Построение проектного офиса в юридической консалтинговой компании

Введение

Холдинг “Sameta” – российский юридический и налоговый консультант. С момента своего основания компания Sameta специализируется на комплексной защите интересов клиентов в сфере налоговых правоотношений.

В своем развитии холдинг “Sameta” всегда ориентируется на то, чтобы в полной мере отвечать потребностям его клиентов и доверителей. В настоящее время холдинг “Sameta” предоставляет консультации и сопровождает арбитражные споры по трем основным направлениям: «Налоги», «Корпоративное право» и «Недвижимость», а также предлагает готовые бизнес-решения для различных отраслей экономики.

Стратегическими приоритетами развития холдинг “Sameta” являются сохранение неизменно высокого уровня качества оказываемых юридических и консультационных услуг, профессиональное развитие команды и дальнейшая специализация юристов и консультантов по сферам (индустриям) экономики.

Для того, чтобы следовать вышеуказанным стратегическим приоритетам развития холдинга, необходимо было пересмотреть подходы к управлению проектами. Имевшиеся на тот момент хаотичные и неформализованные подходы к управлению проектами не удовлетворяли требованиям рынка, в результате этого появилась острая необходимость в Проектном Офисе.

В данной работе рассматривается подход, который позволяет решить текущие проблемы организации, а также рассматривает долгосрочные решения по усовершенствованию управления проектами.

В процессе выполнения данной работы был проведен анализ текущей ситуации по ведению проектов в холдинге, выявлены ключевые проблемы и выбраны пути их решения. В соответствии с выбранными путями решений были осуществлены организационные мероприятия, направленные на построение проектного офиса в холдинге.

Проблема (описание текущей ситуации)

Многие успешно развивающиеся компании рано или поздно сталкиваются с тем, что их сотрудники работают упорно, как никогда раньше, но проекты все равно редко завершаются вовремя. Никто не понимает, почему это происходит, и откуда берутся эти неожиданные задержки и перерасход средств. Что еще хуже, в каждом подразделении существует свой взгляд на оценку хода работ; и отсутствие взаимопонимания сводит на нет все попытки коммуникации.

С данной проблемой столкнулось и руководство холдинга “Sameta”. Стало очевидно, что необходима тщательно структурированная методика управления проектами, поэтому было принято решение о внедрении Проектного Офиса с едиными практиками управления проектами.

Анализ текущей ситуации

В рамках выполнения работ по данному этапу были проведены встречи и анкетирование основных участников проектов и предметных экспертов для выявления текущих возможностей, трудностей, вопросов и задач. Так же были проведены работы по сбору информации о проектах, ведущихся в холдинге, проведен анализ отчетности возникающей в результате выполнения данных проектов.

В результате проведения данных работ был создан обзорный отчет, охватывающий текущее состояние по ведению проектов с выделением основных ключевых проблем.

Ключевые проблемы:

1. Плохо поставлено планирование этапов проекта, отсутствует планирование ресурсов по проекту.

   Индикаторы:
   • Нет возможности проанализировать загруженность сотрудника по проектам.
   • В качестве участников проекта назначается как можно большее число сотрудников по принципу “на всякий случай”

2. Отсутствует возможность в реальном времени определить ход выполнения проекта.

   Индикаторы:
   • Нет возможности определить, что является причиной задержки выполнения работ по проекту и как следствие отсутствует возможность в реальном времени принимать решения, которые могут повлиять на ход выполнения работ по проекту.
   • Разнородная отчетность не позволяет охватить состояние всех проектов.

3. Отсутствует мотивация при выполнении работ по проектам, как у руководителей, так и у сотрудников.

   Индикаторы:
   • Нет заинтересованности в скорейшем выполнении проекта.
   • Нет заинтересованности у руководителей в эффективном использовании ресурсов на проекте.

Работы, направленные на создание проектного офиса и решения выявленных проблем

На данном этапе мы установили границы Проектного Офиса и определили актуальные задачи, долгосрочные цели и пути их решения.

Были разработаны методы планирования и управления ресурсами, предложена система мотивации, как для руководителей проекта, так и для его участников.

Вся собранная информация о проектах, этапах проектов, о видах деятельности по проектам, о типах затрат, типах ресурсов была стандартизирована и оформлена в виде справочников. Были разработаны и утверждены процедуры управления проектами, шаблоны заявок, запросов на изменение, внутренние регламентирующие документы.

В рамках данных работ был определен список функциональных требований к системе управления проектами, а так же определены наиболее важные требования, на основе которых должен происходить выбор информационной системы для построения проектного офиса.

Данные требования были расставлены по следующему приоритету:
1. Обеспечение совместной работы
2. Механизм планирования
3. Управление данными
4. Стоимость
5. Пользовательский интерфейс

В результате проведения данных работ было выпущено единое положение о корпоративном стандарте по управлению проектами включающее в себя следующие разделы:
• Назначение и область применения стандарта
• Нормативные ссылки
• Определения терминов, обозначения и сокращения
• Принципы организации системы управления проектами в компании
• Классификация проектов компании
• Процессы управления проектами в компании
• Организационная структура управления проектами
• Распределение функций, полномочий и ответственности в рамках системы управления проектами компании (уровни портфеля, проектов)
• Нормативная база управления портфелем и проектами
• Ведение реестра проектов
• Назначение приоритетов проектов
• Документирование и архивирование проектов
• Система мотивации
• Порядок внесения изменений в стандарт
• Приложения (шаблоны основных рабочих документов).

Вывод

В рамках работ по построению проектного офиса был проведен анализ текущей ситуации с ведением проектов в холдинге, выявлены ключевые проблемы при ведении данных проектов, разработаны решения по устранению данных проблем, а так же систематизированы и стандартизированы все данные по проектам.

По результатам проведенных работ было разработано и утверждено положение о корпоративном стандарте по управлению проектами, в состав которого включены документы, регламентирующие и обеспечивающие управление проектами.

Следующим шагом будет осуществлен подбор информационной системы, удовлетворяющей определенным функциональным требованиям и стандартам, однако ее выбор лежит за пределами данной работы.

Copyright © 2010 Гаврилов А.Ю.