Методы и средства повышения эффективности бизнес-процессов ИТ-компании

Олексюк П.П.
выпускник группы MBA CIO 32-А
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В современном мире лидерство и успешная деятельность большинства компаний во многом зависит от эффективности работы их ИТ-служб. В настоящее время ИТ-подразделения обеспечивают возможность выполнения практически всех бизнес-процессов современных организаций. В таких условиях появляется необходимость в долгосрочном планировании развития ИТ с целью максимального соответствия потребностям развивающегося бизнеса.

Одним из способов долгосрочного планирования развития информационных технологий является разработка стратегии информатизации, в которой описываются ключевые инициативы по внедрению информационных систем и инфраструктурных решений на ближайшие 3-5 лет. Кроме того, в последние 10 лет во многих крупных компаниях, появилась тенденция отделять ИТ-службу от основного бизнеса путем выделения ИТ-подразделений в дочернюю компанию. В каждом конкретном случае цели и задачи создания корпоративного аутсорсера различны, однако, к наиболее распространенным можно отнести следующие:

• Создание единого центра ответственности и компетенции за информатизацию предприятия;
• Реализация утвержденной Стратегии информатизации;
• Поддержка и развитие информационно-управляющих систем и инфраструктуры;
• Повышение качества услуг и прозрачности затрат на ИТ.

Простое создание дочерней ИТ-компании само по себе не может привести к желаемому повышению эффективности использования и создания ИТ-решений. Новая компания – это новые процессы, которые необходимо выстроить практически с  нуля. В первую очередь это связано с необходимостью формирования новой модели взаимодействия с материнской компанией на коммерческой, а не административной основе. При этом, если перед дочерней ИТ-компанией стоит задача реализации объемной и дорогостоящей многолетней стратегии информатизации, подразумевающей создание десятков крупных информационно-управляющих систем и сложных инфраструктурных решений, эффективность ее бизнес-процессов является ключевым фактором успеха. В противном случае под угрозой оказываются качество, сроки, да и в целом сама возможность оказания услуг дочерней компанией для своих заказчиков.

В данной работе рассматривается опыт крупной российской компании с большим количеством региональных подразделений по реализации четырехлетней стратегии информатизации силами дочерней сервисной ИТ-компании, ключевые проблемы, с которыми при этом пришлось столкнуться и пути их решения.

К проблемам, с которыми приходиться сталкиваться регулярно рассматриваемой ИТ-компании можно отнести:

• Низкое качество проектной документации. Длительные сроки согласования документов;
• Серьезные недостатки в области архитектуры ИТ;
• Срывы сроков по проектам;
• Высокая стоимость владения ИТ-решениями (TCO);
• Низкое качество оказываемых услуг;
• Отсутствие единого источника актуальной информации.

Исходя из выявленных проблем и недостатков, подробно рассматриваются 4 ключевых направления повышения эффективности бизнес-процессов организации:

• Внедрение корпоративных стандартов
• Создание единого информационного пространства
• Создание Центра корпоративной архитектуры
• Внедрение каталога ИТ-услуг

Описанные в данной работе инициативы не являются исчерпывающими и не могут рассматриваться как некая дорожная карта на пути к успеху и эффективности. Однако, выше были приведены аргументы почему очень важно сосредоточить усилия в указанных направлениях. Решения в каждой из областей позволит обеспечить прочную основу для создания по-настоящему эффективных ИТ-решений, способных удовлетворить  любые потребности бизнеса материнской компании качественно и в максимально короткие сроки.

Несмотря на то, что в работе был рассмотрен бизнес-кейс, связанный с деятельности конкретной компании, можно смело заявить, что рассмотренные выше недостатки в той или иной степени присущи большинству крупных ИТ-подразделений. Другое дело, что проявляться они могут в большей или меньшей степени в каждом конкретном случае. Это значит, что способы повышения эффективности, рассмотренные в работе применимы в большинстве случаев, вне зависимости от специфики деятельности той или иной ИТ-организации.

К примеру, трудно найти компанию, в которой нет потребности в едином информационном пространстве или в управлении архитектурой информационных решений, которая не стремилась бы повышать качество своих услуг и снижать стоимость владения ИТ-активами за счет унификации решений. При этом, практически все описанные в данной работе инициативы могут быть внедрены методом «снизу-вверх», независимо от масштабов организации.

К примеру, если организация по тем или иным причинам не может позволить себе дорогостоящее решение на базе Microsoft Sharepoint для создания единого информационного пространства, она всегда может воспользоваться менее затратными альтернативными решениями. На рынке портальных технологий существует решение с нулевой стоимостью лицензии на базе портала Liferay. При этом зрелость этого портала признана такими авторитетными организациями как Gartner. И пусть данное решение не обладает всеми функциональными возможностями Sharepoint, оно позволит публиковать необходимую для всех информацию, предоставить единую точку входа и современные средства коммуникации для сотрудников. А это значит, что при желании, можно улучшать любые процессы в компании при минимальных затратах.

При этом наиболее важным показателям при внедрение подобных улучшений является не ROI, к которому все привыкли и который все непременно пытаются посчитать, а TTV, т.е. время достижения положительного эффекта.

В данной работе были проанализированы недостатки существующих бизнес-процессов и определены наиболее важные направления, на которых необходимо сосредоточить усилия как над обладающими наименьшим временем достижения положительного эффекта (TTV) для компании в данный момент и способными кардинально улучшить процессы организации. Каждое направления, которое было рассмотрено – это отдельный проект, который потребует определенных затрат. Однако, эти затраты могут быть сведены к минимуму за счет решений которые были описаны в данной работе.