Проведение предпроектного обследования и разработка плана проекта по внедрению системы электронного документооборота

Земцовский П.П.

выпускник группы ITM-15

Школа IT-менеджмента

РАНХиГС при Президенте РФ

Информационные системы, автоматизирующие процессы движения документов (системы электронного документооборота или СЭД), начали применяться в России около 30 лет назад, и в настоящее время они рассматриваются и внедряются не только как системы для автоматизации процессов управления документами, но и как полноценные платформы для создания единого информационного пространства. Это, безусловно, расширяет границы использования подобных систем и повышает к ним интерес со стороны научного сообщества.

Лавинообразное расширение информационных потоков в современных организациях требуют внедрения и более эффективного использования информационно-телекоммуникационных технологий в управленческой деятельности предприятия.

Одной из важных составляющих совершенствования деятельности предприятия является оптимизация документооборота, позволяющая уменьшить количество создаваемых документов, сократить временя поиска документной информации, необходимой для реализации деятельности сотрудников, повысить эффективности контроля принимаемых управленческих решений.

Процессам подготовки компании к использованию СЭД, выбору решения и его внедрению посвящена предлагаемая работа.

Предпроектное обследование и анализ бизнес-процессов

До начала внедрения СЭД необходимо провести предпроектное обследование. Целями этого обследования являются:

·        определение организационной структуры компании;

·        определение текущего состояния документооборота и делопроизводства в компании;

·        определение целей внедрения;

·        определение границ проекта и основных ключевых требований к СЭД, в том числе оценка необходимости интеграции с другимиинформационными системами;

·        определение основных участников проекта.

Также в рамках предпроектного обследования необходимо изучить рынок СЭД и услуг по их внедрению.

В ходе обследования изучаются и описываются существующие в организации бизнес-процессы. В результате анализа собранных данных проводится оптимизация и формулируются функциональные требования к внедряемой СЭД.

С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (руководителей заинтересованных подразделений и сотрудников, которые непосредственно должны будут работать с внедряемой СЭД), а также изучение имеющихся нормативных и организационно-распорядительных документов.

В процессе работы необходимо:

·        составить список существующих в компании видов документов и провести анализ каждого из видов:

·        описать особенностиведения каждого вида документов (реквизиты, последовательность и особенности оформления);

·        указать маршруты движения документов, а также условия движения документов (наличие согласований, контрольных отметок и др.);

·        составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто/какое подразделение и какие виды документов создает);

·        составить список сотрудников, согласующих, подписывающих, утверждающих документы (кто какие виды документов согласует/подписывает; условия, при которых необходимо согласование/подпись);

·        определить виды документов,подлежащих постановке на контроль (определить контролеров, условия постановки на контроль, условия снятия с контроля и другую необходимую информацию);

·        составить список других ответственных за процесс обработки.

На основании перечисленной выше информации должны быть разработаны функциональные требования к СЭД. Необходимо составить требования к формату и составу регистрационно-контрольных карточек (набор и расположение полей в карточке, способы заполнения в СЭД и др.), маршрутам движения документов и другие требования, необходимые для настройки внедряемой СЭД.

Руководством компании были обозначены первоочередные направления автоматизации документооборота:

·        Обработка входящей и исходящей корреспонденции;

·        Переход на электронный внутренний документооборот           ;

·        Подготовка, учет, контроль исполнения организационно-распорядительных документов (приказов и распоряжений руководства компании);

Практическая значимость работы заключается в проведении предпроектного обследования и составлении плана проекта.