Приглашаем всех желающих посетить бесплатные пробные занятия по курсам МВА и профессиональной подготовки. Занятия проходят в реальных группах, никаких постановочных занятий. Ознакомиться с расписанием пробных занятий, выбрать заинтересовавшее и зарегистрироваться на него можно здесь
Коммуникации в компании
Бичук М.Н.
выпускник группы MBA CIO-16
Школа IT-менеджмента
АНХ при Правительстве РФ
Если компания это человек,
а финансы его кровь,
то коммуникации
это его нервная система
а финансы его кровь,
то коммуникации
это его нервная система
В данной статье представлен краткий обзор средств коммуникации, доступный современным компаниям. Статья предназначена для руководителей подразделений IT и HR, а также менеджеров проектов по внедрению и усовершенствованию коммуникаций. Практическая часть статьи основана на опыте автора в руководстве проектом развития коммуникаций в крупной производственной компании с территориально распределенной инфраструктурой.
Что такое коммуникации?
Коммуникации в компании – это любые средства связи, доступные ее сотрудникам. С точки зрения поэтапного развития в реальной компании, коммуникации можно условно разделить на две группы: базовые и продвинутые.
Базовые виды коммуникаций
| Личное общение, бесспорно, самый привычный и самый эффективный способ коммуникации. Но, в то же самое время, и самый дорогой. Поскольку для личной встречи необходимо затратить значительный объем самого ценного ресурса – времени сотрудников. Плюс существенные накладные расходы (командировочные, аренда гостиниц, транспортные расходы). |
|
|
|
Телефония весьма удобна для решения вопросов, но не очень важных, когда не требуется видеть лицо собеседника. |
| Электронная почта хорошо подходит для деловой переписки и рассылки информации или объявлений. |
|
Но что делать, если, например, необходимо организовать обсуждение какого-либо вопроса, касающегося большого количества сотрудников компании? Или возникает срочная необходимость провести важные встречи или переговоры, и времени на личное общение катастрофически не хватает, а решать такие сложные вопросы по телефону нельзя? Или нет физической возможности встретиться лично (собеседники находятся по разные стороны океана или стоит нелетная погода)?
Когда подобные случаи происходят все чаще, то в какой-то момент времени у руководства компании возникает понимание, что существующие средства коммуникаций уже не способны удовлетворить все потребности бизнеса.* И в зависимости от требований бизнеса принимается решение о внедрении того или иного нового способа коммуникации.
| *Согласно исследованиям, эффективность инвестиций (ROI, Return on Investment) в компаниях с налаженной системой коммуникаций составляет более 90% (в компаниях с неразвитой структурой коммуникаций порядка 60%). |
|
Продвинутые виды коммуникаций
Корпоративный портал позволяет организовать единое внутреннее информационное пространство с возможностью публичного обсуждения, дискуссий, размещения обращений руководства и корпоративных новостей.
|
Другая возможность портала – организация корпоративной базы знаний с информацией о структуре компании, предприятиях, подразделениях, личностях, руководстве, документах, программном обеспечении, корпоративных мероприятиях и многом другом в простой и доступной форме.
Третья особенность корпоративного портала – это возможность интеграции с внутренними информационными системами компании, что позволяет в едином месте получать информацию из бухгалтерских систем, систем отчетности, мониторинга, обучения сотрудников и прочих. |
|
Системы видеоконференцсвязи (ВКС) подразделяются на два типа:
|
|
Первый – системы ВКС корпоративного уровня, позволяющие проводить совещания с участием большого количества участников, с высоким качеством передачи изображения и звука, возможностью демонстрации любых документов и данных из информационных систем. |
| Второй – системы ВКС персонального уровня, предназначенные для инсталляции на персональные ПК или переносные устройства. Основным преимуществом данных систем является низкая стоимость и простота установки. |
|
|
|
Сервисы мгновенного обмена текстовыми сообщениями в западных компаниях пользуются большой популярностью в качестве альтернативного электронной почте и телефонии способа коммуникации. Преимущество подобных сервисов перед телефонией – фактическая бесплатность. Перед электронной почтой – высокая интерактивность (скорость и удобство обмена сообщениями). |
В российских компаниях данные сервисы очень часто находятся под запретом, когда руководство собственные промахи в менеджменте оправдывает тем, что сотрудники «занимаются ерундой в рабочее время».
Пример проекта по развитию коммуникаций
Объект внедрения
• Территориально распределенная производственная компания
• Головной офис в Москве
• 120 региональных предприятий в 18 регионах РФ
• 15000 сотрудников
• Используется базовый набор коммуникаций
Задачи проекта
I этап
• Внедрить корпоративный портал
• Связать ключевые региональные предприятия и центр системой ВКС
II этап
• Запустить сервис мгновенного обмена текстовыми сообщениями
• Обеспечить рабочие места ключевых сотрудников персональными системами ВКС
Результаты
В течение полутора лет был реализован первый этап проекта и начат второй этап. Корпоративная ВКС связала между собой крупные региональные предприятия и центр в Москве, позволив проводить совещания без затрат на командировки и организацию. Корпоративный портал образовал единое информационное пространство, объединил и свел вместе сотрудников из разных предприятий со всех регионов, в которых есть предприятия компании. Сервис мгновенного обмена текстовыми сообщениями разгрузил телефонные линии и уменьшил поток почтовых сообщений. Последним этапом был запущен пилотный проект по оснащению рабочих мест персональными системами ВКС, который позволит проводить видеоконференции с каждым сотрудником, не вставая с рабочего места.
Что следует учитывать до старта внедрения проекта
Корпоративный портал требует постоянного внимания и обслуживания. Должен быть ответственный сотрудник или подразделение, следящее за развитием и актуальностью данных, а также выступающий модератором на форумах, блогах и других информационных ресурсах, к которым имеют доступ сотрудники компании.
ВКС корпоративного уровня потребует значительных вложений на начальном этапе в оборудование и организацию качественных каналов связи. ВКС персонального уровня не будет отличаться высоким качеством аудио и видеосигналов, о чем следует заранее знать руководству.
Общедоступные сервисы мгновенного обмена сообщениями (ICQ, Skype, GoogleTalk) несут в себе потенциальное неудобство – они неуправляемы. Вся информация хранится на удаленных серверах и не поддается администрированию. Это неудобство решается установкой собственного сервера для системы обмена текстовыми сообщениями (например, на базе MS Communication Server).
Рекомендации
При развитии коммуникаций в компании, ответственному за проект лицу особое внимание следует уделять не столько техническим аспектам внедряемых систем (типы программ, марки серверов, виды баз данных), сколько ответам на вопросы: как это будет использоваться, кто за данный участок будет ответственным, насколько это будет удобно сотрудникам, кто будет обновлять и поддерживать разделы с информацией? То есть, в первую очередь, важна работа с людьми. Жизненно необходимы выстроенные системы мотиваций сотрудников. Как именно это будет реализовываться в вашей компании (привлекать ли интегратора, создавать ли собственную команду внедрения, насколько дорогое оборудование покупать, какого масштаба пилотный проект внедрять и прочее) – решать только вам. Каждая компания уникальна, и дать универсальные рецепты невозможно. Но еще раз обращаем ваше внимание на то, что на 90% успех внедрения подобных проектов зависит от людей, и лишь на 10% или менее – от техники и выбранных информационных систем.
Copyright © 2009 Бичук М.Н.
Выпуск:
Выпуск №3
Рубрика:
IT-коммуникации