«Анализ и оптимизация бизнес-процессов управления закупками в образовательной сфере с использованием методологии и инструментария ARIS» Хайретдинова Э. И.

«Анализ и оптимизация бизнес-процессов управления закупками
в образовательной сфере с использованием методологии и инструментария ARIS»

Хайретдинова Э. И.
Выпускница группы ИТМ-38
Леоненков А. В
Руководитель: доц., к. т. н.
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В настоящее время ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ (далее ФГБОУ РАНХиГС) — это крупнейшее учебное заведение в России которое имеет 52 филиала в 8 федеральных округах Российской Федерации. Московский кампус ФГБОУ РАНХиГС состоит из научных структур, общеакадемических структур, а также московских факультетов и институтов.
ФГБОУ РАНХиГС – это бюджетная образовательная организация, которая получает субсидии из бюджетной системы РФ.
Управление закупочной деятельностью бюджетной образовательной организации представляет собой снабжение организации и ее организационных структур товарами, работами и услугами в целях выполнения стоящих перед ними задач в полном объеме и в установленные сроки.
Основой управления закупочной деятельностью в бюджетных учреждениях является ФЗ № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» вступивший в действие с 1 января 2014 года.
Целью аттестационной работы является анализ бизнес-процессов управления закупками в образовательной сфере и разработка рекомендаций по оптимизации закупок с использованием методологии и инструментария ARIS.
Задачи проекта:
 исследовать бизнес-процесс управления закупками в ФГБОУ РАНХиГС;
 в ходе интервью получить информацию от сотрудников, задействованных в этом процессе и описать бизнес-процесс управления закупками в ФГБОУ РАНХиГС;
 на основе описания создать графическую модель бизнес-процесса управления закупками с использованием методологии и инструментария ARIS;
 провести анализ бизнес-процесса управления закупками и вывить «узкие места»;
 разработать и предложить оптимальную модель бизнес-процесса управления закупками в образовательной сфере с использованием методологии и инструментария ARIS.
В ходе работы автором был описан бизнес-процесс и разработана модель бизнес-процесса управления закупками в программе ARIS.
В результате анализа описания и графической модели автором были выявлены «узкие места» данного процесса:
1. для сбора и согласования потребностей применяются: MS Excel, MS Word, Outlook;
2. предложения поставщиков по ценам приходят письмами по «Почте России»;
3. отсутствует взаимодействие с исходными сметами структурных подразделений;
4. отсутствует взаимодействие с ПФХД структурных подразделений;
5. отсутствует возможность импорта/экспорта данных (извещения, планы-графики, резервирование бюджетных средств, учет лимитов);
6. не интегрирована выгрузка данных закупочной процедуры на сайты Госзакупок, ЕИС и др.
7. отсутствует возможность контроля подготовки документации закупки на всех этапах жизненного цикла;
8. отсутствует возможность учета изменения контрактов (договоров);
9. нет оповещения пользователей о предстоящем событии и действии;
10. отсутствует возможность подготовки печатных форм документов в программе;
11. в процессе используются несколько АИС: подсистема «Централизованное управление закупками» прикладного решения «1С: Управление холдингом», «Электронный бюджет» АИС «Директум», АИС «Реестр договоров», АИС: 1С «Бухгалтерия».
Результатом выполнения работы автором предложено решить имеющиеся проблемы в организации процесса управления закупок с помощью интеграции данных из различных АИС в одну и перевода полного цикла управления закупками в подсистему «Централизованное управление закупками» «1С: Управление холдингом 8».
В настоящее время в ФГБОУ РАНХиГС частично внедрено прикладное решение «1С: Управление Холдингом». Однако подсистема «Централизованное управление закупками» пока не используется и требует адаптации к работе в бюджетной организации.
Преимущества использования данной подсистемы представлены на рисунке 1.

Рисунок 1
Следует отметить, что ФГБОУ РАНХиГС является территориально-распределенной организацией. Подсистема «Централизованное управление закупками» эффективно работает в условиях территориальной распределенности, поэтому после внедрения данной подсистемы в московском кампусе она будет внедрена и в филиалах Академии.
Практическая значимость работы заключается в том, что разработанные автором рекомендации впоследствии будут применены в ФГБОУ РАНХиГС при автоматизации бизнес-процесса управления закупками.
Повышение эффективности закупочной деятельности в ФГБОУ РАНХиГС позволит сократить время работы сотрудников, осуществляющих закупки. В освободившееся время сотрудники смогут переориентироваться на решение других задач.