Эффективное использование информационных технологий в малом бизнесе

Осипов С.В.
Выпускник группы МВА CIO 20В
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Кому нужны IT в СМБ-компании?

За последние годы я видел достаточно много компаний Среднего и Малого Бизнеса (СМБ). Могу уверено сделать печальный вывод – недостаточное внимание к IT-инфраструктуре компании на старте выливается через некоторое время в довольно серьезные проблемы – от торможения роста до приостановки деятельности.

Малые и средние предприятия составляют основу экономики любой развитой страны. Так, по некоторым оценкам, вклад малых предприятий достигает половины всего бюджета США. В России эта цифра пока существенно меньше, но стабильно увеличивается год от года.

При этом сектор СМБ постепенно созревает для внедрения новых технологических решений. Чтобы добиться успеха в условиях жесткой конкуренции, повысить эффективность труда и сократить расходы, малые предприятия готовы вкладывать средства в информатизацию. В стране улучшается телекоммуникационная инфраструктура, развивается широкополосный доступ в Интернет, что также увеличивает спрос на IT.

Если вопрос необходимости высоких технологий для бизнес-задач среднего и, тем более, крупного бизнеса представляется рынку давно решенным, то активное применение информационных технологий совсем небольшими компаниями — тема до сих пор не всегда очевидная руководителям таких фирм. СМБ-фирмы не менее зависимы от информационной технологии, чем крупные организации. В таких организациях гораздо меньше IT-специалистов, чем в больших корпорациях, поэтому глава IT-отдела должен принимать самое непосредственное участие в разработке и поддержке IT-инфраструктуры, а, следовательно, иметь высокую квалификацию в области IT. Редко, когда от IT-специалистов в СМБ-компании требуется обладание значительным опытом в сфере бизнеса. В небольших фирмах IT-руководитель – это «лицо, обеспечивающее работоспособность технологии», а в более крупных организациях — «лицо, обеспечивающее реализацию бизнес-стратегии».

Со стороны собственников и руководителей бизнеса отношение к IT весьма неоднозначно. Для одних это мода, которой надо следовать только потому, что это современно, для других – престиж и одно из средств повышения стоимости активов предприятия. Но еще больше таких предпринимателей, для кого информационные технологии представляют исключительно головную боль и неоправданные дополнительные расходы.

Сейчас практически все сферы бизнеса достаточно насыщены: ежегодно появляются тысячи новых малых предприятий, пытающихся составить конкуренцию существующим. Поэтому наиболее продвинутые игроки этого рынка уже получают конкурентные преимущества за счет IT, а остальные постепенно приходят к осознанию того, что без инвестиций в это направление им скоро нечего будет делать на рынке.

IT-системы на рынке СМБ являются фактором выживания: при их отсутствии даже компания из пяти человек не сможет развиваться, а с уходом любого сотрудника будет наживать большие проблемы на ровном месте. На роль IT в СМБ необходимо смотреть шире, надо понимать под IT не только автоматизацию бухгалтерии, но и такие средства как система взаимодействия с клиентами, электронная почта, телефония и интернет-портал. Небольшие предприятия сектора СМБ вынуждены мгновенно отвечать на изменения рыночной ситуации, а это невозможно без высокой степени управляемости бизнесом. Это, безусловно, подталкивает руководителей небольших компаний искать решение проблем с помощью инноваций.

Другая, стандартная болезнь малого бизнеса – отсутствие долгосрочной стратегии. Необходимо изначально закладывать в стратегию развития организации жесткие требования к IT-системам. В большинстве случаев, в небольших компаниях отсутствует сформировавшаяся база знаний лучших практик, четко выстроенных бизнес-процессов. Необходимо стараться избегать подобных ситуаций.

Безусловно, малые и средние компании стремятся экономить, ведь они тратят на автоматизацию личные деньги своего владельца, которые могли бы быть направлены на развитие бизнеса. Поэтому им важно выбрать такое решение, которое: решит их текущие бизнес-задачи; разумно по цене; предоставляет возможность беспроблемного масштабирования при росте бизнеса. При такой постановке вопроса разумно рассматривать информатизацию в комплексе, а не так, что сейчас купим какой-нибудь сервер, а потом подумаем над программным решением.

Еще меньше единства мнений относительно места IT-подразделений в структуре компании. Многие считают, что это просто сервисная служба, устанавливающая и поддерживающая вычислительное и специализированное оборудование, программное обеспечение и оргтехнику. Причем единственным отличием IT-службы от административно-хозяйственной является просто более высокий уровень образования и «мнимое» осознание собственной важности ее сотрудников. Считающие себя более прогрессивными руководители, наоборот, выделяют информационно-технологические структуры особо, ставят их на один уровень по значимости с финансовыми службами и производством, допускают начальника IT-службы к разработке стратегии. Хотя, руководство часто сомневается, а действительно ли так нужен «этот компьютерщик» в правлении компании.

Хотим мы того или нет, но информационные технологии не просто все больше заставляют о себе говорить, они становятся неотъемлемой частью бизнеса, и главное, залогом эффективности работы предприятия. В свою очередь и индустрия IT растет гигантскими темпами, причем она непросто удовлетворяет спрос на инновации со стороны бизнеса, она старается сформировать, усилить этот спрос, порождая массу мифов и легенд. Особенно это касается технологий в области разработки заказного программного обеспечения, внедрения крупных программных комплексов и консалтинга в корпоративном секторе, технологий, которые наиболее подвержены переменчивости «моды» и более субъективны в оценке их качества.

СМБ по-российски

Что такое СМБ-компания в России с точки зрения IT? В России к СМБ-критериям подход особый. На нашем рынке оборот средних компаний обычно не превышает 100 млн долл. (западная планка, как уже отмечалось, доходит до 200 млн долл.). По российским меркам малым считают предприятие с количеством сотрудников от 15 до 100 человек. На среднем предприятии, в свою очередь, трудится до 250 сотрудников .

В настоящий момент многие компании в своей маркетинговой политике в качестве основного признака классификации используют число сотрудников. Но этот критерии крайне не объективен. Легко представить себе две компании с одинаковой численностью сотрудников, но с принципиально разными по сложности бизнес-процессами. Таким образом, предлагать этим компаниям одинаковое решение просто глупо. Такой показатель, как количество ПК, может сильно влиять на стоимость системы за счет более высоких требований к базе данных, но он никак не характеризует требования к функционалу системы. Повсеместное распространение этой характеристики объясняется, прежде всего, наглядностью, которая упрощает работу отдела продаж. Сбалансированный критерий оценки принадлежности компании к тому или иному сектору рынка можно выработать, проанализировав реальные требования малого и среднего бизнеса к функционалу системы автоматизации предприятия. Это позволит определиться со сложностью бизнес-процессов и уже на основании результатов четко разделять компании в соответствии с сегментами рынка.

Многие компании-интеграторы причисляют  своих заказчиков к СМБ, основываясь не на их обороте, а на основе размера IT-бюджета и количества ПК. При этом к малому бизнесу причисляют и индивидуальных предпринимателей.

Существует и другой критерий – количество автоматизируемых рабочих мест, количество финансово-хозяйственных итераций (документов, по которым создаются проводки для бухучета или управленческого учета, сами проводки).

Разница подходов в определении делает измеряемость сегмента достаточно затруднительной. Критерии принадлежности компаний к сегменту СМБ очень сильно разнятся — причем не только у российских и западных экспертов, но и у иностранцев между собой.

Большие потребности небольших заказчиков

При выборе того или иного IT-продукта компании сектора СМБ обычно ограничены в бюджетных средствах, поэтому значительно более чувствительны по сравнению с крупными корпоративными клиентами к соотношению цена/качество. Если речь идет об IT-оборудовании, то рынок СМБ потребляет универсальную продукцию, которая может быть использована и «на работе», и «дома». Невысокая стоимость приобретения IT-продуктов, минимальная стоимость владения, простота и доступность сервисного обслуживания. Все это важные (а зачастую основные) критерии выбора для СМБ-компаний. Однако нельзя считать, что низкая цена — единственный критерий выбора IT-продукта.

За последние несколько лет подход самих небольших предприятий к информатизации стал куда более обдуманным. На примерах успехов и ошибок проектов информатизации своих более крупных собратьев по отрасли, предприятия СМБ теперь стремятся сначала просчитать эффективность внедрения доступными средствами, а не «бросаться с головой» в омут информатизации. Сейчас можно смело утверждать, что оценка предлагаемых систем, их сравнение (применительно к данной конкретной организации), планы (стратегия) развития – все это вполне естественные действия в СМБ-компаниях. В то время как еще несколько лет назад автоматизация представлялась скорее как неизбежное зло.

Для СМБ-компании важно выбрать такое решение, которое: решит их текущие бизнес-задачи; разумно по цене; предоставляет возможность беспроблемного масштабирования при росте бизнеса. При такой постановке вопроса разумно рассматривать информатизацию в комплексе, а не так, что сейчас мы купим какой-нибудь сервер, а потом подумаем над программным решением. Это важно не только из-за стоимости владения решением, но и для того, чтобы убедиться в возможности удобного масштабирования системы. Например, это может быть быстрое подключение новых серверов в сеть и перераспределение увеличенной нагрузки. А может быть и подключение новых модулей программного решения и соответственно удлинение цепочки бизнес-процессов, но важно заранее убедиться в том, что это осуществимо, не потребует больших инвестиций и огромных трудозатрат.

При работе с компаниями из сектора СМБ многие вендоры сталкиваются и с рядом негативных «особенностей». Многие заказчики имеют установленные системы, к которым привыкли и которые позволяют им выполнять базовые IT-функции. И поэтому пока еще не доверяют обещаниям повышения эффективности и не готовы к инновациям. К этому прибавляется традиционный для российских регионов недостаток квалифицированных IT-специалистов, при всех позитивных тенденциях все еще невысокий уровень информатизации регионов, включая дорогой широкополосный доступ в Интернет, и просто низкая культура ведения бизнеса.

Особенности малого бизнеса как объекта применения высоких технологий

Особенность одна: дело, скорей всего, придется иметь с реальным владельцем бизнеса. А это человек не разбирается в языках программирования и операционных системах, но знает свои бизнес-процессы. Ведь сам процесс построения информационной системы управления бизнесом является ничем иным как составлением алгоритма бизнес-процесса и переводом его в программу или набор программ.

В больших компаниях между создателями программного обеспечения и его будущими пользователями стоит армия специалистов, итеративно перекладывающих реальные бизнес-технологии в алгоритмы по мере своего разумения и растолковывающих программистам, как должна работать программа. А затем эти же специалисты убеждают пользователя, что он должен научиться использовать то ПО, которое ему изготовили, даже если это неудобно, занимает больше времени и требует увеличения персонала. Ну, в большом бизнесе это проходит почти всегда, расходы размажутся по долгой промежуточной цепочке, увеличится стоимость товара, тарифы и т. п. И главное начальство (владельцы) все-таки увидят отчетность и смогут вести учет.

А вот в работе с малым бизнесом этот номер редко проходит: нет цепочки, и владелец купит в большинстве случаев лишь то, что ему реально поможет в работе. И поскольку он свои бизнес-процессы понимает и знает, ему проще найти вариант применения ПО, чем армии консультантов.

Заключение

Изменения, происходящие в деловом мире в последние десятилетия, характеризуются постоянным  ужесточением  конкуренции. Стремление  компаний  выжить и преуспеть в новых  условиях  приводит  к  целенаправленным  попыткам  применения  современных информационных  технологий  для  получения долгосрочного конкурентного преимущества. В  глобальном  информационном  сообществе,  где  информация  передается  через киберпространство практически без ограничений по объемам, расстоянию и скорости, увеличивается зависимость  компаний  от  используемой  ими  информации  и систем, предоставляющих эту информацию.

Большинство предприятий малого и среднего бизнеса в России пока не готовы к комплексным проектам по автоматизации бизнес-процессов. В первую очередь это касается использования управленческого ПО. Малые предприятия зачастую предпочитают автоматизировать только бухгалтерию и учет продукции. Между тем, лоскутная автоматизация означает необходимость проведения интеграции большого количества локальных программ. А это влечет за собой много негативных последствий: увеличиваются сроки и стоимость выполнения работ по проекту, уменьшается быстродействие полученной в итоге системы, существенно увеличиваются затраты предприятия на поддержание полученной системы в работоспособном состоянии. Такая ситуация  для предприятия с небольшим бюджетом недопустима.

В тоже время, российский сектор СМБ, демонстрирует устойчивое финансовое развитие, становится все более привлекательным для крупных игроков IT-рынка. Они выстраивают стратегию продвижения услуг, детально прорабатывают механизмы продаж продуктов для малого и среднего бизнеса. Конкурентные преимущества разработчики предполагают обеспечить себе за счет новых бюджетных решений.

Однако не стоит строить иллюзий по поводу того, что внедрение IT-системы моментально решит все проблемы. IT — это лишь инструмент, обеспечивающий возможность оперативного получения отчетной, финансовой и управленческой информации, позволяющей на основе всестороннего анализа обстановки принимать правильные решения. Понятие «стратегия автоматизации» строится на базовых принципах, включающих: цели (выявление областей деятельности предприятия и последующая их автоматизация); способ автоматизации (по отделам, направлениям или комплексная автоматизация); IT-стратегию (внедрение комплекса внутренних стандартов); ограничения по интеграции (финансовые, временные, кадровые и т.д.); управления изменениями в планировании; сопровождение и обслуживание IT-приложений. 

В данной статье я намеренно не стал рассматривать конкретные решения поднятых проблем и предлагать использовать какое-либо ПО. Это выходит за рамки данной статьи. Конечно, что бы все системы работали как часы, необходимо качественное обслуживание. Проблема выбора между штатными IT-сотрудниками и аутсорсингом достойна отдельной (и не одной) статьи. Возможно, стоит прибегнуть к SaaS варианту внедрения. Объективно, этот сложный вопрос должен решать руководитель организации основываясь на советах консультантов и своем понимании видения бизнеса. Для каждого случая необходимо подбирать индивидуальные решения. Моя основная цель – это показать, что эффективное использование IT-технологий с самого начала развития бизнеса – это один из факторов успешного развития. При грамотном внедрении и дальнейшем использовании, IT-системы помогают сократить расходы, а значит увеличить прибыль.

Два главных внутренних фактора, стимулирующих увеличение IT-затрат СМБ, остаются неизменными в течение последних лет. Это стремление к повышению эффективности и снижению издержек. Кроме того, самим представителям компаний СМБ все чаще нужен быстрый доступ к информации, чтобы ускорить процесс принятия решений.

Эффективное использование информационных систем подразумевает  внедрение IT-систем во всех сферах деятельности компании. Безусловно, это очень сложно и дорого. Но, с другой стороны, такое подход закладывает фундамент для дальнейшего успешного развития компании. В организации есть четко выстроенные бизнес-процессы, компания менее зависима от своих сотрудников. Предусмотрена возможность дальнейшего роста IT-системы параллельно с бизнесом.

Уже  многие  компании  на  своем  опыте  убедились,  что  информационные  технологии, сами по себе, не дают ожидаемых от их применения преимуществ. Однако, технологии в этом не виноваты, поскольку, несмотря на стремительное изменение их технических параметров (скорость, объемы, стоимость  и  т.д.)  не  только  они определяют конечный результат их применения, но и то, как компании понимают роль IT-систем в бизнесе, а также как управляют их внедрением и использованием.