Комплексное ИТ-решение для управления знаниями коммерческой фирмы

Павловский П.А.
Выпускник группы MSc-IM-02
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Интенсивное и динамичное информационное поле, в котором живут современные предприниматели, породило множество проблем. Профессионально осмысленная информация является основой трудовой деятельности для сотрудников коммерческой фирмы. Входящий поток информации от межличностного общения и коммуникационных систем, который обрушивается на предпринимателей, настолько велик и противоречив, что коллективы коммерческих фирм не способны с ним справиться без профессионального использования информационных технологий. Современный предприниматель вначале должен не столько усваивать информацию, превращая ее в знания, повышающие профессиональную компетенцию, сколько прежде критически манипулировать ею – отсеивать лишнее и вредное, упорядочивать и классифицировать приемлемое, выстраивать логически непротиворечивую, полноценную и адекватную текущему положению дел модель информационного сопровождения своей предпринимательской деятельности.

В современном мире бизнеса для решения этой проблемы успешно применяется дисциплина «Управление знаниями». Управление знаниями обеспечивает интегрированный подход к созданию, сбору, организации, доступу и использованию информационных и интеллектуальных ресурсов коллектива предприятия. Эти ресурсы включают структурированные базы данных, текстовую информацию, а также неявные знания, которыми обладают сотрудники и которые не зафиксированы в документах. Внедрение эффективного управления знаниями в коммерческой фирме требует комплексного подхода, включающего как IT аспект, так и гуманитарную, культурологическую составляющую.

Комплексный подход к внедрению в инжиниринговую компанию системы управления знаниями предполагает мобилизацию интеллектуального потенциала каждого сотрудника фирмы. Стратегической задачей менеджмента компании, в плане формирования корпоративной системы управления знаниями, является создание атмосферы востребованности идей и рациональных предложений по совершенствованию качества, как самого IT проекта, реализуемого компанией на рынке, так и по способам его осуществления в конкретных обстоятельствах.

Для исследования была рассмотрена деятельность компании ООО «Инфорсер Инжиниринг» по направлению внедрение инновационной, информационной система «Проход и питание» в образовательные учреждения города Москвы.

На практическом опыте, в ходе работы над диссертацией были выявлены ключевые проблемы в области хранения и распространения информации. Данные проблемы препятствовали трансформации её в полноценные знания, способные оптимизировать рабочий процесс и снизить расходы на временные потери, связанные с человеческим фактором. В соответствии с выявленными проблемами предлагаются варианты решения задач повышения качества работы системы управления знаниями компании.

Проектируемый программных комплекс (Информационный портал «Монтаж», ИПМ) даст возможность автоматизировать передачу информации и консолидировать отчетность. Функционал ИПМ разбит на четыре модуля.

Отчет:

Корпоративные желтые старцы:

Монтаж:

Монтажный комплект:

В качестве инструмента создания архитектуры был выбран унифицированный язык моделирования для описании, визуализации и документирования объектно-ориентированных систем в процессе их анализа и проектирования – UML (UnifiedModelingLanguage).

В интересах решения поставленной задачи необходимо комплексное использование инструмента языка универсального моделирования UML. Поскольку самой серьезной проблемой на этапе создания информационного портала «Монтаж» является неоднозначное понимание хода работ в целом и в деталях, как взаимосвязи внутри трудового коллектива, так и в его сотрудничестве с администрацией школы. Разработка комплексного пакета диаграмм на языке UML, отражающих все аспекты информационного портала «Монтаж», создаст однозначную прозрачность и наглядную ясность для всех, кто будет вовлечен в процесс создания информационного портала и тем самым даст возможностьизбежать разномыслия.  Такие ошибки, на этапе разработке, дорого стоят и могут принести компании, как невосполнимую потерю времени, так и напрасную трату ресурсов, т.е. ощутимый материальный и моральный ущерб. Мировой опыт деятельности инвестиционных компаний показывает, что средства визуального моделирования UML позволяют решать эту проблему. Диаграммы UML, представленные в доступной визуальной форме, дают возможность сотрудникам добиться однозначного понимания всех деталей конкретного проекта.

Внедрение ИПМ поможет существенно сократить затраты на персонал и снизить риски получения штрафа от заказчика. Так же внедрение системы будет косвенно влиять и на другие затраты по проекту.

В ходе внедрения и использования ИПМ возможны возникновения определённых трудностей, а так же возможен риск снижения эффективности работы ИПМ в следствии следующих причин:

Поэтому необходимо уделить внимание на административную составляющую успешного внедрения ИПМ. Формирование атмосферы общения - корпоративной культуры между подразделениями компании и внутри рабочих подгрупп, должно учитывать эту особенность людей и направляться на то, чтобы они делились знаниями с радостью. Если основным мотивом сотрудника является не индивидуальное лидерство, а достижение цели, то коллектив способен при благоприятных условиях достичь больших результатов, чем сумма результатов, достигнутых в отсутствие кооперации. Улучшение делового информационного климата, внутри любой организации, является важнейшим и необходимым событием.

Итогом работы над диссертацией стала разработка архитектуры информационной системы взаимосвязанных инструментов управления знаниями. Данная система способна повысить качество использования имеющегося информационного потенциала сотрудников организации «Инфорсер» и компании в целом.