Управление проектным офисом в коммерческой фирме

Савченко А.Г.

Выпускник группы ИТМ-33

Школы  IT-менеджмента

РАНХиГС при Президенте РФ

Введение

Кратко о компании

Микрофинансовая организация “ККККККККККК”

Наша компания существует с 1.03.2016. Направление деятельности - предоставление займов под залог личных транспортных средств, как физических, так и юридических лиц. Ключевые моменты в выборе нашей компании для клиентов то, что займ можно оформить в течении всего нескольких часов, абсолютно прозрачные и подробно прописанные условия договора, графиков платежей, начисления процентов и пеней. Круглосуточная поддержка службой контакт-центра, ответы на все вопросы касательно договоров условий продуктов. Клиент может оформить займ любым для него удобным способом из предложенных: через партнерскую сеть, мобильное приложение, сервис выездного агента. От выбора способа подачи заявки на займ сроки не увеличиваются. В департаменте верификации работают профессионалы, как следствие этого, что процент займов, которые перешли в статус “Судебные” всего 12% от общего числа. Договора, по которым пришлось изъять транспортное средство всего 5%. Служба коллектинга есть, но она не имеет большого числа сотрудников, так как у них не всегда есть работа по профилю. Мы работаем над повышением качества услуг, которые мы предоставляем нашим клиентам. По аналитике за 2017 год к нам повторно обратились 40% клиентов, которые брали займ в 2016 году. Если проводить параллель между нашей организацией и банками, то мы быстрее выдаем займы, у нас все займы обеспечены, что приводит к значительному снижению рисков невозврата.

Наши региональные партнеры представлены в 55 городах нашей большой страны от Калининграда до Хабаровска. Для партнеров предусмотрены удобные и так же в свою очередь прозрачные условия сотрудничества. Мы проводим бесплатные обучения по работе с нашими продуктами, проводим обучения по работе с клиентами. Организовываем стратегические сессии для партнеров, которые заинтересованы росте продаж, клиентской базы, репутации.

Основную часть средств на выдачу займов мы имеем за счет привлеченных инвестиций.

Нашу компанию можно назвать не только финансовой, но и технологичной. Топ менеджмент выбрал ИТ-стратегию развивать не только направление продаж, но и техническую сторону нашей компании. При выборе информационных систем или интеграционных решений мы всегда идем в ногу со временем. Наши ИТ специалисты пристально следят за развитием технологий, посещают семинары сами нередко участвуют в ИТ форумах в роли спикеров. Мы сотрудничаем с техническими вузами, предлагаем студентам проходить практику в нашей компании.

Подход компании к планированию и бюджетированию проектов на 2018 год

На 2018 год изначально было спланировано 24 проекта, бюджет портфеля составил 45 млн. рублей. В бюджет входили: закупаемое оборудование, оплата работ подрядчика, собственные ресурсы компании. Планирование проектов решили сделать не по плану в конце января, а раньше. Топ менеджмент компании выделил всего 2 недели на планирование и бюджетирование проектов. Отметим, что эти 2 недели выдались на новогодние праздники. Был приглашен бизнес-консультант. Он утверждал, что бизнес-заказчики должны сами описать все требования, и сделать все без какой-либо помощи менеджеров или аналитиков. Консультант предложил следующий подход к планированию проектов. Бизнес-заказчики в течении первой недели описывали требования в формате user – story. Основная мысль была в том, что если за неделю заказчик не знает планы по развитию на год вперед, значит он плохо работает, либо проекты, которые он не описал не такие и важные. Далее техническое задание направляли в ДИТ, напрямую руководителям групп разработки на оценку трудозатрат. На оценку трудозатрат выделялся 1 день. Бизнес - аналитики, менеджеры проектов не разбирали предоставленные бизнес-заказчиками user-story. Экономическую эффективность проектов считали сами бизнес-заказчики, времени чтобы передать подсчет в финансовый отдел не было. После того как у бизнеса были данные по экономической эффективности и трудозатратам по проектам назначались встречи по защите проектов. На встречах по защите, которые длились часто до позднего вечера принимались решения давать жизнь проекту или нет. По окончанию «Судебных» мероприятий, проекты были расставлены по приоритетам, составлен план их реализации на весь 2018 год.

Статус портфеля проектов до внедрения проектного офиса

После 6 месяцев работы с начала 2018 года, руководством была поставлена задача, п