Разработка и внедрение интранет портала для повышения корпоративной культуры

1. Введение

В настоящее время на рынке России все более заметной становится тенденция резкого увеличения спроса на портальные решения. Этот процесс является закономерным, так как он логически вытекает из развития частных компаний и прохождения ими определенных этапов развития. Корпоративный портал является инструментом развития корпоративной культуры.

2. Актуальность темы исследования

Сегодня корпоративные знания как ресурс организации приобретают первостепенное значение, но беда многих организаций – неспособность справиться с объемом собственной информации, распределенной по самым различным источникам. Знания и опыт распределены и размыты по массе источников. Возникает вопрос: каким образом возможно преодолеть информационную разобщенность? Понятно, что необходима система, осуществляющая централизацию информационных ресурсов и обеспечивающая единую точку входа. Именно в этом и состоит основное предназначение корпоративного портала.

Оперативный доступ к актуальной в повседневной рабочей жизни информации из корпоративных и внешних источников значительно снижает временные затраты и, как следствие, повышает производительность труда сотрудников.

Единая, уникальная база знаний компании позволяет систематизировать весь объём разрозненной корпоративной информации и эффективно использовать её в повседневной работе. Помимо этого, подобное хранилище данных предоставляет возможность передавать опыт и знания, накопленные с годами работы, сотрудникам компании. Постоянно обновляемая лента новостей из внешних и внутренних источников позволяет держать сотрудников в курсе происходящих событий компании и отрасли. Многочисленные технические возможности портала максимально оптимизируют рабочий процесс, дают сотрудникам возможность сконцентрироваться на качестве работы, не отвлекаясь на детали.

В данной дипломной работе рассмотрен проект по разработке и внедрению внутреннего корпоративного портала в юридической фирме Magisters. В организации, оказывающей юридические услуги, основным инструментом производства является персонал, и в подобных организациях идеология является мощным инструментом достижения поставленных целей.

Цель данной работы – показать возможность использования информационных технологий, а именно внутреннего корпоративного WEB-портала, для решения ряда задач по внутренним коммуникациям, управлению персоналом, обеспечению преемственности опыта, повышению корпоративной культуры.

3. Представление компании

Юридическая фирма Magisters представляет собой организацию, оказывающую юридические услуги.

Magisters была основана в 1997 году и сейчас является международной компанией с офисами в различных странах СНГ. В компании работает более 250 сотрудников, офисы расположены в Москве, Киеве, Минске, Лондоне, Астане.

С учетом бурного развития компании, открытия офисов в другой стране и будущих планов выхода на международный рынок юридических услуг, необходим был инструмент корпоративных коммуникаций, позволяющий организовать обмен знаниями и опытом между сотрудниками.

4. Корпоративная культура

Корпоративную (организационную) культуру можно определить как набор базовых ценностей, убеждений, негласных соглашений и норм, разделяемых всеми членами организации. Это своего рода система общих ценностей и предположений о том, что и как делается в фирме, которая познается по мере того как приходится сталкиваться с внешними и внутренними проблемами. Она помогает предприятию выжить, победить в конкурентной борьбе, завоевать новые рынки и успешно развиваться.

В целом эффективную корпоративную культуры отличает следующее:

• слаженность, взаимодействие, то, что называется team spirit (командный дух);
• удовлетворение работой и гордость за ее результаты;
• преданность организации и готовность соответствовать ее высоким стандартам;
• высокая требовательность к качеству труда;
• готовность к переменам, вызванным требованиями прогресса и конкурентной борьбой, невзирая на трудности и бюрократические препоны.

И соответственно она обладает большим влиянием на поведение членов организации.

Корпоративная культура формирует определенный имидж организации, отличающий ее от любой другой; она создает систему социальной стабильности в организации, являясь чем-то вроде социального клея, который помогает сплачивать организацию, обеспечивая присущие ей стандарты поведения. Ее нельзя рассматривать как нечто данное, абсолютное: она постоянно меняется по мере изменения людей и событий в организации.

5. Корпоративный портал

Рынок порталов появился в 1998 году. Изначально на этом рынке конкурировали разработчики, специализировавшиеся только на порталах. Спустя 18 месяцев на этом рынке появились и другие игроки – крупные и средние софтверные компании. На пике расцвета этого рынка можно насчитать более 100 разработчиков порталов. Сейчас их уже не более 50.

Когда компания внедряет у себя корпоративный портал, то ценность для нее представляет не сам портал, а технологии, которые портал объединяет в единое целое:

• Поисковые возможности;
• Классификаторы;
• Управление контентом и документами;
• Аналитические возможности (Business Intelligence);
• Интеграция приложений;
• Сервер приложений.

Как правило, есть три стандартных сценария при выборе решения для корпоративного портала:

• покупка готовых решений (платформ или систем высокой готовности);
• разработка с нуля (заказные разработки);
• комбинированный подход (разработка специфических модулей, но на базе уже готовых решений или платформ).

Каждый из подходов имеет свои плюсы и минусы, при выборе решения, разумно оценивать все подходы.

Особенности внедрения корпоративного портала во многом зависят от целей и задач, которые ставит перед данной системой заказчик, от его корпоративной культуры и текущего уровня автоматизации в компании. Две конкурирующих на рынке компании могут предъявлять различные требования к системе, и внедрение корпоративного портала в этих компаниях будет проводиться абсолютно разным способом.

6. Проект разработки внутреннего сайта в фирме Magisters

На момент принятия решения о создании нового портала в Фирме работал другой сайт, предоставляющий следующие сервисы:

• Справочник сотрудников;
• Новости Фирмы;
• Электронную библиотеку;
• Форма запроса доступа к данным проектов.

Сайт не пользовался популярностью у сотрудников. Он был устаревший, как технически, так и по реализации интерфейса. Быстрое развитие Фирмы, географическое расширение, открытие новых офисов требовало создания совершенно нового инструмента, который позволит структурировать данные по географическому признаку, по направлению, и в тоже время будет обладать общими разделами и управляться централизованно.

Перед проектом стояло несколько целей – снижение затрат рабочего времени юриста на непрофильную работу, уменьшение времени адаптации нового сотрудника, обеспечение обмена и преемственности опыта. Также существовали негласные цели, которые никогда не фиксировались на бумаге и не озвучивались на общих совещаниях, руководство хотело получить инструмент управления идеологией компании, продвижение корпоративной культуры и «нужных» настроений среди персонала.

Портал представлялся удобным, простым и ненавязчивым инструментом укрепления идеологии компании. На нем были предусмотрены разделы для неформального общения, публикации неофициальных новостей, поздравлений. Дизайн портала разрабатывался с учетом корпоративной символики и цветовой гаммы, структура портала была привязана к ценностям Фирмы.

7. Формирование требований

Для формирования требований к порталу, использовался проверенный инструмент – интервьюирование сотрудников. Изначально весь коллектив Фирмы негласно делился на две большие группы – юридический персонал и административный персонал. Обе эти группы были проинтервьюрованы.

После анализа полученных данных был сформирован документ «Видение внутрикорпоративного портала Фирмы». В нем были зафиксированы цели проекта, принципы построения сайта, общая структура сайта и основные требования к нему.

Цели: Создание механизма корпоративных коммуникаций, предоставление доступа к открытой информации Фирмы.

Основные принципы построения сайта:

• простота;
• позитив;
• удобство.

8. Анализ результатов проекта

Сегодня корпоративные порталы играют заметную роль в ИТ-политике сотен компаний, организуя доступ к структурированной информации компании, объединяя разрозненные сервисы и приложения. Большой интерес к корпоративным порталам проявляют компании разных размеров, из разных сегментов бизнеса. Для одних организаций принципиальным является автоматизация и интеграция существующих в компании сервисов и бизнес-процессов, они ставят перед корпоративным порталом цели оптимального использования имеющихся ресурсов. Для других важно получить синергетический эффект, произвести с помощью корпоративного портала изменения в структуре и методах работы организации (например, ввести новые критерии контроля и оценки работы). Если удается объединить в корпоративном портале требования по работе со старыми и по реализации новых сервисов и функций, внедрение корпоративного портала становится для развития организации заметным шагом вперед – что подтверждается на примере рассмотренного в настоящей дипломной работе корпоративного портала, созданного в фирме Magisters.

Внедрение корпоративного портала принесло фирме удаленный доступ к общей информации, совершенствование командной работы, внутренние интерактивные сервисы. Безусловно, корпоративный портал в большой мере отражает специфику компании, но это в основном реализуется в расстановке акцентов, настройках.

Последние несколько лет роль корпоративного портала постоянно возрастает. Из инструмента решения частных задач такой портал превращается в информационный центр предприятия, находящийся на стыке бизнес-процессов, управления информационными ресурсами, знаниями, унифицированного доступа к корпоративным приложениям. Все чаще порталы становятся интегрирующим элементом корпоративных информационных систем.

Требования к корпоративным порталам в целом стандартны, поэтому при их разработке с успехом применяются технологические платформы крупных производителей программного обеспечения, в которые в общих чертах заложена необходимая функциональность.

Возможности информационных технологий можно и нужно использовать в тех сферах, где, как казалось, они не применимы. Создание внутреннего портала в фирме Magisters, оказалось сравнительно недорогим, но очень действенным шагом. Помимо обычных «технических» сервисов, портал позволил наладить коммуникации между сотрудниками офисов, находящихся в разных странах.

Copyright © 2009 Калинин Н.В.