Оптимизация ИТ-ландшафта предприятия с помощью внедрения ERP-системы (опыт сравнительного анализа)

Фасхутдинов Р.Н.
выпускник группы MBA CIO 43
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В современных условиях развития экономики, любому предприятию для стабильного функционирования, а также для усиления конкурентных преимуществ, необходимо отслеживать и правильно использовать новейшие информационные технологии. Именно корпоративные информационные системы помогают повысить эффективность управления предприятием на всех уровнях, минимизируя временные, финансовые и ресурсные издержки. Для выполнения выше изложенного нам поможет КИС (Корпоративная информационная система).

КИС (Корпоративная информационная система) - интегрированная и масштабируемая информационная система, предназначенная для комплексной автоматизации бизнес-процессов всех уровней.

Главной задачей такой системы является поддержание бизнес-процессов предприятия, формирующих конечный продукт или услугу. Посредством такой информационной системы руководство должно своевременно получать достоверную, непротиворечивую структурированную информацию.            

На сегодняшний день рынок наполнен различными по характеристикам, стоимости и другим критериям корпоративными информационными системами, большим количеством предложений консультантов, сопровождающих процесс выбора, установки и дальнейшего сопровождения КИС

В зависимости от учетных и промышленных информационных систем, КИС можно разделить на:

Особенности внедрения корпоративных информационных систем и их обоснование

Каждая система имеет свои особенности внедрения. Немаловажны и характеристики самого предприятия.

Однако можно сформулировать общие этапы внедрения КИС на предприятии, которые в той или иной степени будут описывать в общих чертах проведение процесса внедрения:

а) Подготовка.

б) Анализ деятельности предприятия.

в) Построение модели бизнеса.

г) Адаптация КИС на предприятии.

д) Тестирование КИС.

е) Ввод в эксплуатацию.

ж) Сопровождение эксплуатации.

На этапе подготовки формулируется сущность предстоящих изменений. Определяется текущее положение дел и желаемое. Проводится сравнение, составляется перечень желаемых изменений. Внедряемая информационная система должна включать контроль общих функций предприятия, таких, как финансы, бухгалтерия, персонал, так и функции, связанные со спецификой отрасли.

После того, как все требования сформированы, производится мониторинг рынка КИС, согласно требованиям фирмы и ее возможностям, и происходит выбор той или иной системы.После того, как корпоративная информационная система выбрана, производится анализ деятельности предприятия. В ходе анализа выявляются все бизнес- процессы организации, включая информационные потоки. Одним из основных требований является наличие у предприятия справочников и классификаторов, соответствие определенным стандартам всей продукции или услуг. Это значит, что на предприятии должен быть классификатор продукции, материалов, бухгалтерские справочники такие, как справочник дебиторов и кредиторов, стандарты учета движения денежных средств и т. д.На данном этапе анализируются и корректируются привычные для предприятия стандарты учета и ведения отчетности.

Жизненный цикл проекта внедрения

Проведем обзор существующих моделей и подходов к разработке и внедрению автоматизированных систем (АС).

Мы выделяем три основных модели:

1.Каскадная.

2. Итеративная.

3. Гибкая (англ. agile).

Каскадные модели (водопадные модели) — это когда разработка АС ведется последовательно по фазам: разработка требований, проектирование, программирование, тестирование; переход к каждой следующей фазе возможен только после полного завершения предыдущей. Сейчас каскадные модели используются редко, поскольку писать два года техническое задание, а потом пять лет по нему программировать — такое в современном быстро меняющемся мире себе вряд ли кто может позволить.

Итеративные методики — это, по сути, каскадные модели, которые были расширены за счет добавления последовательности небольших итераций (от 1 до 3 мес.), в рамках которых выполняются все необходимые фазы по каскадной модели. Основная суть выполнения работ в рамках итеративного подхода в том, что в конце каждой итерации мы должны получить работающую версию продукта. Ктакимметодикамможноотнести Rational Unified Process (RUP), Microsoft Solutions Framework (MSF).

Гибкие методики— это итеративные методики, в которых добавлены инструменты, позволяющие вести очень быструю разработку и выполнять эффективные коммуникации. Самые известные и популярные гибкие методики — ХР и Scrum.

Для внедрения ERP-системы мы применяем методику последовательного приближения, которая объединяет каскадную и итеративную разработку. Суть данной методики заключается в следующем: сначала мы делаем основные важные изменения в системе по каскадному принципу, а потом запускаем серию итераций и последовательно улучшаем работу ERP-системы, приближаясь к некоторому идеальному варианту ERP.

.

Поэтапное внедрение функциональных блоков

В рамках ERP-системы работают несколько функциональных блоков, которые в той или иной степени могут рассматриваться независимо:

1. Продажи.

2. Запасы.

3. Закупки.

4. Денежные средства и казначейство.

5. Планирование.

6. Производство.

7. Учет затрат.

8. Кадровый учет.

9. Расчет заработной платы.

10. Бухгалтерский и налоговый учет.

11. Бюджетирование.

12. Автотранспорт.

13. Управление проектами.

Внедрение каждого функционального блока — это отдельный этап внедрения, название которого совпадает с названием функционального блока.

Процессы каждого функционального блока (продажи, запасы, закупки и т. д.) взаимосвязаны, и можно уверенно сказать, что нельзя полностью отделить какой-либо блок и только его автоматизировать. Поэтому для любого процесса необходима минимальная входная информация, которая поступает от другого блока.

Для решения проблемы взаимосвязанности этапов мы используем три подхода:

1.Наладить упрощенный ввод информации.

2. Настроить получение данных из другой системы.

3. Выполнять этапы параллельно.

Подготовительные инструменты внедрения проекта

Перед началом проекта проводится установочное совещание и составляется план коммуникаций. В рамках установочного совещания определяются общие принципы выполнения проекта.

На установочном совещании назначается руководитель проекта и технический руководитель проекта. По результатам установочного совещания руководитель проекта готовит документ «Общая информация о проекте».Самой важной задачей является формирование концептуальной целостности ERP-решения. Именно технический руководитель должен отслеживать, чтобы система имела единый стиль и одинаковые подходы во всех подсистемах, решения были схожими.

Обоснование эффективности внедрения системы путем анализа рынка

Выбор конкретной корпоративной информационной системы зависит от многих факторов: специфики компании, отрасли в которой она функционирует, а также от целей, которые компания преследует и проблем, которые намерена решить с помощью КИС.

Финансовые методы оценки эффективности в денежном выражении показывают возможные выгоды или убытки, которые принесет КИС, однако при таких расчетах упускаются финансовые и нефинансовые выгоды.

Применение того или иного метода зависит от конкретной ситуации, однако возможно провести анализ, включающий в себя несколько методов и методологий, который уже на начальном этапе поможет ответить на вопрос об окупаемости проекта и возможных последствиях его внедрения.