Несистематизированный учет – мина замедленного действия для информационной среды предприятия. Руководство по разминированию.

Фёдоров А.Р.
выпускник группы MBA CIO 28А
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В настоящее время информационные технологии являются важнейшим инструментом ведения бизнеса. Данные, полученные в результате деятельности предприятия, его окружения, представляют собой ценный источник для анализа текущего положения компании, выработки стратегии и тактики развития, принятия оперативных управленческих решений. Эффективное использование информационных технологий в области учета и обработки информации является конкурентным преимуществом  компании, дает возможность своевременного реагирования на быстро меняющуюся конъюнктуру рынка, экономическую и правовую среду бизнеса, прочие внешние условия.

В последние десятилетия бурное развитие информационных технологий дало бизнесу множество инструментов в виде информационных систем и технологий. Тиражируемые решения, наряду с наличием на рынке труда специалистов с опытом работы с ними, позволяют субъектам бизнеса организовать учет и обработку данных в рамках автоматизации различных направлений деятельности.

Несмотря на предлагаемые рынком информационных технологий возможности, в более чем 80% компаний сотрудники в своей ежедневной деятельности в той или иной степени используют несистемные решения для ведения учета и обработки информации в рамках решения возложенных на них задач.

Предпосылок возникновения такого явления как несистематизированный учет в каждом конкретном случае несколько и каждая из них имеет различную природу происхождения. Корневая же причина одна – незрелость информационной корпоративной среды, которая заключается как в отсутствии доступных инструментальных средств и компетенций, так и в недостатках методологии управления. Это окружение порождает неспособность информационной системы предприятия оперативно реагировать на изменения, порождаемые внутренней и внешней средами бизнеса. В таких условиях любое требование по учету той или иной первичной или порожденной операционной деятельностью компании информации нередко решается самым быстрым, простым и на первый взгляд эффективным способом: создаются регистры, журналы и таблицы средствами доступных и универсальных инструментов, которые не требуют специализированных в текущих реалиях знаний. В большинстве случаев такими инструментами выступают прикладные офисные пакеты.

Несмотря на кажущуюся простоту и эффективность создаваемых таким образом решений, зачастую силами непосредственно операционных сотрудников, не связанных с процессами построения и управления информационной средой предприятия, подобные приложения содержат в себе серьезные риски, которые распространяются за пределы проблематики задач информатизации. К таким рискам можно отнести: сложность использования и формальной интерпретации информации; невозможность обеспечения информационной безопасности – отсутствуют возможности соблюдения условий целостности, доступности и конфиденциальности информации; ограничение или невозможность организации коллективной работы; встраивание персональных компетенций в информационную среду предприятия и другие. Фактически создается неуправляемая альтернативная информационная среда предприятия, представленная информацией, отсутствие возможности дальнейшего использования которой не позволяет называть ее данными.

В целях более детального изучения проблематики и поиска решений, контекст исследования ограничен компаниями малого и среднего бизнеса, как наиболее часто подверженным риску использования средств «альтернативной» автоматизации. В рамках выбранного контекста рассматриваются причины и возможные последствия использования на предприятии средств несистематизированного учета.

В качестве решения проблемы наличия несистематизированного учета, в настоящей работе не рассматривается вопрос замены существующих в компании основных систем автоматизации, представленных тиражируемыми и апробированными программными продуктами, несмотря на то, что они не удовлетворяют требованиям масштабирования – в противном случае вопрос организации учета не является актуальным. Устранение и недопущение появления в будущем систем «дикого» учета видится в использовании специализированных, локальных или централизованных, программных решений, предоставляющих богатую палитру инструментов и простоту их использования, сравнимую с прикладными офисными пакетами. Такие системы могут быть реализованы на основе собственной или заказной разработки, тиражируемыми «коробочными» решениями, либо адаптируемыми интегрированными системами – в исследовании приводятся все плюсы и минусы каждого из подходов. Целевой программный ландшафт при выбранном способе решения вопроса должен быть  представлен основными системами и специализированным приложением, обеспечивающим учет всех данных, неохваченных базовыми инструментами.

Тиражируемые «коробочные» информационные системы, доступные предприятиям малого и среднего бизнеса, зачастую ограничиваются обязательной и скромным набором форм управленческой отчетности, формирование которой и является конечной целью любой корпоративной информационной системы. Этим и обусловлена «коробочная» учетная модель, ограниченные возможности развития которой, в целях дальнейшего получения различных срезов данных или отсутствие таковой возможности вовсе, и обуславливает потребность субъекта бизнеса в  несистематизированном учете и рациональном инструменте автоматизации. Таким образом, заказчиком систем подобного рода может являться топ-менеджмент компании, как заказчик соответствующей отчетности, и линейный менеджмент, который может использовать системы указанного класса для организации обособленного учета подразделения в целях получения соответствующей отчетности и/или обменных информационных потоков. В исследовании также приводится роль CIO как возможного заказчика систем подобного класса. В виду того, что ИТ-директор ответственен за  построение и состояние информационной среды компании в целом, в его интересах внедрение и использование технологий организации учета, исключающих наличие несистематизированных данных, через разработку методологии, повышение информационной культуры на предприятии, внедрение и использование соответствующих инструментов.

Обобщая опыт борьбы с распространением  несистематизированного учета на предприятиях различных видов деятельности, в аттестационной работе  сформулированы требования к функционалу и архитектуре информационной системы, предназначенной для решения рассматриваемой проблемы. Приведены примеры из практики, в которых демонстрируется как при помощи одного из широко представленных на рынке специализированных средств - платформы Coreworks Application Framework, созданы средства рациональной автоматизации, которые повысили эффективность и управляемость бизнес-процессов, предоставили новые конкурентные преимущества и возможность роста компаниям, работающих на различных рынках.