Повышение эффективности ИТ-департамента с использованием методологии бизнес-моделирования ARIS и внедрения процесса управления проектами

Калинкина Л.А.
выпускница группы ITM-17b
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

ВВЕДЕНИЕ

 Информационные технологии (ИТ-технологии) стали неотъемлемой частью функционирования любого бизнеса. Качественная работа департамента информационных технологий (ИТ-департамента), направленная на повышение эффективности бизнеса, способна помочь снизить многие затраты и получить весомые конкурентные преимущества.

Эффективность ИТ-технологий на рынке ценных бумаг, прежде всего, оценивается способностью профессиональных участников фондового рынка к взаимодействию между собой. Обмен данными между ними с помощью бумажных документов значительно затрудняет работу инфраструктурных институтов. Поэтому взаимодействие без использования автоматизированных систем обмена информацией с применением форматов и стандартов становится практически невозможным.

Важнейшую роль в функционировании механизмов рынка ценных бумаг и рынка коллективных инвестиций играют инфраструктурные организации, обслуживающие операции профессиональных участников финансового рынка и инвесторов – специализированные регистраторы.

В данной статье предлагается к рассмотрению внедрение системы электронного документооборота в специализированном регистраторе для взаимодействия с клиентами регистратора – депозитариями (номинальными держателями).

2. Предпосылки оптимизации ЭДО между регистраторами и депозитариями

Из-за ряда факторов, как объективных, так и субъективных, технология взаимодействия между важнейшими участниками учетной инфраструктуры рынка ценных бумаг - регистраторами и депозитариями долгое время оставалась практически неизменной.

Почти все операции на рынке ценных бумаг (операции по переходу прав на ценные бумаги в реестрах владельцев именных ценных бумаг и другие операции распорядительного и информационного характера) осуществлялись тремя способами: путем приобретения статуса трансфер-агента регистратора, либо за счет использования услуг других трансфер-агентов, либо путем использования агентской схемы перерегистрации, предлагаемой различными участниками рынка. В настоящее время данные услуги на рынке предоставляют практически все крупные депозитарии.

В течение последних 5-7 лет количество регистраторов на рынке значительно сократилось, появились некоторые тенденции к их централизации, однако по-прежнему вопрос перехода прав на ценные бумаги и проведения отдельных операций в реестрах владельцев именных ценных бумаг представляет для профессиональных участников рынка серьезную проблему. Сроки проведения операций, включая доставку бумажных документов (например, региональным регистраторам), на практике достигают 5-10 дней с момента совершения сделки. Пытаясь сократить сроки проведения операций, участники рынка нередко несут неоправданные затраты (на практике передача документов через трансфер-агента регистратора или его филиальную сеть оказывается значительно дороже, чем проведение аналогичных операций в центральном офисе регистратора).

Такая ситуация создает объективные предпосылки для создания и начала практического внедрения технологических новшеств как в сфере услуг по переходу прав на ценные бумаги, так и в части организации технологичных процессов взаимодействия между регистраторами и депозитариями на базе современных информационных технологий.

Таким образом, проблема совершенствования технологии в области взаимодействия профессиональных участников (прежде всего депозитариев и регистраторов) приобрела сегодня особую значимость. Необходимо внедрение прогрессивных технологических решений, которые обеспечили бы профессиональным участникам рынка ценных бумаг надежное и оперативное взаимодействие без дополнительных и существенных денежных затрат.

Очевидно, что преимуществ от внедрения электронного документооборота между профучастниками рынка достаточно много, основными из которых являются:

• новый уровень сервиса для клиентов;
• повышение скорости (сроков) проведения операций в реестрах;
• повышение оперативности сбора реестра к корпоративным мероприятиям;
• переход к автоматической, сквозной обработке документов, снижение издержек;
• унификация взаимодействия инфраструктуры, ее постепенное объединение в единую информационную сеть, т. е. технологическое объединение учетной системы.

Но также возникает много сложностей: отсутствие единого, утвержденного формата взаимодействия (ISO, текстовый формат, XML, SMM и др.); множественность каналов взаимодействия ЭДО; использование различных средств ЭЦП и криптографической защиты, зачастую несовместимых; отсутствие единых  справочников для передачи запросов, поручений и отчетов, необходимых баз данных и их хранителей для целей централизации справочников и любой информации, связанной с ЭДО, единых систем и правил кодирования участников на рынке ценных бумаг; неопределенность сроков обработки поручений, как и тарифов для их участников; необязательность для участников рынка заключать ЭДО-договоры, отсутствие соответствующего законодательного акта; разнообразная договорной базой (у каждого провайдера свой  договор); проблемы с правоприменением документов ЭДО, проблемы доказуемости в суде; наличие финансовых и ресурсных издержек на содержание различных ЭДО.

Сегодня на финансовом рынке действуют корпоративные системы электронного документооборота (СЭД), организаторами которых являются, как правило, инфраструктурные организации. Каждая СЭД характеризуется своими, присущими только ей правилами электронного документооборота (ЭДО). В связи с этим непосредственное информационное взаимодействие корпоративных СЭД, как правило, невозможно.

Для формирования общей информационной системы, объединяющей все значимые учетные институты, сегодня имеются все необходимые предпосылки, как правовые, так и  организационно-технические. Вопрос заключается лишь в том, на какой основе и в какой форме будет создана общая информационная система. Во-первых, она может быть реализована в рамках реализации концепции Центрального депозитария (в мае 2007 г. Правительством РФ в первом чтении был принят законопроект «О центральном депозитарии»).

Во-вторых, централизованную учетную систему могут составить регистраторы, взаимодействующие с другими учетными институтами (включая ДКК и НДЦ) через общую информационную систему, с применением единых форматов электронных сообщений, стандартов их передачи и унифицированных правил документооборота.

В качестве технологической альтернативы представлению о роли Центрального депозитария, отстаиваемому заинтересованными лицами, группирующимися вокруг Банка России, СРО ПАРТАД предлагает свою систему электронного документооборота (далее – СЭД). Посредством использования единых форматов электронных документов, единых стандартов передачи информации и современных технических решений СЭД ПАРТАД делает возможным унифицированное взаимодействие между регистраторами и другими участниками финансового рынка через общий технический центр организации электронного обмена информацией, который обеспечивает комплекс соответствующих доверенных услуг, включая шифрование передаваемой информации сертифицированными средствами электронной цифровой подписи. СЭД ПАРТАД позволяет регистраторам-членам СРО поддерживать электронный документооборот с номинальными держателями ценных бумаг в реестрах, соответствующий  Положению о требованиях по осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов, утвержденному Приказом ФСФР России от 08.12.2005 № 05-77/пз-н (в ред. 25.12.2008).

При этом СЭД ПАРТАД значительно расширяет возможности по информационному взаимодействию между регистраторами и их клиентами, включая возможность применения собственных коммуникационных средств, имеющихся в распоряжении регистратора, помимо штатных средств СЭД ПАРТАД за счет создания своих Подсистем СЭД.

В свете вышеизложенных тенденций развития фондового рынка, а также назревшей необходимости перехода на электронный документооборот, перед ИТ подразделением Регистратора руководством была поставлена задача создания и внедрения системы электронного документооборота между профучастниками – клиентами специализированного регистратора.

 После проведения исследования и анализа рынка, а также с учетом перспектив развития и интересов компании выбор был сделан в пользу СЭД ПАРТАД.

3. Анализ и сравнение подходов решения проблемы

Попытки внедрения электронного документооборота в компании уже предпринимались неоднократно начиная с 2007 г. В результате было налажено электронное взаимодействие с крупными расчетными депозитариями ДКК и НДЦ, а также внедрена система защищенного обмена между подразделениями регистратора.

Но каждый раз в процессе внедрения обнаруживался ряд проблем: отсутствие механизма внедрения, слишком долгие сроки, отсутствие регламентированных и описанных бизнес-процессов и проч. В результате, когда была поставлена задача комплексного внедрения электронного документооборота со всеми клиентами Регистратора, обнаружилась необходимость в процессе управления проектами, и, как следствие, необходимость описания и создания моделей бизнес-процессов Регистратора.

В качестве методологии описания процессов была выбрана методология ARIS. Среда моделирования ARIS наиболее понятна для неспециалистов в области описания бизнес-процессов, что важно не только для повышения производительности при проведении моделирования, но и для «правильности» всех моделей, поскольку непонятное (и пропущенное) при согласовании вполне может оказаться и неправильным!

В проекте по внедрению системы электронного документооборота между Регистратором и депозитариями использовались:

• Диаграмма организационной структуры (Organizational chart, OC).
• Диаграмма классификации продуктов деятельности (Product/Service tree, PST).
• Диаграмма целей деятельности (Objectives diagram, OD).
• Диаграмма событийно-управляемого бизнес-процесса (extended Event-driven Process Chain, eEPC).

Основным направлением деятельности специализированного регистратора является предоставление своим клиентам комплекса услуг по ведению реестра, а также целый ряд дополнительных услуг, в том числе по проведению собраний акционеров, организации и хранению истории выплаты дивидендов, рассылок информации, мониторингу состояния реестра и т. д.

Перечень основных бизнес-процессов специализированного регистратор ОАО «МРЦ» представлен на диаграмме дерева функций (Function tree, FT) (рис. 3.3.)

Рис.3.3. Диаграмма дерева функций (Function tree, FT) компании ОАО «МРЦ».

Описания стратегических целей компании, а также связь целей с продуктами и услугами, производимыми компанией и бизнес-процессами, поддерживающими их производство, представлены на диаграмме целей деятельности (Objectives diagram, OD)  (рис. 3.4)

Рис. 3.4. Диаграмма целей деятельности (Objectives diagram, OD) ОАО «МРЦ»

В рамках поставленной перед отделом информационных технологий задачи по внедрению системы электронного документооборота с клиентами специализированного регистратора, был организован проект по созданию подсистемы электронного документооборота на основе системы электронного документооборота ПАРТАД.

При работе над данным проектом был проведен анализ процессов взаимодействия специализированного регистратора с номинальными держателями, с эмитентами и с зарегистрированными лицами.

Наиболее приоритетным направлением для автоматизации обмена  документами является обмен с номинальными держателями (депозитариями). Поэтому моделирование бизнес-процессов регистратора было начато именно с процесса взаимодействия с номинальными держателями.

Был проведен анализ и описание существующих бизнес-процессов («as is»), сделано обоснование целесообразности внедрения проекта и проведено моделирование процессов «как должно быть» («to be»).

4. Результаты и выводы. Проблемы и риски Регистратора при переходе на ЭДО

На сегодняшний день в Регистраторе реализован электронный документооборот с рядом номинальных держателей. Переход на электронный документооборот с этими профучастниками значительно сократил сроки проведения операций и повысил оперативность сбора реестра к корпоративным мероприятиям.

Несмотря на ряд однозначных преимуществ, все-таки существует ряд трудностей и рисков от внедрения ЭДО.

Риски, связанные с идентификацией участников — проверкой ЭЦП (электронной цифровой подписи).

Вопросы, связанные с необходимостью сопряжения технологий (форматы взаимодействия регистратора и депозитария ПАРТАД — очень большой шаг на пути к урегулированию этих вопросов).

Несовершенство законодательных актов (это можно отметить как одну из самых серьезных проблем).

Отсутствие судебной практики по рассмотрению споров по электронным документам.

Практическое внедрение ЭДО показывает, что потребности профессиональных участников опережают существующую нормативно-правовую базу и, в настоящее время, кроме договора, нет более детально регулирующего отношения документа.

Риски при использовании ЭДО (по классификации рисков регистраторской и депозитарной деятельности ПАРТАД) остаются те же, что и при классическом бумажном документообороте:

• утрата (не обеспечение сохранности) данных о владельцах ценных бумаг;
• неисполнение (ненадлежащее исполнение, исполнение ненадлежащих) поручений инициаторов операций;
• необеспечение (ненадлежащее обеспечение) прав владельцев ценных бумаг;
• неправомерное предоставление информации о владельцах ценных бумаг и совершаемых ими операциях, иной конфиденциальной информации.

Но с развитием IT и внедрением ЭДО меняются их причины, уровень и характер. Акценты все больше смещаются в сферу информационных технологий.

На сегодняшний день можно сказать, что возникают дополнительные правовые риски - риски возникновения конфликтных ситуаций, вызванных правовой неурегулированностью вопросов применения электронно-цифровой подписи и отношений Участников ЭДО.

В целом, внедрение системы электронного документооборота между Регистратором и депозитариями – клиентами регистратора позволило повысить надежность и эффективность инфраструктуры компании-регистратора, значительно ускорить проведение операций в реестре (день в день) и сократить операционные издержки профессиональных участников рынка ценных бумаг.

Так как параллельно при работе над проектом по внедрению ЭДО был проведен анализ основных бизнес-процессов компании и сформированы цели и способы их модификации, что может рассматриваться как первый этап к внедрению процесса управления проектами в компании.

Использованные источники

1. www.partad.ru
2. Информационное письмо об участии регистраторов-членов ПАРТАД в формировании централизованной учетной системы, исх. № 61 от 26.06.2009г.
3. Ольга Яровикова. Проблемы взаимодействия участников инфраструктуры российского рынка ценных бумаг. Депозитарии и регистраторы,  Депозитариум, № 3, 2010.
4. Вероника Васильева. Преимущества консолидированного электронного документооборота на российском рынке ценных бумаг, Депозитариум, № 6, 2009 г.
5. Александр Ермаков. Оптимизация технологии ЭДО на финансовом рынке России.
6. http://www.e-xecutive.ru
7. www.pcweek.ru
8. www.ndc.ru