Внедрение системы электронного документооборота как средства повышения эффективности коммуникаций на примере нефтеперерабатывающего предприятия

Панин М.В.
выпускник группы MBA CIO
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Большое значение в деятельности современных предприятий имеет эффективное управление. Управление, основанное на оперативном коммуникативном взаимодействии между подразделениями. Особенно важен этот момент для средних и крупных предприятий, имеющих развитую организационную структуру, множество функциональных подразделений. Скорость движения документов как по иерархии управления организацией, так и на уровне горизонтальных связей подчас носит определяющий характер.

Множество организационно-распорядительных, локальных нормативных документов, регулирующих деятельность предприятия, создает значительный массив информации, в котором подчас исполнителям становится сложно ориентироваться. Кроме того, действующие документы с течением времени могут корректироваться и уточняться, в результате требуется учитывать версии и редакции документов.
Как для топ-менеджеров, так и для руководителей среднего звена актуален вопрос контроля исполнительской дисциплины своих подчиненных, контроль исполнения сроков поставленных поручений, эффективное распределение работ между подчиненными, возможность планирования и анализа эффективности деятельности персонала.

Целью данной работы является исследование проблемы организации эффективных коммуникаций в нефтеперерабатывающем предприятии и определение влияния внедрения системы электронного документооборота на процессы коммуникаций в данной организации.
Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью «РН – Комсомольский НПЗ», которое является одним из нефтеперерабатывающих предприятий, входящих в структуру НК «Роснефть».

Для достижения указанной цели работы были поставлены следующие задачи:
1. Проанализировать сущность коммуникаций в организации.
2. Исследовать элементы и этапы коммуникационного процесса ООО «РН – Комсомольский НПЗ», применяя различные методы сбора информации.
3. Провести анализ документооборота, как важнейшей составляющей коммуникационного процесса.
4. Выявить недостатки коммуникационного процесса на предприятии на примере системы документооборота.
5. Описать процесс внедрения системы электронного документооборота в ООО «РН – Комсомольский НПЗ».
6. Оценить эффект от внедрения системы электронного документооборота и ее влияние на коммуникационные процессы в исследуемой организации.

Структура работы включает в себя три части: теоретическую, методическую и практическую.

В теоретической части работы рассматриваются вопросы, связанные с сущностью и видами организационных коммуникаций, информационным обеспечением управления, а также влиянием компьютерных технологий на формирование системы коммуникаций.

В методической части приводится обзор существующих методов повышения эффективности коммуникаций, анализ рынка существующих систем электронного документооборота, описание выбранной системы электронного документооборота на базе IBM Lotus Domino и методики внедрения СЭД на исследуемом предприятии.

В практической части выпускной квалификационной работы приводится организационно–экономическая характеристика исследуемого предприятия. Отдельное внимание уделено анализу документооборота предприятия, как важнейшей составляющей коммуникационного процесса. Приводится описание проекта внедрения СЭД, анализ его влияния на улучшение коммуникационного процесса в ООО «РН-Комсомольский НПЗ», а также рассчитан экономический эффект от внедрения.

Процесс внедрения системы электронного документооборота на базе IBM Lotus Domino, описанный в настоящей работе, привел к следующим положительным эффектам:
- сокращены непроизводительные затраты рабочего времени в том числе связанные с доставкой документа в бумажном виде;
- повышена скорость движения документов;
- сокращены потери времени на контроль исполнения документов исполнителями;
- сокращены потери времени на поиск и получение копий документов из архива;
- сокращено время на процесс согласования документа, путем его распараллеливания его для многих типов документов;
- обеспечен объективный контроль факта передачи документа на исполнение и ознакомление с ним;
- сокращен расход бумаги и расходных материалов;
- процесс документооборота преобразован путем максимального снижения объема движения документов на бумажных носителях, которые были заменены их электронными версиями;
- произошло введение нового единого стандарта работы с документами;
- изменение отношения сотрудников к труду, так как теперь оценка их работы более наглядна.

Эффекты от внедрения привели к значительному сокращению трудоемкости и соответственно финансовых ресурсов на операции, которые можно ускорить за счет использования современных информационных технологий. Кроме того, внедрение СЭД, повысило эффективность коммуникаций, позволило получить дополнительный контроль процесса коммуникаций, а также улучшило исполнительскую дисциплину, что в целом положительно влияет на повышение эффективности управления предприятием и производительности труда.