Внедрение системы электронного документооборота в инвестиционной компании

1. Введение

Электронный документооборот в современной жизни организаций играет очень важную роль и это закономерно. Еще буквально 5 лет назад электронный документооборот воспринимался владельцами бизнеса и, тем более, конечными пользователями как "инородный организм", попытка ИТ навязать дополнительные проблемы, показать свою нужность и попросту лишняя трата финансовых ресурсов организации.

Но со временем степень проникновения информационных технологий в процессы управления и деятельности организаций значительно увеличилась, в силу того, что объемы обрабатываемых данных и требования по их достоверности росли быстрыми темпами, рынок стал требовать от организаций большей реактивности, способности быстро меняться и адаптироваться под его требования (on-demand business). Руководители предприятий начали понимать, что без современных ИТ инструментов им уже не обойтись.

1.1 Анализ текущего состояния рынка систем электронного документооборота

"Мировому рынку СЭД скоро будет уже 20 лет. Он очень сильно фрагментирован, так как на нем присутствуют как всемирно известные многопрофильные ИТ-компании, так и относительно малоизвестные (или известные только в своей рыночной нише) фирмы.

Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает расти. За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой СЭД как зарубежных, так и собственной разработки.

Основным достоинством отечественных СЭД является определенный учет российской специфики и традиций работы с документами (заложенный изначально в их бизнес-логику).

1.2 Выбор системы

Выбрав плохую систему автоматизации, заказчики часто в результате получают не работающую систему, а стандартный набор претензий поставщика к заказчику – "у вас на предприятии не сделан реинжиниринг, бизнес-процессы не оптимизированы", "ваши сотрудники недостаточно квалифицированы" и т.п. и соответствующий вывод – "в таких условиях автоматизировать вас невозможно". Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо правильно подойти к оценке существующих на рынке систем. Автоматизировать можно и нужно любое предприятие, даже если его бизнес-процессы размыты и неструктурированы.

Лучшая система электронного документооборота предприятия должна сочетать в себе целый набор важных качеств:

• Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование Дел;
  
• Ведение всей истории работы с документами;
• Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования;
  
• Безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS;
  
• Средства групповой работы с документами и проектами;
  
• Работа с платежными документами, ведение платежного статуса документов;
  
• Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами;
  
• Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов;
  
• Реализация на web-технологиях."

2. Теоретическая часть

2.1 Объект исследования

Объектом исследования аттестационной работы является приобретенное предприятие инвестиционного холдинга. Холдинг осуществляет деятельность по следующим направлениям:
1) Приобретение Real Estate активов на территории СНГ и за рубежом;
2) Строительство жилых домов и бизнес центров с целью сдачи помещений в аренду и с целью дальнейшей продажи жил. площадей;
3) Поглощение более мелких компаний, занятых в сфере недвижимости и их интеграция в структуру Холдинга.

2.2 Предмет исследования

При приобретении нового актива, у холдинга возникают следующие первоочередные задачи:
- необходимо в кратчайшие сроки адаптировать и внедрить СЭД в новоприобретённых активах Группы;
- необходимо внедрить единый электронный Секретариат, отвечающий на прохождение документов в СЭД;
- включить новый актив в единую систему электронного документооборота холдинга.

В качестве предмета работы будет разработана методика внедрения СЭД для любого нового предприятия, приобретенного холдингом. Данная методика позволит не только в кратчайшие сроки перевести под свой контроль все потоки, в том числе и финансовые, на приобретенном предприятии, повысив прозрачность и контролируемость работы с документами, но и обеспечит распространение корпоративных стандартов и их неукоснительное соблюдение на новом предприятии. Кроме того, разработанная методика должна позволить существенно снизить затраты на внедрение системы и уменьшить период ее окупаемости.

2.3 Функциональное моделирование

Для построения методики внедрения СЭД, на начальном этапе было проведено функциональное моделирование процесса внедрения.
В результате проведенного моделирования была создана модель поэтапного внедрения СЭД, включающая в себя следующие этапы внедрения:

• Создание рабочей группы по ведению проекта;
• Анализ бизнес-процессов (Предпроектное обследование);
• Проектирование и разработка СЭД
  • Поставка системы Exact Synergy;
  • Конфигурирование системы;
  • Установка и настройка серверов и рабочих станций;
  • Установка и настройка решения на сервер и рабочие места пользователей;
• Испытания и передача системы в опытную эксплуатацию;
  • Обучение технических специалистов и пользователей;
  • Испытания и передача системы в опытную эксплуатацию;
• Передача системы в промышленную эксплуатацию и сопровождение;
  • Передача системы в промышленную эксплуатацию;
  • Техническое сопровождение эксплуатируемой системы.

2.4 Экономический эффект от внедрения

"Оценка экономической эффективности ИТ-проекта является обязательной составляющей его технико-экономического обоснования."

2.4.1 Расходы

На стадии принятия решения о приобретении системы электронного документооборота встречается распространенная ошибка, когда считают объем капиталовложений по стоимости лицензий, хотя стоимость лицензий в проекте внедрения системы электронного документооборота обычно не превышает 30% от всей стоимости владения ПО. В информационном мире существует понятие Total Cost Ownership (TCO) — совокупная стоимость владения, она складывается из стоимости лицензий, обучения персонала, привлечения консультантов на внедрение системы и дальнейшее ее сопровождение (администрирование и пр.).

Кроме стоимости лицензии можно выделить следующие основные составляющие:
- Приобретение дополнительного серверного оборудования (предполагается, что компьютеры пользователей не требуют модернизации, приобретается только отдельный сервер для системы документооборота);
- Установка системы электронного документооборота;
- Адаптация под специфику организации;
- Интеграция с другими информационными системами;
- Обучение сотрудников-пользователей.

2.4.2 Доходы

Теперь определим, какие выгоды получит организация от автоматизации документооборота:
- "Уменьшение количества претензий, не обработанных в срок, приводящих к выплате неустоек контрагентам или штрафов государству;"
- Уменьшение затрат на бумажный документооборот;
- "Сокращение времени на рутинную работу с документами сотрудников подразделений, формирующих доход организации;"

3. Практическая часть

Разработка методики внедрения СЭД и ее проверка проводилась на приобретенном, на момент написания аттестационной работы, предприятии холдинга.

3.1 Организация проекта и создание рабочей группы по ведению проекта

После заключения договора на внедрение СЭД, первое, что необходимо сделать - авторизовать Проект и назначить Руководителя Проекта по внедрению СЭД.

3.2 Анализ бизнес-процессов (Предпроектное обследование)

Следующий шаг - обследование процессов и технического обеспечения, который включает следующие этапы:
- проведение обследования процессов ведения договорной работы и согласования заявок на платеж;
- обследование существующей технической инфраструктуры:
- планирование будущей технической инфраструктуры;
- составление необходимой организационно-распорядительной документацией.

3.3 Проектирование и разработка СЭД

"На данном этапе осуществляется реализация описанных в ТЗ требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций Системы на выбранной платформе.

Целями физической реализации СЭД являются":
- разработка структуры БД СЭД;
- разработка или кастомизация существующих экранных форм;
- разработка механизмов: визирования, регистрации, исполнения и др.;
- разработка технической документации на СЭД.

3.4 Испытания и передача системы в опытную эксплуатацию

"Процесс тестирования является решающим в обеспечении качества разработки. Планирование и подготовка тестирования должны начаться насколько возможно рано. Конечные пользователи должны быть максимально вовлечены в подготовку критериев тестирования. Критически важным является то, чтобы тестирование проводилось Заказчиком."

В процессе передачи в опытную эксплуатацию выполняются следующие работы:
- устранение ошибок в работе системы, зарегистрированных в ходе тестирования;
- "доработка СЭД по замечаниям и предложениям пользователей;
- разработка нормативной документации: инструкции, регламенты работы с различными видами документов;
- организация технической поддержки пользователей (консультирование пользователей по вопросам работы в системе).

3.5 Передача системы в промышленную эксплуатацию и сопровождение

Промышленная эксплуатация СЭД – это использование стабильно работающей и полностью отвечающей требованиям пользователей СЭД в процессе выполнения должностных обязанностей сотрудников организации."

На данном этапе можно инициировать процесс развития СЭД: добавление новых функций, добавление новых категорий/видов документов, расширение числа пользователей/подразделений, добавление новых функций.

4. Заключение

Итак, в нашей работе была разработана методика внедрения СЭД на вновь приобретенном предприятии холдинга.

Разработанная методика позволяет, на наш взгляд, быстро и эффективно взять все потоки предприятия под контроль новых собственников. В результате использования методики происходит органичное вливание нового предприятия в существующую инфраструктуру холдинга и предприятие начинает работать уже по общим стандартам, что позволяет в значительной мере избежать будущих проблем с несоответствием стандартов предприятия в частности и холдинга в целом.

При разработке методики были использованы знания и опыт автора, полученный как в процессе основной деятельности, так и при обучении по программе МВА по специализации «Информационный менеджмент (СIO)».

Copyright © 2009 Карчава Г.Т.