Анализ состояния системы управления проектами в ИТ-компании и меры по его совершенствованию

Моренов К. С.
выпускник группы ITM-10
Школа IT-менеджмента РАНХиГС
при Президенте РФ.

К современным информационным технологиям и системам предъявляются достаточно жесткие требования: они должны эффективно работать и обеспечивать высокую гибкость бизнеса компании и конечно давать быструю отдачу от инвестиций в них. Часто в российской практике информационные технологии рассматриваются как необходимая, но чисто вспомогательная функция, выступающая как центр затрат. Чтобы изменить такую ситуацию, нужно обосновать, каким образом возможности, предоставляемые современными информационными технологиями, могут обеспечить успех предприятия на рынке.

Настоящая работа посвящена определению экономической эффективности внедрения системы SAP ERP в компании «Нижнекамскнефтехим».
Реализации проекта внедрения системы SAP R/3 в ОАО «Нижнекамскнефтехим» началось в 2001 году, и с 2006 года система находится в продуктивной эксплуатации.

На сегодняшний день успешно функционируют 11 функциональных модулей, охватывающих все сферы деятельности компании в режиме реального времени.

В системе SAP ERP ОАО «Нижнекамскнефтехим» осуществляется: планирование производства, логистическая деятельность, экономическое планирование и бюджетирование, ведение финансового и бухгалтерского учетов, управление инвестиционными проектами, планирование технического обслуживания и ремонта оборудования (ТОРО), учет персонала и расчет заработной платы, управление качеством продукции.

Оценка экономической эффективности внедрения и эксплуатации ERP системы – один из главных вопросов волнующих топ-менеджмент компании, вкладывающих в нее значительные средства и как следствие выдвигающих справедливое требование: ERP-система как минимум, должна окупить расходы на ее внедрение и эксплуатацию и начать приносить предприятию дополнительный доход. На сегодняшний день, ERP-система ОАО «Нижнекамскнефтехим» рассматривается руководством как затраты, а не как инвестиции и новые возможности. Руководству компании необходимо знать, ради чего осуществляются вложения в информационные технологии, содержится соответствующий персонал, и каков будет экономический результат подобных инвестиций.

Кроме того, мировой финансовый кризис обострил проблему и поставил перед руково­дством компании, а также перед ИТ-департаментом задачу повышения эффектив­ности затрат на эксплуатацию ERP системы.

Проблема оценки эффективности вложений в ERP-систему становится чрезвычайно актуальной. Необходимо достигнуть разумного соотношения между размером вложений и той выгодой, которая может быть получена от использования ERP-системы. Этот вопрос постоянно волнует руководство компании.

В настоящее время, для описания преимуществ, которые дает предприятию ERP-система, принято делать акцент на таких результатах, как «прозрачность финансово-хозяйственной деятельности», «повышение эффективности управления», «единые стандарты управления», «организация единого информационного пространства» и т.п. При этом определить количественную величину подобных результатов не представляется возможным, так как их характеристика, в основном, отражает позицию и отношение топ-менеджмента компании к внедренной системе. По такому описанию результатов составить адекватное мнение о возможностях ERP-системы практически невозможно. О результатах такого проекта ничего определенного сказать нельзя без соответствующих экономических выкладок.

Проблема оценки эффективности ERP-систем состоит в том, что точно оценить экономические выгоды от внедрения системы практически не возможно, так как, позитивные перемены по результат внедрения, наступают с некоторым временным лагом и зависят от многих факторов, в том числе и субъективных. Кроме того, некоторые экономические выгоды не всегда можно оценить в количественном выражении. Поэтому любая оценка экономической эффективности ERP системы всегда носит условный характер.

Целью работы является выявление механизмов реального влияния эксплуатации  ERP-системы ОАО «Нижнекамскнефтехим» на экономические показатели предприятия и обоснование получаемого эффекта на понятном для бизнес-пользователей и самое главное для руководства языке.

В настоящей работе проведен обзор методов и подходов к оценке эффективности ИТ, анализ положительных и отрицательных сторон, определены границы применимости данных методов. В качестве наиболее существенных и понятных топ-менеджменту метрик эффективности информационной системы выбраны финансовые показатели, полученные с помощью  различных методов финансово-экономического анализа, поскольку они позволяют оценить параметры использования систем по аналогии с оценкой любого другого рода деятельности. Эффективность внедрения информационной системы определяется как достижение оптимального соотношения затраты/результат, под которым понимается сопоставление экономического результата внедрения системы и затрат на приобретение, внедрение, доработку, эксплуатацию системы. Но в силу многих факторов финансовый анализ не дает полного представления об эффективности внедрения ERP, поэтому финансовые показатели были дополнены качественными эффектами.

Определение экономического эффекта внедрения ERP системы масштабный и весьма трудоемкий процесс, требующий привлечения штата экспертов и самостоятельного бюджета. По оценкам некоторых экспертов стоимость оценки эффективности информационной системы иногда может достигать 1-2% от стоимости самой системы. Поэтому в работе была предпринята попытка упростить столь трудоемкий процесс, и сделать расчеты более доступными для понимания.

При оценке экономической эффективности использовалось комбинирование различных методик. Частично была использована традиционная модель совокупной стоимости владения (TCO) информационных систем совместно с комплексной оценкой количественных и качественных эффектов от эксплуатации ERP системы, проведенной в ходе анализа всех аспектов ее эксплуатации и интервьюирования ключевых бизнес-пользователей компании.

Полученные результаты позволили сделать следующий вывод: экономический эффект от использования ERP-системы в ОАО «»Нижнекамскнефтехим несомненно есть и он положительный. Эффект можно разделить на количественный эффект от внедрения ERP-системы, который можно подсчитать, и качественный эффект, который невозможно однозначно перевести в цифры и его часто называют «комфортом» от владения ERP.

Основные эффекты, которые определены в количественном выражении, явились результатом использования ERP системы как инструмента для повышения платёжной дисциплины (исполнение договоров), ускорения оборачиваемость оборотных средств, оптимизации дебиторская задолженности.

Качественные эффекты можно охарактеризовать существенным улучшением системы управления на основе изменений в ее организации, оптимизации бизнес-процессов производства, сбыта, снабжения, планирования и учёта затрат, усовершенствования процессов взаимодействия внутри самой организации.

Оценка эффективности внедрения и всех аспектов эксплуатации ERP-системы на предприятии может и должна стать основой для создания инструмента управления проектом развития ERP-системы и оптимизацией связанных с этим расходов, что в свою очередь, позволит достичь максимального экономического эффекта от ERP системы в ОАО «Нижнекамскнефтехим».