поэтому, на момент написание аттестационной работы, решения о реализации подхода, так и не было принято, ввиду сложившийся хоть и неэффективной, но устойчивой практики.

Идеология процессного подхода к управлению деятельностью Организации может стать решающим фактором, как в повышении результативности и эффективности предприятия, а, следовательно, и в увеличении доходов, так и в борьбе с конкурентами.Процесс должен начинаться с момента рассмотрения возможности предоставления услуги потенциальному клиенту и заканчиваться оплатой услуги полностью удовлетворенным потребителем, однако пока системные ограничения и сложившиеся устойчивые отечественные практики не дают реализовать такой процесс в полной мере.